Применение унификации и стандартизации в информационном обеспечении управления

Федеральное агентство по образованию

 Филиал государственного образовательного учреждения

 высшего  профессионального образования

“ РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ”

                                   в г. Улан-Удэ, Республика Бурятия 
 

                                                                            Кафедра  экономико- 

                                                                       управленческих и 

                                                                            правовых  дисциплин

                                                            

Будаева Сэсэгма Сидоровна

Применение  унификации и стандартизации в информационном обеспечении управления.

                                          Курсовая работа

студентки 4 курса гр.466

Информационное  обеспечение управления. 
 
 
 

                                                                               Научный руководитель:

                                                                                     Ст.преп.Митрофанова Т.В. 
 
 

                                        

                                                  г. Улан-Удэ 2010

                                         

                                                  Оглавление 

Введение………………………………………………………………………3

Глава Ι. Общая  характеристика процесса стандартизации………………...6

1. Стандартизация: определение, сфера применения………………6
2. Методы стандартизации…………………………………………..10
3. Уровни стандартизации…………………………………………...12

Глава ΙΙ Процесс унификации, как основной метод стандартизации…….15

     2.1 Понятие ‹‹унификация››…………………………………………..15

     2.2 Виды унифицированных систем документации…………………18

     2.3 Характеристика альбома унифицированных  форм и табеля форм    документов……………………………………………………………………21

Заключение…………………………………………………………………...26

Список используемых источников и литературы………………………….28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Развитие  науки и техники, возникновение  новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

     Именно  поэтому в данной курсовой работе рассмотрены процесс стандартизации и унификации, как основного метода стандартизации и его применения на практике.

      Актуальность  данной курсовой работы заключается  в том, что современные предприятия  уделяют недостаточно внимания на унификацию документов, так как унифицированные формы являются рекомендательными.

      Практическая  значимость данной курсовой работы заключается  в том, что рассмотрение и применение процессов стандартизации и унификации может способствовать улучшению процесса работы с документами, правильное оформление, использование унифицированных форм для оптимизации, и рационализации делопроизводства.

      Так же при написании курсовой работы были изучены книги.

      Кузнецова Т.В. в своей книге «Секретарское  дело»1 подробно излагает современные требования к составлению и оформлению организационно - распорядительных и служебных документов.

      Кузнецова Т.В. в своей книге «Делопроизводство»2 рассматривает современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003.

      Митченко  О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001//Делопроизводство. 2003 № 3, в которой рассматриваются международные стандарты.

    Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса стандартизации и унификации, и их использование в делопроизводстве.

      Для достижения поставленной цели определены следующие задачи: 

• рассмотреть общую характеристику процесса стандартизации;
• рассмотреть методы и уровни стандартизации;
• рассмотреть «унификацию», как основной метод стандартизации
• описать виды унифицированных систем документации;
• дать характеристику альбому унифицированных форм и табелю форм документов.

      Предметом исследования курсовой является изучение процесса стандартизации и унификации, его применения.

      Объектом  данной курсовой работы является процесс стандартизации и унификации, его применения.

      Источниковая  база:

      Правовые  основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Закон РФ «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-Ф3. Он обязателен для всех государственных органов управления, а также предприятий и предпринимателей, общественных объединений. В нем отражены меры государственной защиты интересов потребителей и государства путем разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

      ГОСТ  Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»3 применяется при оформлении организационно - распорядительных документов, устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

      ГОСТ  Р 51141 – 98  «Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения»4, дает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела.

      При написании данной курсовой работы использовались общенаучные методы исследований: системный, функциональный, анализа, сравнения, классификации, обобщения.

      Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

      Во  введении определены актуальность темы, практическая значимость, научная новизна, методы исследований, цель, задачи, предмет и объект исследования, так же источниковая база.

 

1. Общая характеристика процесса стандартизации

 
     

1. Стандартизация: определение, сфера  применения.

     Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом  Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг⁵.

     Стандарт - документ, в котором в целях  добровольного многократного использования  устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения⁶.

     Суть  стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных, государственных, отраслевых стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций.

     Цель  стандартизации – достижение оптимальной  степени упорядочения в той или  иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

     Хоть  стандартизация и осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако, следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной разработке и исполнению, сокращает затраты на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой.

     Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

     Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты  на отдельные документы (например, отчет  о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)⁷, так и на унифицированные системы документации.

     Государственные стандарты предназначены также  для обеспечения качественного  внешнего вида документов. Это достигается  за счет закрепления места каждого  реквизита на поле документа в соответствии с последовательностью их заполнения и чтения.

     Рациональное  размещение реквизитов в документах позволяет максимально увеличить  «полезную» площадь, которая отводится  для текста – основного реквизита  документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют свои основные функции – фиксируют и сохраняют информацию в юридически значимой форме, служат свидетельством и доказательством определенных фактов и событий. Кроме того, соблюдение установленных правил обеспечивает эргономичность документов: они легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

     С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия  государственных стандартов на управленческую документацию.

     Документирование  управленческой деятельности ведется  на основе Унифицированной системы  организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой приходится работать как  специалистам управленческих структур, так и службам ДОУ независимо от направления деятельности организации и ее организационно- правовой формы.