Система электронного документооборота «Dosc Vision»

       

 

3 ВНЕДРЕНИЕ DOCSVISION НА ПРИМЕРЕ В ОАО "НОВОШИП"

3.1 Методология  внедрения DocsVision

 
 

     Внедрение - важнейший процесс создания законченного решения для потребителя. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности. Сама по себе система DocsVision как платформа, даже вместе с разработанным на ней приложением (стандартным, входящим в поставку, или созданным по заказу) еще не приносит реальной бизнес-отдачи заказчику. Отдача, ценность для бизнеса становится реальной только после завершения внедрения и начала использования системы. В процессе функционирования это уже иная, более широкая система, включающая в себя как часть систему DocsVision, а также ее настройки (возможно - доработки), сконфигурированное программное обеспечение окружения, оборудование, регламенты работы, документацию, и обученных сотрудников.

     Для создания в условиях ограниченных ресурсов и времени решения, отвечающего  нуждам потребителя, требуется соответствующая  квалификация, опыт и методология. Такая  методология создана и развивается  компанией DocsVision на основе опыта проектов внедрения и современных апробированных методологий менеджмента качества, управления проектами и бизнес-процессами, а также методологий разработки ИТ-решений: Microsoft Solutions Framework и других.

     Методология внедрения DocsVision содержит рекомендации и инструменты организации проекта  внедрения и на сегодня включает в себя три модели:

• Модель решения
• Модель команды
• Модель процесса.

     Модель  решения описывает возможные  варианты создаваемой системы с  точки зрения охватываемой предметной области, задействованной функциональности и используемых методов модификации DocsVision. От выбранного варианта решения  зависят используемые варианты команды  и процесса внедрения.

     Модель  команды описывает ролевой состав группы сотрудников, участвующих в  процессе внедрения, их компетенции, функции, взаимосвязи. Используемый вариант  команды зависит от варианта решения  и оказывает влияние на вариант  процесса.

     Модель  процесса - основная часть методологии, она описывает схему процесса внедрения: последовательность шагов, состав выполняемых работ, создаваемые  результаты и методы управления процессом. Используемый вариант процесса зависит  от вариантов решения и команды.

Таблица 1.  общий случай процесса внедрения

     В общем случае процесс внедрения  включает в себя этапы, описанные  представленные в таблице(Таблица 1)[27]. В зависимости от сложности проекта некоторые этапы могут объединяться, а отдельные работы на различных этапах - исключаться, рекомендации по этому вопросу содержатся в методологии.

     Модель  методологии внедрения DocsVision предусматривает  также итеративный подход к созданию решения: разделение на очереди и  промежуточные результаты с фиксацией  вех.

     Использование методологии внедрения, развивающейся  в сообществе партнеров DocsVision на основе лучших мировых практик, способствует повышению качества решений, создаваемых  на базе системы DocsVision. 

 

3.2 Внедрение DocsVision  в  ОАО "НОВОШИП"

 
 

     Новороссийское  морское пароходство (ОАО «Новошип») является крупнейшей российской судоходной компанией на Черном море. Длинная линейка судов, мощные позиции в тех сегментах, которые наиболее востребованы крупными российскими нефтяными и газовыми компаниями, собственные технические разработки и уникальный набор передовых технологий позволяют удовлетворять самые высокие требования клиентов – первоклассных мировых нефтяных и нефтетрейдерских компаний, обеспечивая им устойчивую прибыль и стабильные условия бизнеса.

     В компании действуют отвечающие современным  национальным и международным требованиям "Система управления безопасностью" и "Система менеджмента качества". В компании действуют отвечающие современным национальным и международным  требованиям "Система управления безопасностью" и "Система менеджмента  качества".

