Унификация и стандартизация

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

Введение…………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1 Унификация управленческих документов…………………….5

ГЛАВА 2 Стандартизация управленческой документации……………..10

Заключение…………………………………………………………………17

Библиографический список …………………………………………….. 18

Приложение 1……………………………………………………………...22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нет документов, которые  расширяют возможности человека.

Джон Денискар

 

Введение

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного  управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов. В настоящее время сложившаяся система делопроизводства развивается с учетом специфики рыночных отношений.

Сегодня совершенствование  управления производственно – хозяйственной деятельности любой организации во многом зависит от того, насколько рационально организована в ней система документационного обеспечения управления. Именно организация работы со всеми видами документов внутри компании является той частью процессов управления, которая во многом определяет оперативность и четкость функционирования управленческого аппарата. Правильная организация и наиболее полная автоматизация процессов обработки документов способствует повышению производительности управленческого труда, эффективности всего процесса управления. Работа с документами предполагает выполнение значительного объема операций, большая часть из которых относится к документному обслуживанию (учет, рассмотрение, контроль исполнения, хранение и т.д.).

Каждая из этих операций требует специфического подхода, поэтому  для решения многих вопросов организации документационного обеспечения управления есть стандартизация и унификация управленческих документов. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Объект – управленческие документы. Предмет – особенности унификации и стандартизации управленческих документов. Цель – охарактеризовать особенности унификации и стандартизации управленческих документов. Основными задачами данной работы является:

1. Изучить систему унификации и стандартизации документов;
2. Дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации

 

 ГЛАВА 1 Унификация управленческих документов

 

Развитие науки и  техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических  и культурных связей, активизация  общественных процессов привели  к резкому увеличению объемов  информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Любой документ функционирует  совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной  системой документации (УСД). Все унифицированные системы включают в себя комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособлены к двум вариантам использования в качестве образцов:

• для создания компьютерных шаблонов;
• создание бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения¹. 

Унифицированная форма  документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой  организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Составление документов в процессе деятельности организации является процессом обязательным, но организация и управление характерны разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и действий по их разрешению. Отсюда возникает необходимость в унификации документов.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению².

          Основными принципами унификации  документов являются:

- унификация от общего  к   частному.  Заключается  в   построении  формуляра-образца документов  для конкретной системы  документации  и  установлении  на его основе состава реквизитов для  данной  системы  документации,  отдельных видов документов, конкретного документа;

-  единообразие  форм  документов  и  правил  их  построения,   составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной  типизации и трафаретизации документов, унификации расположения  данных  на  поле  документа,  выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны  предусматриваться   все требования к документу на всех стадиях его создания,  заполнения,  обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает  включение в  документы   только  тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных  задач,  для  поиска  и  подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа  видов документов. Достигается за  счет  совершенствования методов  управления,  например,  в  направлении   повсеместного   применения оргтехники;

- стабильность  требований  к  документам  (установлены   государственными  и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими  системами классификации и   кодирования  технико-экономической  информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного  включения  документов  в систему документации, широкого применения бланков,  рациональной  компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

         Существует  три  способа унификации  текстов: 

1. Трафарет - это способ  фиксации  постоянной  информации  в виде  связанного текста с пробелами для переменной информации. В  форме  трафарета  создаются ряд приказов, заявлений.
2. Анкета - способ   представления   унифицированного   текста,   при  котором постоянная информация  располагается  в  левой  части  листа,  а  переменная вносится в документ в процессе его  составления  в  правую  часть  листа.  В унифицированной системе  документации  на  организационно - распорядительные документы  анкетным  методом  смоделированы  приказы  по  приему,  переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства  анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы;  создаются предпосылки для копирования информации.
3. Таблица  -  разорванный  текст,  расположенный   по   определенномупринципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике,  а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк.  Обладает  большой информационной  емкостью,  позволяет  строго  классифицировать,   кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен  в  машинописи. В табличной форме в УСД по  ОРД  представлены:  штатное  расписание,  график отпусков, кадровые приказы.

В итоге многолетних  усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному для обязательного применения образцу – эталону.

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с  Постановлением Госстандарта № 299 от 30.12.1993 имеются следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

• унифицированная система организационно – распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно – статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации
• унифицированная система внешнеторговой документации.

   Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом.

Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают  участие более десяти международных  организаций, в том числе Комитет  по развитию внешней торговли Европейской  Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2 Стандартизация управленческой документации

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно – правовые акты. Основными составляющими нормативной базы делопроизводства являются³:

1. Законодательные и правовые акты РФ, к ним относятся: законы РФ; указы и распоряжения Президента; постановления и распоряжения Правительства; правовые акты федеральных органов исполнительной власти; правовые акты нормативного и инструктивного характера. 
2. Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, затрат времени на выполнение конкретных заданий, объемов выполняемы работ.
3. Классификаторы – официальные документы, представляющие собой систематизированные своды наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации (документов, предприятий, товаров, услуг и т.д⁴.

ОКПО  - Общесоюзный классификатор предприятий и организаций, - представляет собой систематизированный свод кодов и наименований предприятий и организаций, является средством, обеспечивающим возможность обработки информации о предприятиях и организациях в АСУ различного уровня и их широкое взаимодействие при обмене информацией о предприятиях и организациях в документах.

ОКОНХ  - Общесоюзный  классификатор отраслей народного  хозяйства (экономики) - представляет собой  систематизированный свод кодов  и наименований отраслей народного хозяйства.

ОКУН  - Общесоюзный классификатор  услуг населению - представляет собой  систематизированный свод кодов  и наименований услуг, оказываемых  населению.

4. Государственная система документационного обеспечения управления – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации