Составные части документа

Отправлен факс от 01.06.2006 № 18 
В дело № 01-08 
Личная подпись 
01.06.2006 

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ  ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. 

Отметка для автоматического  поиска и контроля информации

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 
 

      К какой части документа  относятся эти  реквизиты?

Все вышеперечисленные  реквизиты относятся к оформляющей части документа. А такие реквизиты как подпись, печать, ещё относятся и к юридической силе документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.Какие  различают виды  документопотоков? Представьте  этапы(схему) обработки  движения исходящих документов и опишите их.

Виды  документопотоков

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы  предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между :

1). Теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие)

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие  этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

      1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое   ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

      3. документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача  делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Этапы обработки исходящих  документов

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивает в дело. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Схема обработки движения исходящих документов

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Задача:

      Составте  приказ по личному составу о приёме на работу Петрова А.И. на должность  инженера с 15 числа текущего месяца.

 Другие необходимые данные указать самостоятельно.

Унифицированная форма № Т-1

Утвержденная  постановлением

Госкомстата России

от 06.04.01 №26

 
 

Форма по ОКУД

_              _________________ООО «Полюс»_______  _____ ___по ОКПО

(наименование  организации) 

 
 
 

                                                 ПРИКАЗ

                                                (распоряжение)

                                             О приеме работника на работу

                                                                                      

                                                                           Принять на работу 
 

 

______________Петрова  Алексея Ивановича__________  (фамилия, имя, отчество)

В                                   Цех по производству пиломатериала___                                      ____

                                          (Наименование структурного подразделения)

                                              На должность инженера________________________________    

                                 (наименование профессии (должности), разряд, класс (категория)                       

_____________________________________________________________________________

                                                              (квалификации)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

                                                (условия приёма на работу, характер работы) 

С окладом (тарифной ставкой)      15000_ руб _00_ коп 

                                 Надбавкой       2000__ руб   00_ коп 

        С испытательным сроком            три____ месяца 

Основание: 

Трудовой договор  от « _15_»    января__ 2011г.  № 37 

«Генеральный директор»   __________               Д.С. Иванов___

                                                         (должность)                                   (подпись)                      (расшифровка подписи) 
 

С приказом

(распоряжением)  ознакомлен ________________              «16»     января___   2011г.

                                               (подпись работника) 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997.

4.Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997.

5.Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ– М., 2001. – 204 с.

6.Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001.

7.Пахчанян А.  Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001.