Унифицация и стандартизация документов

Стандарт  представляет собой  нормативно-технический  документ, который  устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих  видов:

· международные (региональные) стандарты;

· государственные  стандарты РФ (ГОСТ);

· стандарты отраслей (ОСТ);

· стандарты предприятий (СТП);

· стандарты научно-технических, инженерных обществ  и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным  документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную  автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных  документах и системах документации. В настоящее  время в нашей  стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации принимает Госстандарт  России, и они вводятся в действие после  их государственной  регистрации. Контроль и надзор за соблюдением  требований государственных  стандартов осуществляют Госстандарт РФ и  иные специально уполномоченные государственные  органы управления в  пределах их компетенции.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифици-рованные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации  и кодирования  технико-экономической  информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные  системы документации. За-пись информации унифицированных документов в коммуникатив-ном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание юридической  силы документам на машинном носителе и  машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные  системы документации. Тре-бования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ  Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Си-стема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и  архивное дело. Термины  и определения (В.А. Кудряев, 1999).

2.3 Унифицированные  системы документации

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут  быть как стандарты  на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской  работе) или на отдельные  виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения) (ГОСТ 17914-72), так и на унифицированные  системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для  управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

В настоящее время  разработаны и действуют следующие УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской  документации предприятий;

унифицированная система документации по труду; унифицированная  система документации Пенсионного фонда  Российской Федерации; унифицированная  система внешнеторговой документации.

На  каждую унифицированную  систему документации разработан государственный  стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие  министерства (ведомства), осуществляющие координацию  в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным  за бухгалтерскую  документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и  ведомствами утверждаются унифицированные  формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных  в соответствии с  решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных  в определенном порядке  на носителе информации.

Реквизит  документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в  определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор  реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной  системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются  единые формы документов, единые требования к  оформлению реквизитов документов. В УСД  также должны быть разработаны унифицированные  формы документов, применяемых в  данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в  любой организации, учреждении, предприятии.

Применение  УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ  распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные  УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые  фиксируют решения  административных и  организационных  вопросов, а также  вопросов управления, взаимодействия, обеспечения  и регулирования  деятельности:

федеральных органов государственной  власти субъектов  Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с  русским языком в  качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и  их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав  реквизитов;

требования  к оформлению реквизитов;

требования  к бланкам и  оформлению документов;

требования  к изготовлению, учету, использованию и  хранению бланков  с воспроизведением Государственного герба  Российской Федерации, гербов субъектов  Российской Федерации (М.В. Кирсанова, 2001; Л.А. Румынина, 2002; Н.М. Березина, 2007).

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся  и за рубежом.

Стандартизацию документов в течение длительного времени  проводят национальные организации  по стандартизации ряда стран, различные  международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том  числе Комитет по развитию внешней  торговли Европейской Экономической  Комиссии (ЕЭК), Международная организация  стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

2.4 Требования ГОСТ 6.30-2003

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к  тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках  документов в соот-ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде-рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций  в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный  язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации  на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке  располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства  указывают в том случае, если оно  является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и  другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и  др.).