Система электронного документооборота «Dosc Vision»

     Автоматически создаваемые системные папки  выполняют следующие функции[21]:

• папка «Карточки» предназначена для упорядоченного хранения всех имеющихся в системе карточек (как пользовательских, так и системных); доступ к этой папке имеют только пользователи, обладающие правами администратора;
• «Справочники» — содержит все справочники, входящие в приложения «Делопроизводство» и «Управление процессами»;
• Папки, в которой должно разместиться дерево пользовательских папок организации;
• «Корзина», в которую попадают объекты после первичного удаления и откуда могут быть восстановлены или удалены окончательно.

     Задача

     Для автоматизации исполнения комплекса  заданий по документу, в системе DocsVision предусмотрена специальная  карточка задачи (Рисунок 2.5).

     После активизации карточки задачи указанным  в ней сотрудникам будут автоматически  разосланы задания.

     Карточка  задачи позволяет очень подробно описать все детали исполнения документа  и связанных с ним заданий, в частности: вариант исполнения — последовательный, параллельный или альтернативный; участники исполнения, в число которых обязательно должны входить автор и исполнитель (исполнители) — один из них может назначаться ответственным исполнителем[22].

     Кроме того, в задаче может быть указан контролер, проверяющий правильность и своевременность исполнения заданий  и имеющий возможность в случае ненадлежащего исполнения вернуть  задание на доработку. 

Рисунок 2.5 – Карточка задачи[19]

     2.4 Основные механизмы DocsVision

     Получение электронных версий бумажных документов

     Регистрация любого документа при помощи соответствующей  карточки документа подразумевает  подробное описание всех его реквизитов и других сведений о нем. Помимо этого, система DocsVision позволяет присоединить к его карточке текст документа  в виде отсканированного графического файла или файла Microsoft Word, если это  текстовый документ. Включить в карточку документа его графическое изображение  можно как вручную, присоединяя  к ней отсканированный и сохраненный  в файловой системе графический  файл с изображением документа или  осуществляя сканирование непосредственно  во время регистрации карточки, так  и автоматически при помощи специальной  карточки системы — карточки потокового сканирования; для этого в организации должно иметься оборудование для сканирования документов (допустимо в том числе и потоковое сканирование) и быть установлено программное обеспечение для распознавания сканированных текстов штрих-кодов — ABBYY FineReader Scripting Editon.

     Чтобы сделать возможным потоковое  сканирование при регистрации бумажного  документа на его первой странице печатается штрих-код, автоматически  формируемый системой DocsVision. Далее  при помощи карточки сканирования осуществляется потоковое сканирование документов (возможно — потоковое) в один графический файл, после чего выполняется распознавание заранее впечатанных в бумажные документы штрих-кодов, позволяющих разбить большой файл на отдельные более мелкие файлы, каждый из которых содержит один из сканируемых документов, а затем — автоматически прикрепить распознанные файлы к карточкам соответствующих документов.

     Далее при необходимости может производиться  перевод изображения в текстовый  формат, пригодный для редактирования, для чего выполняется распознавание текста документа с последующим прикреплением полученного файла текстового формата к карточке документа.

     Варианты  рассылки заданий  и их маршрутизация

     Задачи  и бизнес-процессы подразумевают  рассылку исполнителям карточек заданий, причем рассылка производится в зависимости  от выбранного автором варианта выполнения. Возможны следующие варианты[23]:

• указан один исполнитель, которому и направляется задание;
• исполнение задания одним из возможных исполнителей — так называемое альтернативное исполнение, при этом карточка рассылается нескольким сотрудникам, но после взятия задания в работу одним из них остальные получают уведомление об отзыве задания;
• параллельное исполнение задания — всем указанным исполнителям направляются карточки с одинаковым заданием, которое каждый из них должен исполнить;
• последовательное исполнение, при котором карточки задания рассылаются исполнителям в соответствии со списком, указанным в параметрах настройки; каждому следующему исполнителю задание приходит только после завершения задания предыдущим.

