Систематизация хранения документов

1. повестки дня;
2. доклады;
3. проекты решений и др.⁷

 

Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют  в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения  вопросов.⁸

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Планы и отчеты

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к  тому году, к которому относится  их содержание, независимо от времени  составления, например: «Отчет за 2001 г.», составленный в 2002 г., должен включаться в дела 2001 г.

Перспективные бизнес-планы  относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены.

Отчетные документы о  финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются  в следующем порядке: вначале  объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса  или соответствующими ссылками в  объяснительной записке.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в  одном деле с другими документами  по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2002 г. будут  прилагаться формы статистической отчетности по основной деятельности данной организации.⁹

Поступающие в головную организацию  документы филиалов, подведомственных организаций:

1. планы;
2. отчеты;
3. сводки;
4. обзоры;
5. справки;
6. докладные записки и другие, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки  по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года.¹⁰

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Документы социального характера

Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются  в алфавитном порядке по фамилиям.

В личные дела группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации  в следующей последовательности:

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2. заявление о приеме на работу;
3. направление или представление;
4. анкета (личный листок по учету кадров);
5. автобиография;
6. документы об образовании;
7. выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
8. дополнения к анкете (личному листку по учету кадров);
9. справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам  граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся  к одному заявителю, составляют самостоятельную  группу. Повторные жалобы подшивают  к той же группе документов.¹¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим  элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей  работы с делами.

Основные требования к  его составлению - четко и в  обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует  формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1. название документа (приказы, протоколы и т.д.);
2. наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
3. автор документа (название организации, структурного подразделения);
4. корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
5. вопрос или краткое содержание документов дела;
6. название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
7. даты (период), к которым относятся документы дела;
8. указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка  определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться  как в единственном, так и во множественном числе (при группировке  в деле документов одного названия):

1. журнал учета выдачи дипломов;
2. протоколы собраний акционеров предприятия;
3. картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений.¹²

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются  в заголовке, например: «Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов».

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка  дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка  в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться  дело, например: «Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)» или «Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».

Термин «документы» может  использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам научно-технической комиссии».

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных  и других дел, связанных между  собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с  использованием термина «дело».

«Личные дела административно-управленческого  персонала».

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию  с одной или несколькими организациями: «Переписка с ООО «ЛАГ» о сроках возвращения кредитов».

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко: «Протоколы заседания Совета учредителей».¹³

При указании в заголовке  корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления: «Переписка с Росархивом». «Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются: «Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся  к корреспонденции одной административно-территориальной  единицы (населенного пункта), то в  заголовке дела указывается ее (его) название: «Переписка с организациями г. Харькова о поставках продукции».

В заголовке дела может  указываться временной период, к  которому относится содержание документа: «Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2002 г.».

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается  не только год, но месяц, квартал: «Сводный баланс доходов и расходов за 1-2 кв. 2002 г.».

В заголовках дела при необходимости  дается указание на копийность документов: «Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии».¹⁴

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Номенклатура дел в организации

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация  и сроки хранения документов, так  как они являются основными факторами  выбора и закрепления системы  накопления документов в процессе оперативной  работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший  элемент не только информационно-поисковой  системы, но и экспертизы ценности и  обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур  дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в  негосударственном секторе экономики  и управления хорошо методически  отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

 

8.1. Цели создания

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных  подразделений и должностных  лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени  конфиденциальности и способа фиксации документной информации.¹⁵

Номенклатура дел:

1. закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
2. закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
3. служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
4. является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
5. становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения  ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные  делопроизводством дела, которые  поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

 

8.2. Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических  системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности  в качестве обязательного для  всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие  не только единый состав заводимых  дел, но и единую систему их индексации.

Аналогичный документ рекомендательного  характера называется примерной  номенклатурой дел и создается  в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается.

Примером может служить  Примерная номенклатура дел общеобразовательных  учреждений, утвержденная Министерством образованием России 29 сентября 2000 г.¹⁶

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

 

 

8.3. Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для  номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее - Архивная служба Российской Федерации), опубликована в ГСДОУ, а также в основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности, качества формулировок в  заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение  об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организаций, состав которых определяется Архивной службой РФ, и с экспертно-проверочной  комиссией одного из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу реквизитом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного  года.