Требования к оформлению организационно-распорядительной документации

Справка

Документ содержит описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера. Справка  составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или  должностного лица. Если в справку  включены несколько вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых определяется числом вопросов. Содержит следующие реквизиты: адрес организации (место составления), название документа, дата, номер документа, текст, подпись вышестоящих органов, печать. (Приложение № 7)

Доверенность

Документ, дающий право  совершение каких – либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года.

Доверенность бывает двух видов: официальная и личная. Официальная доверенность выдается организацией второму лицу, для получения чего-либо у третьего лица. Документ выдается в единственном  экземпляре и под расписку. Содержит следующие реквизиты: название документа; наименование организации и полный юридический адрес; дата выдачи документа и срок действия; номер; должность и инициалы лица, которому выдается доверенность; наименование документа, удостоверяющего личность этого лица; наименование организации, в которой должны быть совершены те или иные действия; образцы подписей получателя доверенности; подписи вышестоящих должностных лиц; печать организации.

Личная доверенность, выдается лицом доверителя, она связана с трудовыми отношениями, например: получение пенсий, стипендий, вкладов в банки. Содержит следующие реквизиты: название документа; текст доверенности; подпись (расшифровка подписи) доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать организации, в которой работает заверитель; дата удостоверения; подпись; печать. (Приложение № 8)

Положения

Положения определяют порядок  образования, структуру, функции, права, обязанности и организацию работы учреждения или его структурного подразделения. Например: Положение об учебно-методическом объединении по проблемам дошкольного воспитания; Положение о проведении зимней олимпиады среди учащихся старших классов; Положение об условиях учащихся находящихся на длительном стационарном лечении.

Положения бывают двух видов:

1) типовые (разрабатываемые  государственными или отраслевыми      органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например, Типовое положение об отделе кадров);

2) индивидуальные (разрабатываемые  для конкретного предприятия,  структурного подразделения, комиссии.

Положение об организации  – правовой акт, на основании которого  действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации       и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений обязательно указывается наименование вышестоящей организации, наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, используется иная разновидность положений. В этом случае положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. 

Устав

В уставе определяются структура, функции и права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что  общеобразовательное учебное заведение  ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также  структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление   школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

 

 

Инструкция

Инструкция  – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц

Инструкции составляют на основе          законодательства РФ. Инструкции могут издавать:

– органы государственного управления;

– отраслевые органы управления;

– муниципальные органы управления;

– руководство организации.

Инструкции бывают двух видов:

1) типовые (разрабатываемые  государственными или отраслевыми        органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений. Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

2) индивидуальные (разрабатываемые  для конкретного предприятия,  структурного подразделения, комиссии. Например, Инструкция по делопроизводству  ООО «Искра»).

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые         также могут быть типовыми; отраслевыми и индивидуальными.

На основании должностной  инструкции разрабатывается трудовой       договор с работником.

Должностная инструкция и трудовой договор используются:

– при разрешении спорных  ситуаций между работодателем и  работником;

– с целью разделения труда между персоналом;

– для повышения ответственности  за порученный участок работы.

Должностная инструкция:

– разрабатывается –  руководителем структурного подразделения;

– визируется – юрисконсультом предприятия и кадровой службой;

– утверждается – руководителем  предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или  вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.

Инструкция должна иметь:

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– дату; 

– номер;

– заголовок к тексту;

– гриф утверждения;

– текст;

– подписи составителей;

– печать (при необходимости);

– визы.

Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем  или вышестоящим органом.

Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос «о чем?» («Инструкция о  государственном регулировании...»).

Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «запрещается», «не допускается».

Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами. 

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем  организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как  приложение к этому приказу.

Правила

Документы, в которых  изложены основные требования, предъявляемые  к сотрудникам предприятия. Правила  издаются по различным вопросам и  утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования  и оформления телеграмм на предприятиях, Правила внутреннего трудового распорядка. (Приложение9)

Постановление

Принимается высшими  или другими центральными органами коллегиального управления с целью  разрешения очень важных задач, стоящих  перед организациями. Постановления  могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

Постановления должны иметь  следующие реквизиты: Государственный  герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего  постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Юридическими основаниями  для издания постановлений служат законы Российской Федерации, постановления  Совета Федерации и Государственной  Думы.

Решение

правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и

совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также  совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются  в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет  директоров РЕШИЛ…"

Письма. Факсы

В управленческой деятельности учреждений значительное место занимает составление писем.

Письмо – это общее название различных по содержанию документов, которые пересылаются по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-извещения, письма-запросы, письма-приглашения, письма-ответа.

Письма инструкционные исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления. В них содержится рекомендации, указания, разъяснения; например, это отчетности, налоговые документы, экологические экспертизы и так далее.

В гарантийных письмах указываются сроки поставки, гарантии оплаты,  качества продукции и так далее.

Информационные письма, содержат напоминания, сообщения, просьбы, предложения.

Рекламные письма содержат информацию о рекламе, цены предлагаемых услуг и товаров.

Коммерческие письма составляются при заключении контрактов. Это - обращение покупателей к продавцам, что бы они предоставили  подробную информацию о товарах и услугах, а также, ответы продавцу, рекламацию.

Рекламационные письма (письма претензионные)- содержат требования возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения контракта и подтверждающие аргументы.

Письма-запросы, представляют собой письмо,  на которое предприятие просит дать ответ, или соответствующую информацию.

предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает  фирму контрагента дать ответ  на письмо.

В письмах-факсах не указывается название документа.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны быть представлены объективно. Стороны излагаемого вопроса должны освещаться достаточно полно, кратко и ясно. (Приложение № 10)

 

 

Телефонограмма

Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телефону и записываются получателем. В телефонограмме должно быть не более 50-ти слов. Используются специальные бланки для передачи телефонограмм. Составляется телефонограмма руководителем или по его поручению. Документ содержит следующие реквизиты: наименование фирмы; название документа; дата и время передачи; адресат; текст; подпись

указание должностей и Ф.И.О. лиц, принявших и передавших информацию;

номера телефонов фирм, передавших и получивших информацию. (Приложение №  11)

Телеграммы

Это документы, различные  по содержанию, передаются особым способом, по

телеграфу. Оформляются  по правилам установленными органами связи. Текст должен быть кратким, не допускаются повторения. Знаки препинания пишутся сокращенно (например: точка-тчк), союзы и предлоги опускаются. Перенос слов и исправления не допускаются. Телеграммы делятся на правительственные, срочные, обычные. Адрес, текст подпись печатаются с новой строчки. Цифровые данные пишутся словами.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты: 2012.02.23 14.45. Их написание регламентируется только международным стандартом.

 

2.3.1   Перечень документов, подлежащих утверждению

 

• Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
• Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
• Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
• Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
• Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
• Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
• Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники;  кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).
• Положения (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).
• Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).
• Расценки на производство работ.
• Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
• Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые).
• Структура и штатная численность.
• Тарифные ставки.
• Уставы организаций.
• Формы унифицированных документов.
• Штатные расписания и изменения к ним.