Применение унификации и стандартизации в информационном обеспечении управления

     Каждая  управленческая функция реализуется  через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации¹².

     Системы документации могут быть функциональными  и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

     Но  всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и  распорядительная деятельность, которая  реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

     Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

     Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и  необходимо было провести унификацию этой системы документации.

     Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности¹³.

     Унификация  документов предполагает:

• установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
• разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
• разработку структур документов;
• создание общих синтаксических правил построения документов.

     При проведении унификации документов учитываются  все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки  и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры  технических средств.

     Результаты  проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации). 

     2.2. Виды унифицированных систем документации.

     В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду; ' унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

     На  каждую унифицированную систему  документации разработан государственный  стандарт.

     Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации¹⁴.

     Реквизит  документа - это обязательный элемент  оформления официального документа¹⁵, например подпись, печать, текст и т.д.

     Набор реквизитов официального письменного  документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа¹⁶.

     Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор  реквизитов.

     Состав  реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»¹⁷.

     В основе разработки унифицированных  текстов документов лежит метод  выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой  совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

     Однако, унификация документов в каждой системе, осуществляется путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.

     Формуляр-образец  документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»¹⁸.

     Таким образом, в каждой унифицированной  системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

     Формуляр  для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

     Формой  представления унифицированного текста может быть: трафарет, анкета, таблица.

     Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

     Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

     Таблица - разорванный текст, расположенный  по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

     В зависимости от уровня утверждения  унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

     — государственные (общероссийские);

     — отраслевые (ведомственные);

     — субъектов Российской Федерации;

     — формы документов объединений, предприятий, организаций. 

     2.3. Характеристика альбома унифицированных форм

     и табеля форм документов.

     Все унифицированные формы документов группируются в альбом унифицированных форм документов.

     По  мере необходимости в альбом унифицированных  форм документов вносятся изменения  и дополнения.

     Альбом  унифицированных форм документов - это сборник эталонных унифицированных  форм документов, применяемых для документирования деятельности учреждения¹⁹.

     Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере  деятельности задачами и расположенных  в определенном порядке на носителе информации²⁰.

     Цель  разработки альбома унифицированных  форм документов - регламентация формы  и содержания документов, используемых в деятельности учреждения.

     Этапы разработки альбома унифицированных  форм документов:

• определение назначения альбома;
• -определение структуры альбома и состава документов, включаемых в альбом;

     -классификация  документов в соответствии с  выбранной структурой;

     -распределение  форм документов на уже унифицированные  и нуждающиеся в унификации;

     -унификация  форм документов (разработка УФД  и сбор УФД);

     -формирование  альбома унифицированных форм;

     -разработка  методических материалов по ведению  альбома;

     -согласование  альбома с табелем, с заинтересованными  должностными лицами и структурными  подразделениями;

     -редактирование  и удостоверение (подпись, утверждение)²¹.

      В число функций, выполняемых службой  ДОУ, входит совершенствование форм и методов работы с документами, и в рамках этой функции служба ДОУ занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности учреждений как по составу, и по форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.

      Положения о необходимости разработки Табеля форм документов содержится в проекте новой Государственной системы документационного обеспечения управления.   

     Табель  содержит:

     - формы документов, утвержденные  нормативными правовыми актами  Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной  власти;

     - формы документов, утвержденные  нормативными правовыми актами  органов власти и управления субъектов РФ;

     - формы внутренних документов, применяемые  в организации, включенные в  Общероссийский классификатор управленческой  документации;

     - формы внутренних документов, утвержденные  локальными нормативными правовыми  актами данной организации;

     - формы документов, отражающие устойчивую  практику документирования, применение  которых основано на сложившихся  традициях.

      Разработка  табеля позволяет решить одновременно несколько задач, это:

     -оптимизация  состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

     - классификация применяемых в  деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

     -унификации  состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов исключение  из форм документов дублирующих показателей;

     -унификация  и нормативное закрепление процедуры  подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

     -упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных  информационных технологий и оптимизации документооборота  организации.