Учет документов в ведомственном архиве

[Введите текст]

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 2

1. Общие положения 4

1.1 Основные задачи и  функции ведомственного архива. 6

1.2 Права и ответственность  ведомственного архива. 8

2. Общие требования к  учету документов в ведомственном  архиве. 10

3. Состав учетных документов  ведомственного архива. 11

4. Выявление и учет  особо ценных документов. 15

5. Проверка наличия и  состояния дел. 16

6. Учет документов государственными архивами. 18

7. Современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов. 19

Список использованных источников и литературы 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Деятельность любой организации  невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При  этом информация все чаще принимает  фиксированный документальный характер.

Каждому человеку хотя бы один раз в течение своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Документы фиксируют каждый шаг  нашей жизни, начиная с момента  рождения, поступления в школу, затем  в специальное среднее или  высшее учебное заведение, затем  устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Использование документов - сложная  и ответственная работа, которая  требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного  аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в  архивах использование документов считают разновидностью научной  работы.

Использование архивных документов в  нашей стране основывается на принципах  открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково  важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной  личности.

Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса  использования и учета ведомственного архива.

В связи с поставленной целью  в работе решались следующие задачи:

Изучение понятия  ведомственный архив;

Изучение основных задач ведомственного архива;

Изучение направления использования  документов ведомственного архива;

Изучение форм использования документов ведомственного архива.

Актуальность данной работы заключается  в том, что один из важнейших резервуаров  памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда  возникли частные архивы, их документы  служили главным образом правовым обоснованием при регулировании  взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Курсовая работа состоит из введения, семи частей и списка использованной при написании работы литературы.

 

 

 

1. Общие положения

Все хранящиеся в архиве документы подлежат учету.

   Учет документов  необходим для:

• обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
• для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с             применением персональных компьютеров;
• для наиболее эффективного использования документов.

Ведомственный архив организации  создается для собирания, временного хранения и использования документов на бумажных и электронных носителях. Ведомственный архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о ведомственном архиве, определяющим задачи, функции источников комплектования и состав принимаемых документов. Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем организации по согласованию с государственными архивами соответственно зон комплектования.

 В зависимости от  состава документов, которыми комплектуется  ведомственный архив, и государственных  обязанностей организаций по  осуществлению ведомственного хранения  могут создаваться ведомственные  архивы следующих видов:

• архив организации, хранящий документы только данной организации;
• центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют  роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации  не предусмотрена должность архивного  работника, руководитель обязан назначить  приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

 

 

 

 

 

1. Основные задачи и функции ведомственного архива.

 

 

 

Основными задачами ведомственного архива являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
• осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в  целях выполнения своих главных  задач осуществляет следующие основные функции:

• Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;
• Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;
• Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;
• Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
• Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;
• Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;
• Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;
• Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
• Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);
• Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
• Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному архиву для  выполнения его задач и функций  предоставляется право:

• Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;
• Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор  и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе  фондов организаций-источников комплектования архивов.

 

1.2 Права и ответственность ведомственного архива

 

Для выполнения основных задач  и функций архив организации  имеет право:

• требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
• контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
• запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;
• участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем  организации несет ответственность  за:

• несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

 

2. Общие требования  к учету документов в ведомственном  архиве

 

Под учетом документальных материалов понимается установление и  регистрация данных об их количестве, составе, состоянии и системе  хранения, а также закрепление  этой системы учетными документами.

Учет документов в ведомственном  архиве является одним из средств  обеспечения их сохранности и  контроля за их наличием. Учет документов осуществляется отдельно по каждому архивохранилищу. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном архиве документы, в том числе не внесенные в описи дел, непрофильные, страховые копии особо ценных документов, копии фонда пользования. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных определяется приказом (распоряжением) руководителя организации. В ведомственном архиве учет документов ведется по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам). Учетные документы оформляются по установленным формам и предназначены для фиксирования поступления, выбытия, количества, состава, состояния архивных документов в единицах учета. Основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения. Единицам хранения присваиваются номера. За единицу учета документов на электронных носителях принимается единица хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект и сопроводительная документация к ней.. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточенны у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ – соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

 

3. Состав учетных документов ведомственного архива.

 

В состав учетных документов входят: книга учета поступления  и выбытия документов - для учета  в архиве каждого поступления  и выбытия документов; список фондов - для суммарного и индивидуального  учета фондов и коллекций и  присвоения им номеров; лист архивного  фонда - для фиксации изменений в  названии фонда, учета и нумерации  описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе  и объеме фонда; описи дел – для поединичного и суммарного учета дел; дело архивного фонда – документы, отражающие историю организации и ее фонда; картотеки - карточка фонда, топографическая карточка, карточка физического состояния; номенклатура дел организации – систематизированный перечень документов, образующихся в делопроизводстве с указанием сроков хранения; паспорт ведомственного архива – учетный документ, суммирующий данные о материалах по архиву; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования – для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; опись документов страхового фонда – для поединичного и суммарного учета особо ценных дел.