     В карточке согласования DocsVision можно использовать смешанное (последовательно-параллельное) согласование и соответствующую схему рассылки заданий. При моделировании бизнес-процессов также можно использовать комбинированные схемы исполнения заданий.

     Рассылка  заданий исполнителям и контролерам  производится с помощью системы  маршрутизации и может осуществляться несколькими способами:

• on-line задание: в персональной папке пользователя появляется ссылка на карточку задания, и вся работа с ней осуществляется средствами Навигатора DocsVision;
• ссылка на задание: при этом в почтовый ящик сотрудника приходит письмо, содержащее ссылку на карточку задания;
• off-line задание: применяется, если у пользователя нет непосредственного доступа к серверу DocsVision, при этом сотрудник получает по электронной почте специальное сообщение, внешне похожее на карточку задания; чтобы такой способ маршрутизации был возможен, на компьютере клиента должен быть установлен специальный компонент — Off-line клиент и Microsoft Outlook;
• зашифрованное off-line задание: способ аналогичен маршрутизации способом off-line задание, однако все данные автоматически шифруются;
• письмо с описанием задания, которое получает пользователь; при этом он не имеет обратной связи и данные о ходе выполнения задания от него не поступают.

     Возможен  также вариант, что ни один из перечисленных  способов по какой-либо причине не может  использоваться; в этом случае сотрудник  карточку задания не получает, а  автор задания самостоятельно регистрирует процент его исполнения, связываясь с исполнителем каким-либо другим способом (например, по телефону). 

     Поиск объектов

     Платформа DocsVision предоставляет три вида поиска документов[24]: поиск папки по дереву папок, поиск карточки по представлению, а также расширенный поиск.

     Первые  два вида поиска осуществляются по одному и тому же принципу и внешне похожи на контекстный поиск в  программе Microsoft Word: в диалоговое окно вводится последовательность символов, входящая в название искомой папки  или карточки, после чего осуществляется поиск всех объектов, содержащих ее в своем названии.

     Расширенный поиск выполняется на основе поисковых запросов (Рисунок 2.6), при этом отбираются все карточки, отвечающие определенным критериям, что позволяет находить нужные документы даже по минимальным имеющимся о них сведениям. При помощи средств создания запросов для расширенного поиска можно описать достаточно сложные комбинированные условия поиска карточек, которые могут применяться однократно или сохраняться для многократного использования.

     В параметры поискового запроса могут  включаться условия как полнотекстового, так и атрибутивного поиска, а  также параметры, сужающие зону поиска и тем самым сокращающие длительность исполнения запроса. Полнотекстовый поиск  представляет собой отбор карточек, содержащих определенную строку в тексте карточек документов и/или связанных  с документами файлов. Чтобы сделать  возможным полнотекстовый поиск  по базе данных, на сервере регулярно  выполняется индексирование вновь  появившихся карточек. В отличие  от полнотекстового, атрибутивный поиск  предполагает поиск карточек по значениям  их полей. Сузить зону поиска можно  путем явного задания папок, в  которых следует производить  поиск, и/или указания типов документов, среди которых могут оказаться  нужные карточки.

     В общем случае результаты выполнения поискового запроса помещаются в  системную папку Результаты поиска, которая автоматически создается  при первом выполнении поискового запроса. Однако, для хранения данных, отвечающих критериям часто используемого  запроса, можно создать особую виртуальную  папку: при каждом обращении к  ней будет выполняться обновление результатов указанного в ее свойствах  поискового запроса.

Рисунок 2.6 - Окно создания запроса для расширенного поиска[19] 

     Механизм  прав доступа

     Возможность работы с системой DocsVision имеют только пользователи, зарегистрированные в  справочнике сотрудников. При регистрации  учетные записи пользователей могут  копироваться непосредственно из Active Directory или заноситься вручную; аутентификация доступа к системе интегрирована  со средствами аутентификации Microsoft Windows: может быть использована как базовая  аутентификация, так и явный запрос пароля пользователя.