     На 31 марта 2010 года флот группы «Новошип»  состоял из 56 судов суммарным  дедвейтом 4 655 тыс. тонн (на начало года – 55 судов суммарным дедвейтом 4 499 тыс. тонн) и средним возрастом 7,3 года (на начало года – 7,18 года). На конец  первого квартала 99,4 % тоннажа флота  – танкеры. Все суда танкерного флота  имеют двойной корпус. Оставшиеся 0,6 % - единственный на конец отчетного  периода балкер компании - «Леонид  Соболев» возрастом 25 лет (реализованный  компанией 31 мая 2010 года во исполнение Программы обновления флота)[28].

     Основной  бизнес пароходства — морские  перевозки нефти, тёмных и светлых нефтепродуктов. Флот «Новошип» состоит из 60 судов дедвейтом 3,7 млн. т.

     Численность персонала — свыше 5,5 тыс. человек. Выручка компании за 2006 год по МСФО составила $560,98 млн. (в 2005 году — $430 млн.), чистая прибыль — $181,02 млн. (в 2005 году — $244,6 млн.).

     Основная  цель проекта - переход на безбумажные  технологии работы с документами  и упорядочение работы с технической  и канцелярской документацией. Решаются задачи автоматизации регистрации и контроля исполнения документов в рамках канцелярии, включая обработку электронной почты, а также – построения электронных архивов технических документов по эксплуатируемым судам, автоматизация процессов обработки входящих сообщений от судов. Реализована интеграция справочников контрагентов DocsVision и системы управленческого учета Scala. Количество пользователей: 50 человек. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами», разработка утилиты синхронизации справочников контрагентов с системой Scala. Основные характеристики внедряемой системы представлены в таблице (Таблица 2).

     Проведя тендер и рассмотрев программные  платформы автоматизации документооборота, представленные на рынке, Правление  ОАО «Новошип» отдало предпочтение программному продукту на платформе автоматизации бизнес-процессов DocsVision.

     Договор на внедрение DocsVision подписан в начале октября 2004 года и до конца года был выполнен. Стоимость работ по проекту составляет около 30 тысяч долларов США.

     В рамках проекта специалисты провели обучение сотрудников ОАО «Новошип» работе с системой, а также обучили системных администраторов компании Workflow-моделированию.  
 
 
 
 
 
 

     

     Таблица 2. Характеристика системы электронного документооборота

     DocsVision внедренной на ОАО «Новошип»[29] 
 

     Задачи, поставленные руководством ОАО «Новошип»  перед внедряемой системой документооборота, включают в себя[29]:

• построение электронных архивов технических документов и документов канцелярии
• автоматизацию регистрации и учета документов в рамках канцелярии.

     Система документооборота компании ОАО «Новошип» развернута на 30 рабочих местах, и к работе в системе DocsVision подключены все сотрудники компании, для которых обеспечен доступ к центральной сети.

     Практические  результаты по внедрению системы  электронного документооборота DocsVision показали, что решены следующие задачи:

• Внедрен единый порядок работы с документами
• Упростились процедуры учета документов
• Уменьшены затраты времени на учет документов
• Экономится рабочее время сотрудников на всех этапах работы с документами
• Улучшен контроль исполнительской дисциплины внутри компании
• Обеспечено безопасное хранение и использование документов.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 
 

     Одним из важнейших условий функционирования компании является документооборот  – обращение документов в организации от приема или создания до передачи в архив или уничтожения. Документооборот должен обеспечивать оптимальное, т.е. целесообразное и оперативное прохождение информационных потоков между звеньями управления.

     Потребность российских предприятий и организаций  в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились  десятки компаний, занимающихся разработкой  и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки.

     Основными задачами любой системы электронного документооборота является предоставление высокого уровня исполнительской дисциплины, внедрение основных принципов процессного управления (при сохранении традиционных директивных способов управления), ускорение управленческих процессов в распределенных компаниях, автоматизированный сбор укрупненных показателей (метрик качества) работы организации и т. д. Система электронного документооборота DocsVision разрабатывалась и продолжает развиваться с учетом основных потребностей и включает весь набор необходимых инструментов.