Систематизация хранения документов

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации. (Приложение № 2 Образец номенклатуры дел).¹⁷

В первой графе номенклатуры указывают наименования структурных  подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической  структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового  номера дела.

Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные  подразделения будут иметь индексы: канцелярия -01.1, отдел правительственной  переписки 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д. А  индексы дел внутри подразделений-01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

1. организационно-распорядительная документация;
2. плановая документация;
3. отчетная документация;
4. документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
5. документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
6. документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела  наименования дел рекомендуется  систематизировать по степени их важности:

1. документация вышестоящих организаций;
2. собственная документация организации.

Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых  сгруппированы распорядительные документы  вышестоящих органов, а потом¹⁸ дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно соблюдать  последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому  при большом объеме документов, относящихся  к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в  течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

1. отметки о заведении дел - «заведено»;
2. о переходящих делах - «переходящее с 2001 г.» или «переходящее на 2003 г.»;
3. о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от ___ №____»;
4. о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»;
5. о передаче дел в ведомственный архив - «переданы в архив по описи 07.03.2002» и т.п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность  номенклатуры дел.

 

8.4. Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий  делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления¹⁹ утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Государственные организации  в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с  Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в  течение 5 лет. В случае коренного  изменения функций и структуры  организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений  после незначительной корректировки  и перепечатки номенклатуру на следующий  год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем  службы ДОУ, является документом постоянного  срока хранения организации (ст. 67 Перечня  типовых документов).

После окончания делопроизводственного  года к номенклатуре дел службой  ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

1. дела со сроками хранения до 10 лет;
2. дела со сроками хранения свыше 10 лет;
3. дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет  должен вестись с учетом «переходящих дел» и дел, сроки хранения которых  определены не окончательно - «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей  организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает  документы данной организации на хранение.²⁰

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Учебные пособия

 

1. Андреева В. И. Делопроизводство. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. 176 с.

2. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. - СПб. : Питер, 2004. 256 с.

3. Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот. - Спб.: Грань, 2007. 398 с.

5. Кузнецова  Т. В., Санкина Л. В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2004. 520 с.

4. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2006. 408 с.

5. Стенюков М. В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. - М.: А-Приор, 2009. 176 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Стенюков М. В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. - М.: А-Приор, 2009. - С. 88.

² Стенюков М. В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. - М.: А-Приор, 2009. - С. 88.

³ Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот. - Спб.: Грань, 2007. - С. 245.

⁴ Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот. - Спб.: Грань, 2007. - С. 245.

⁵ Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2006. - С. 79.

⁶ Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2006. - С. 53.

⁷ Андреева В. И. Делопроизводство. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 44.

⁸ Андреева В. И. Делопроизводство. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 44.

⁹ Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - С. 30.

¹⁰ Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - С. 30.

¹¹ Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - С. 36.

¹² Кузнецова  Т. В., Санкина Л. В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2004. - С. 109.

¹³ Кузнецова  Т. В., Санкина Л. В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2004. - С. 109.

¹⁴ Кузнецова  Т. В., Санкина Л. В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2004. - С. 109.

¹⁵ Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот. - Спб.: Грань, 2007. - С. 269.

¹⁶ Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот. - Спб.: Грань, 2007. - С. 269.

¹⁷ Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот. - Спб.: Грань, 2007. - С. 269-270.

¹⁸ Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот. - Спб.: Грань, 2007. - С. 269-270.

¹⁹ Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот. - Спб.: Грань, 2007. - С. 270-271.

²⁰ Карташов Б. И., Орлов В. В. Документация и документооборот. - Спб.: Грань, 2007. - С. 270-271.