Применение унификации и стандартизации в информационном обеспечении управления

      Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов учреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

      Наряду  с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.

      В текущей деятельности организации  Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителем учреждения.

      Разработка  и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Процедура разработки табеля и альбома форм – это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков. Поэтому многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.

      В процессе ведения табель и альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя учреждения.

     Таким образом, рассмотрев унификацию, виды унифицированных систем документации и альбом унифицированных форм документов можно сказать что унификация необходима для того чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления документов, а так же максимально сократить количество и объем документов.

      Заключение

     Стандартизация  и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в  структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов; сокращение документопотоков; повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации

     Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.

     С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

     Унификация  оправдана прежде всего с экономической стороны: составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации

     Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

      Экономическая эффективность стандартизации проявляется при различных формах собственности и во всех сферах – в научных исследованиях и опытно–конструкторских работах, при проектировании изделий, подготовке их производства, в процессе производства, обращении (реализации), эксплуатации и утилизации продукции. 
 

     Опубликованные  источники. 

1. О техническом регулировании. федер. закон от [27.12.2002] № 184 – ФЗ
2. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. - М., 1972.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».-М.:ИПК Издательство стандартов, 2003.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
5. ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

     Список  литературы

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2003. – 408 с.
2. Кузнецова Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2006. – 341с.
3. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001//Делопроизводство. 2003 № 3
4. Пшенко А.В. Системы документации в организации// Секретарское дело.-2004.-№ 4.-С. 10.
5. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы // Делопроизводство. 2006. № 4. с 8-14
6. Рысков О.И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов//Делопроизводство. 2005.№ 2. с 54-59;
7. Сокова А.Н. Делопроизводство предприятия в системе управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000 и стандартов России // Делопроизводство. 2001. N 2. С. 34-39;
8. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. – М.: «Дело», 1999. – 180 с.;
9. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводство.-2001.-№ 1.-С. 8.
10. Информационные ресурсы России. М.: Министерство РФ по связи и информатизации, 2000. – 210 с.;