Учетная документация отдела по работе с персоналом ООО «Сервисная транспортная компания» г.Ноябрьск

    Ведение и хранение трудовых книжек в ООО  «СТК» осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 22510.

      Для написания квалификационной работы был задействован комплекс федеральных нормативно – методических материалов  по документационному обеспечению. В их числе Государственная система документационного обеспечения управления.¹¹  Этот документ  представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

       Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти¹² способствует решению технологических задач документирования.   Настоящий стандарт  устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

      В  выпускной квалификационной работе  был использован ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ¹³- настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

       Оказался весьма полезен и   ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы  документации. Основные положения», из которого были почерпнуты  основные понятия об унифицированных  системах документации. Использование  стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству. 

       ГОСТ 6.10.2-75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения»¹⁴ был использован для применения стандартных терминов организационно-распорядительной документации.

      Альбом унифицированных форм первичной учетной документации включает в себя состав и виды кадровой документации, нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с кадровой документацией, документальное оформление кадровых решений руководства, оформление основных кадровых документов, хранение и уничтожение кадровой документации

       В ходе выполнения данной работы были использованы материалы текущего архива  Общества, а именно учетные документы для проведения исследования.

       В процессе работы автор опирался  на значительный круг локальных  делопроизводственных данных.  При  написании настоящей работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, кандидата исторических наук С.Л. Кузнецова.

       В книге «Делопроизводство: образцы,  документы. Организация и технология работы. Более 120 документов»¹⁵ подготовленной ведущими преподавателями кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления В.В. Галаховым, И.К.Корнеевым и другими под редакцией И.К.Корнеева и В.А.Кудряева, затронуты вопросы эффективной организации современного делопроизводства, в том числе рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения кадровой документации, раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, а также приведены рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий.

            В пособии Л.В.Санкиной «Справочник  по кадровому делопроизводству»¹⁶ рассматривается современная правовая и нормативная база, регламентирующая работу кадровых служб, также классифицированы по группам нармативно-методические документы. Изложены правила заполнения унифицированных форм и  т.д.

      Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков Делопроизводство¹⁷, в книге излагают требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения. Впервые в руководстве получили отражение особенности работы с документами в организациях различных форм собственности. М.В.Стенюков Документы. Делопроизводство¹⁸, данное издание является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии со стандартами и инструкциями Российской Федерации по делопроизводству. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы¹⁹, в книге подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и деловой внешней переписки, приведены примеры; Делопроизводство/ под ред. Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др., здесь раскрыты способы и методы оптимизации документооборота. Приведены рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий

       Значительную помощь в написании  работы оказало пособие С.Л.Кузнецова «Делопроизводство на компьютере»,²⁰ в котором рассматриваются принципы и правила организации делопроизводства на базе компьютерных систем  и компьютеризованных технологий: составление, оформление, прием-передача документов, их регистрация, контроль за исполнением, организация справочной работы, хранение документов в электронной форме. Специальный раздел посвящен выбору оборудования при создании компьютеризованного офиса.

       В ходе выполнения квалификационной работы   автором  были использованы и другие работы Т.В. Кузнецовой,²¹ в которых изложены требования к составлению служебных документов,  а также «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере» группы авторов Л.В.Павлюк,  Т.И. Киселевой, Н.И. Воробьева.

       В практическом пособии А.В.  Пшенко и Л.А. Дорониной «Делопроизводство.  Практическое пособие»²², описываются состав и правила оформления  основных управленческих документов, представлены образцы их составления; расcматриваются процессы документирования управленческой деятельности; принципы организации работы  с документами,  наиболее рациональные технологии ведения делопроизводства; подробно освещаются вопросы практической работы с управленческой документацией, подготовки документов  и дел к их длительному хранению или к уничтожению.

       Представляет определенный интерес  справочник М.Ю. Рогожина  «Деловые  документы в примерах и образцах»²³. Это первый сборник типовых документов предприятия с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003. В книге изложены организационные основы работы с документами, даются подробные  пояснения и комментарии по всем приведенным видам документов.

       Представляет интерес статья-обзор   В.И.Андреевой «О сложных вопросах документирования трудовых правоотношений»²⁴, в которой автор концентрирует наше внимание на тех проблемах, которые стоят сегодня перед работниками и работодателями и отражаются особенности производственной деятельности организации.

       Статья Л.В.Санкиной «Порядок  оформления документов. Требования нового стандарта»²⁵ посвящена содержательной части текста документации, этапам согласования документа, придания ему юридической силы. Приведены примеры оформления документа.

       Статья Л.М.Вяловой «Первичный  учет кадров»²⁶ описывает как заполнять унифицированные формы. Подробно описывает оформление реквизитов, которые присутствуют на всех формах учетных документов по кадрам.

       В статье В.И.Андреевой «Трудовая  книжка: сведения о работе»²⁷ рассматривается как следует заполнять «Сведения о работе» трудовой книжки, выделив две ситуации: когда трудовая книжка работника оформляется впервые и когда записи в ней продолжаются.

       Статья В.В.Митрофановой «Штатное  расписание»²⁸ посвящена разработке, утверждению, внесению изменений в штатное расписание, унифицированной форме.

       Грамотно организованное кадровое  делопроизводство начинается с  классификации документов по  назначению и принципам их  подготовки и оформления. Поэтому  данная дипломная работа состоит  из трех глав, в которых рассматриваются различные виды документов, особенности их подготовки и оформления: 1-ая  глава знакомит с характеристикой организации, анализирует направление деятельности, изучение нормативно – методических и организационных документов ООО «СТК». Во 2-ой главе рассматриваются и изучаются; системы документации, основные виды учетной документации, составление и оформление в  данном учреждение. В 3-ей главе разработка нормативного документа по делопроизводству, а именно инструкции по кадровой службе, табеля унифицированных форм документов.

      В приложениях представлены образцы  некоторых видов документов.

      В дипломной работе применялись основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003;

      Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ)²⁹ – это общегосударственная инструкция по кадровой службе, она является нормативно-методической базой обеспечения грамотного управления организацией (учреждением); типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ; 

При написании  дипломной работы применялись и  организационно-правовые документы, регламентирующие деятельность ООО «СТК» – это  устав  организации, штатное расписание и должностные инструкции работников.

      В ООО «СТК» отсутствует инструкция по кадровой службе, поэтому при ее составлении главным материалом была Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти³⁰, она разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

        Для   решения  поставленных   задач  были    применены    научные  методы,  назовем  некоторые  из  них:

      Метод   предпроектного  обследования,   который   в   рамках данной   работы включает  в  себя  изучение   документов  организации  -   это   организационные, распорядительные, методические документы, изучение  самой организации, ее истории, орг. структуры, основных видов деятельности;

      Сравнительный    метод  -  сравнивается   фактическое   положение  с  тем,  как должно  быть.

     Аналитический метод - вытекает  из метода предпроектного обследования и сравнительного.

     Проблемный метод  -  нацелен  на  выявление  главной  проблемы  и  поиск  ее решения, в данном случае проблема – это оформление учетной документации в отделе.

   Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях кадровое делопроизводство.