Применение унификации и стандартизации в информационном обеспечении управления

     УСОРД содержит государственный  стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и  применению. Государственный стандарт⁸ на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, ныне действующая введена постановлением Госстандарта России в 2003г.

     Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

     Применение  УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     ГОСТ  распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

     Настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;
• требования к оформлению реквизитов;
• требования к бланкам и оформлению документов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

     В приложениях к указанному ГОСТу  приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

     Кроме унифицированных форм и унифицированных  систем документации Госстандарт еще  и утвердил ряд государственных стандартов, обязательных к применению в делопроизводстве.

     ГОСТ 17914-72⁹ разработан с целью установления требований к оформлению дел постоянного и длительного сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.

     ГОСТ  Р 51141-98¹⁰ нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле и их определения. В стандарт включены 140 терминов, называющих общие понятия в делопроизводстве, термины, необходимые при документировании, организации работы с документами. Применение стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, в специальной литературе по делопроизводству.

     В ГОСТ 9327-60¹¹ установил форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее, подготовки документов. В соответствии с ним в управленческой практике нашей страны основным форматом бумаги является формат А4(210х297мм).

     Так же с целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, в которую вошли: ГОСТ 6.38–72 «Основные положения», устанавливающие общие требования к стандартизации документов;

     ГОСТ 6.39–72 «Формуляр-образец», устанавливающий типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, например положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо. 
 

2. Методы  стандартизации.

     В зависимости от поставленных целей  и решаемых задач используют различные  методы стандартизации.

     К методам стандартизации относятся:

• упрощение (симплификация). Симплификация – это метод стандартизации, который заключается в сокращении типов изделий в рамках определенной номенклатуры до такого числа, которое является достаточным для удовлетворения существующей потребности на данное время.
• упорядочение (систематизация и классификация) объектов стандартизации. Упорядочение объектов стандартизации является универсальным методом в области стандартизации продукции, процессов и услуг. Упорядочение как управление многообразием связано, прежде всего, с сокращением этого многообразия. В него входят систематизация и классификация. Систематизация заключается в расположении в определенном порядке и последовательности, удобной для пользования. Наиболее простой формой систематизации является расположение систематизируемого материала в алфавитном порядке (в справочниках, библиографиях и т. п.). Классификация заключается в расположении предметов и понятий по классам и размерам в зависимости от их общих признаков. В качестве международной системы принята универсальная десятичная система (УДК). Классификация и систематизация предполагает кодирование информации. Кодирование - группирование по определенным правилам объектов или групп объектов и присвоение им кодов, позволяющее заменить несколькими знаками (или символами) наименования этих объектов. Коды позволяют идентифицировать объекты наиболее коротким способом (минимальным количеством знаков), способствуя повышению эффективности сбора, учета, хранения и обработки информации.
• параметрическая стандартизация. Параметрическая стандартизация применяется для установления рациональной номенклатуры изготавливаемых изделий с целью унификации, повышения серийности и развития специализации их производства. Для этого разрабатывают стандарты на параметрические ряды этих изделий. Параметрическим рядом называют закономерно построенную в определенном диапазоне совокупность числовых значений главного параметра машин (или других изделий) одного функционального назначения и аналогичных по кинематике или рабочему процессу.
• унификация, (от лат. unio – единство и facare – делать, т. е. приведение чего – либо к единообразию, к единой форме или системе) – это приведение объектов одинакового функционального назначения к единообразию (например, к оптимальной конструкции) по установленному признаку и рациональное сокращение числа этих объектов на основе данных об их эффективной применяемости. Унификация согласно определению, данному комитетом ИСО/СТАКО, – это форма стандартизации, заключающаяся в объединении одного, двух и более документов (технических условий) в одном с таким расчетом, чтобы регламентируемые этим документом изделия можно было взаимозаменять при употреблении.
• типизация - метод стандартизации, заключающийся в установлении типовых объектов для данной совокупности, применяемых за основу (базу) при создании других объектов, близких по функциональному назначению.

     Принципиальное  отличие унификации от других методов стандартизации состоит в том, что в процессе унификации предполагается внесение изменений в конструкцию изделия или иного объекта унификации с целью увеличения его применяемости и снижения, тем самым, его себестоимости с одновременным повышением качества. 

3. Уровни  стандартизации.

     Уровень стандартизации различается в зависимости  от того, участники какого географического, экономического, политического региона  мира принимают стандарт.

     Стандартизация  осуществляется на разных уровнях:

• международная стандартизация;
• региональная стандартизация;
• национальная стандартизация;
• административно-территориальная стандартизация.

Если  участие в стандартизации открыто  для соответствующих органов  любой страны, то это международная стандартизация

     Региональная стандартизация — деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира.

     Национальная  стандартизация — стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики (например, на уровне министерств), на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий (фабрик, заводов) и учреждений.

      В развитых странах действуют свои национальные органы стандартизации. К ним относятся:

        в США – Американский национальный институт стандартов и технологии (NIST). Там федеральные стандарты разрабатывают авторитетные организации, аккредитованные NIST. Наиболее известные из них: Американское общество по испытаниям и материалам (АSТМ); Американское общество по контролю качества (АSQС); Американское общество инженеров-механиков (АSМЕ); Объединение испытательных лабораторий страховых компаний, Общество инженеров-автомобилестроителей (SАЕ), Институт инженеров по электротехнике и электронике (IЕЕЕ) и др.;

      в Великобритании – Британский институт стандартов (BSI);

      во Франции – Французская ассоциация по стандартизации (AFNOR);

      в Германии – Немецкий институт стандартов (DIN). Решением Президиума DIN создано Германское общество по маркированию продукции (DQWK), которое и занимается организацией, управлением и надзором за системами сертификации продукции на соответствие требованиям стандартов DIN (или международных). Информационным обеспечением  занимается Информационный центр технических правил (DITR). В настоящее время развивается сотрудничество DIN с Госстандартом России. Несколько лет работает совместное предприятие DIN, Госстандарта России и Союза технического надзора Берлин-Бранденбург – «Общество по сертификации в Европе» (GZE);

      в Японии – Японский комитет промышленных стандартов (JISC);

      в Швеции – Шведская комиссия по стандартизации (SJS);

      в Дании – Датский совет по стандартизации (DS);

      в Норвегии – Норвежский союз стандартизации (NSF);

      в Финляндии – Финляндская ассоциация по стандартизации (SFS);

      в Малайзии - Малайзийский институт стандартов и промышленных исследований (СИРИМ);

      в Таиланде - Таиландский институт промышленных стандартов (ТИСИ);

      в Индонезии - Национальный Совет по стандартизации Индонезии (ИСС).

     Стандартизацию, которая проводится в административно-территориальной  единице (провинции, крае и т.п.), принято  называть административно-территориальной стандартизацией. 

 

      II. Процесс унификации, как основной метод стандартизации. 

     2.1. Понятие «унификация».

     Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

     Работа  по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

      Основными принципами унификации документов являются:

• унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
• единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
• комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
• информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
• сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
• стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
• сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
• экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

     Унификация  документов производится в целях  сокращения количества применяемых  в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

     Управленческая  деятельность любой организации  характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд  типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и  отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.