Система экспертных органов Республики Беларусь: структура, функции, особенности работы

- годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу;

- актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

- вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

- подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Витебской области  предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

- перечней документов;

- номенклатур дел;

- инструкций по делопроизводству и т.п.

Также экспертная комиссия гимназии осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов гимназии и по подготовке их к архивному хранению; оказывает содействие и методическую помощь работникам гимназии  по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников) с целью создания устной истории гимназии.

Главными задачами экспертной комиссии гимназии является:

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел долговременного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;

- рассмотрение, одобрение и представление на утверждение директору гимназии актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертная комиссия гимназии имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:

1.                 В пределах своей компетенции давать рекомендации отдельным работникам гимназии по вопросам формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.

2.                 Запрашивать от работников гимназии письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.                 Заслушивать на своих заседаниях информацию ответственного за делопроизводство и архив работника гимназии о ходе подготовки документов к архивному хранению, состоянии учета и сохранности дел постоянного хранения и по личному составу, о причинах утраты документов.

4.                 Приглашать на заседания экспертной комиссии гимназии в качестве консультантов и экспертов представителей других организаций, представителей Государственного архива Витебской области.

5. Экспертная комиссия гимназии в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

6. Информировать администрацию гимназии по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии гимназии.

7. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы Республики Беларусь.

В результате работы экспертной комиссии документы гимназии подразделяются на четыре группы:

1)                документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;

2)                документы передаваемые на длительное хранение в архив гимназии (со сроком хранения свыше 10 лет);

3)                документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);

4)                документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Экспертная комиссия гимназии является совещательным органом. Работа членов экспертной комиссии и привлеченных специалистов является частью основной производственной деятельности организации и включается в их индивидуальные планы. При определении ценности  научно-технической и управленческой документации на заседании экспертной комиссии гимназии присутствуют все члены  экспертной комиссии, кроме этого, к работе привлекается также секретарь приемной директора, имеющий непосредственное отношение к разработке рассматриваемой документации.

Заседания экспертной комиссии проходят по мере надобности, но не реже двух раз в год с обязательным оформлением протоколов. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии гимназии.

Решения экспертной комиссии вступают в силу после утверждения их директором гимназии. Протокол заседания экспертной комиссии вместе с перечнем проектов, описями на документацию, представляться на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии Государственного архива Витебской области.

Протоколы заседания экспертной комиссии, содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, утверждаются директором гимназии только после их рассмотрения на экспертно-проверочной методической комиссии Государственного архива Витебской области.

В результате деятельности экспертной комиссии гимназии составляются следующие документы:

- протоколы ее заседаний;

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного хранения;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов – систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения.

Таким образом, в своей работе экспертная комиссия гимназии руководствуется законодательством Республики Беларусь и основными нормативными документами, такими как Закон о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, нормативно-методические документы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и т.д. Свою деятельность экспертная комиссия гимназии осуществляет в соответствии с Положением об экспертной комиссии гимназии, в котором описаны все задачи, функции, права и организационные моменты работы экспертной комиссии.

2.3 Анализ недостатков в организации работы экспертной комиссии учреждения образования и рекомендации по их устранению

Как уже говорилось выше, для определения порядка работы экспертной комиссии гимназии по отбору на постоянное хранение управленческой документации, документов по личному составу и распределения обязанностей среди членов комиссии, проводится установочное заседание  экспертной комиссии.

На установочном заседании необходимо, в соответствии с направленными Государственным архивом Витебской области планами-графиками,  составить план-график работы экспертной комиссии гимназии по отбору и проведению экспертизы ценности научно-технической и других видов документации, с целью передачи ее на постоянное хранение в архив. Составление планов-графиков, утвержденных директором гимназии, дисциплинирует работу лиц, ответственных за передачу документации на постоянное хранение в Государственный архив. В плане-графике должно быть определено, за какие годы и какая документация будет подвергнута экспертизе ценности, кем и когда она будет проведена, кто составит историческую справку, оформит перечень проектов, документация по которым, подлежит передаче на постоянное хранение, и кто представит его на рассмотрение экспертной комиссии. Назначаются сроки проведения экспертизы ценности документов, определяется порядок контроля за ходом их отбора.