     В системе DocsVision реализована модель мандатного управления доступом, расширенная избирательным контролем доступа и концепцией пользователей и групп безопасности.

     Модель  мандатного управления доступом основывается на назначении каждому объекту (карточке или папке) и субъекту (пользователю) системы метки конфиденциальности. Таким образом, устанавливается уровень безопасности (уровень доступа).

     Все уровни безопасности упорядочиваются  по доминированию, всего имеется  пять уровней: самый низкий, низкий, средний, высокий, самый высокий. Изменение  числа уровней и их градации не предусмотрено.

     Дискреционное (Избирательное) управление доступом — управление доступом субъектов к объектам на основе списков управления доступом или матрицы доступа. Для каждой пары субъект — объект задается явное перечисление допустимых типов доступа (чтение, изменение и т. д.). Избирательное управление доступом отражается на вкладке Безопасность в свойствах объектов.

     В рамках дискреционной безопасности реализованы модели контекстной  и ролевой безопасности. Контекстная безопасность — управление доступом к объекту в зависимости от состояния объекта, изменяется в ходе жизненного цикла. Ролевая безопасность – управление доступом к объекту на основании роли пользователя в системе.

     Права доступа к каждому объекту  могут назначаться отдельно для  каждого пользователя или групп  пользователей Active Directory при помощи стандартного диалога Microsoft Windows. С другой стороны, при инсталляции системы  создаются особые группы безопасности, и включение пользователя в одну из них наделяет его соответствующими правами доступа к объектам.

     Кроме того, бизнес-логикой отдельных элементов  системы предусматривается наследование и назначение прав при создании дочерних объектов (например, при отправке документа  на согласование или исполнение на него исполнителям устанавливаются  соответствующие права).

     Для автоматизации назначения прав можно  использовать служебные бизнес-процессы DocsVision.[25] 
 

     Создание  библиотеки файлов

     Для постоянного хранения, поиска и доступа  непосредственно из DocsVision к информации, представленной в текстовой, табличной, графической или любой форме, в приложении «Делопроизводство» предусмотрена  специальная карточка — карточка файла. В зависимости от предполагаемого использования файла эта карточка может содержать копию файла из файловой системы; изображение, отсканированное при помощи карточки сканирования; ссылку на файл в файловой системе. Упорядоченное хранение при помощи карточек файлов часто используемых данных — шаблонов типовых договоров, актов приемки–сдачи и других документов, схем, карт, чертежей или прайсов и обновление их по мере необходимости позволит облегчить поиск необходимых документов и избежать повторного их составления.

     В карточке файла может храниться  файл любого формата; при редактировании файл открывается приложением, установленном  в настройках Microsoft Windows по умолчанию  для данного типа документов. 

     Электронная цифровая подпись  и шифрование

     Электронная цифровая подпись, являющаяся аналогом собственноручной подписи, придает  документу юридическую силу, равную юридической силе документа на бумажном носителе, скрепленного собственноручной подписью правомочного лица и круглой  печатью[26]. Любой файл, присоединенный к карточке документа или хранящийся в карточке файла, может быть подписан электронной подписью, что позволяет надежно идентифицировать обладателя подписи и гарантировать отсутствие изменений в документе после его подписания правомочным лицом. Кроме того, любой файл может быть зашифрован, так чтобы его содержание было доступно для прочтения только указанному списку сотрудников. Обе функции возможны при наличии у пользователей DocsVision соответствующих сертификатов и при условии, что все соответствующие настройки — провайдер сертификата, а также используемые алгоритмы шифрования и подписания документов указаны в служебной карточке настроек делопроизводства. Механизмы DocsVision поддерживают интеграцию с PKI-инфраструктурами, базирующимися на Microsoft CryptoAPI, в частности с Российской сертифицированной системой криптографической защиты Крипто-Про. Также поддерживается криптопровайдер PGP.