Но утвержденный директором гимназии и возвращенный в Государственный архив Витебской области план-график практически не выполняется в установленные сроки. А иногда такой план-график и вовсе не составляется.

Роль экспертной комиссии гимназии заключается в практической организации работы по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение. Практическая организация работы экспертной комиссии заключается в том, что члены экспертной комиссии непосредственно занимаются экспертизой ценности документов по профилю своей деятельности. Если членом экспертной комиссии является инспектор отдела кадров, то он принимает участие в отборе документации отдела кадров, секретарь приемной директора гимназии проводит экспертизу документов канцелярии. Таким образом, будет более квалифицированно и качественно проведена экспертиза ценности документов.

Однако в гимназии редко на заседаниях экспертной комиссии, кроме ее членов, присутствуют другие работники. И в основном всю работу по экспертизе ценности выполняют члены комиссии.

В гимназии Положения об экспертной комиссии разработано на основании «Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утверждённого приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь в 1997 году. За период с 1997 года по настоящее время  Примерное положение не перерабатывалось, поэтому при разработке индивидуального положения об экспертной комиссии гимназии до сир пор в нашей организации пользуются Положением 1997 года, и положение об экспертной гимназии не перерабатывается.

Однако, несмотря на то, что экспертная комиссия создана в гимназии, можно отметить уменьшение ее роли в отборе документов, ослабленное внимание к ее работе. В результате экспертная комиссия существует чисто формально.

В гимназии имеется приказ о создании экспертной  комиссии,  положение об экспертной комиссии, но работа не ведется: не проводится экспертиза ценности документов, документы своевременно не  обрабатываются; не составляются перечни  проектов,  документация    по   которым   подлежит  передаче   на постоянное хранение. Очень часто деятельность экспертной комиссии гимназии сводится к подписанию описей, актов и других документов, направляемых на экспертно-проверочную методическую комиссию Государственного архива Витебской области. Неслучайно   поэтому   при    рассмотрении   представляемых документов, включенных в описи, наблюдается нарушение систематизации дел. Все это свидетельствуют о том, что экспертная комиссия  гимназии несерьезно относится к  экспертизе и отбору документов на государственное хранение. Чаще всего экспертная комиссия гимназии не  принимает никаких мер к розыску недостающих документов, а если неполнота состава и оговаривается в предисловии к описи или в дополнении к исторической справке, то документально не подтверждается.

Деятельность экспертной комиссии носит случайный характер, что, несомненно, влияет на проведение экспертизы ценности документации. Такое отношение к работе экспертной комиссии приводит к уничтожению документов, отражающих роль и место гимназии в системе образования, значимости выполняемых ею работ. В то же время, на постоянное хранение выделяются документы, не представляющие историческую и практическую ценность.

Отсутствие финансовых средств и сокращение штатных работников приводит к тому, что порой качественную экспертизу ценности управленческой документации и документов по личному составу  провести некому. Такое положение недопустимо.

Считаю, что в гимназии необходимо изыскивать возможность для создания условий для стабильной работы экспертной комиссии гимназии.

Однако, документы, представляемые гимназией на рассмотрение экспертно-проверочной  методической комиссии Государственного архива Витебской области, соответствуют нормативным требованиям.

Обобщая всё вышесказанное, хочется надеяться, что в гимназии будут созданы условия для стабильной работы экспертной комиссии гимназии, благодаря которым она будет ответственно и добросовестно  выполнять возложенные на неё функции и задачи, работая в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Витебской области.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Государственные органы, государственные организации в соответствии с правилами и инструкциями, издаваемыми органами Государственной архивной службы, обеспечивают сохранность, учет, отбор документов государственной части Национального архивного фонда и подготовку их для передачи на постоянное хранение. Для этого образуются различные экспертные органы, такие как:

- экспертные комиссии;

- Центральные экспертные комиссии;

- экспертно-проверочные комиссии;

- Центральная экспертно-проверочная комиссия.

Все они являются совещательными, коллегиальными органами и в своей работе руководствуются множеством нормативных документов Республики Беларусь, в соответствии с которыми осуществляют свою деятельность. В этих документах также указаны все функции, права, задачи и порядок организации работы соответствующих экспертных органов.

Экспертные органы создаются приказом руководителя организации, предприятия, учреждения в соответствии с Положением о них из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, хорошо знающих функции, структуру своей организации, состав и содержание образующихся в их деятельности документов, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах.