Виды унифицированных текстов, их назначение

     МИНОБРНАУКИ РОССИИ

     Филиал

      федерального  государственного бюджетного образовательного учреждения

     высшего профессионального образования

     «Российский государственный гуманитарный университет»

     в г. Георгиевске Ставропольского  края

     (Филиал  РГГУ в г. Георгиевске) 
 

     Специальность

     «Финансы  и кредит» 
 

     Нехаева Ульяна Михайловна

     Виды  унифицированных текстов, их назначение.

     Контрольная работа по Документальному обеспечению управления

     Студентки 3 курса заочного отделения 
 

      

     ПРОВЕРИЛ:

     ________________

     ________________ 
 
 
 
 
 
 

     г. Георгиевск  2012

     СОДЕРЖАНИЕ  

     Введение                                                                                                                 3 

     1.Основные этапы построения унифицированных систем                                5

     2. Этапы разработки унифицированных систем ОРД                                        6

     2.1. Связь унификации с использованием  АСУ                                               11

     3. Виды унифицированных текстов и порядок разработки                             15

     Заключение                                                                                                           18                                                                                                        

     Список  источников и литературы                                                                   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     В современных условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей  в сфере управления, возросших  требований к оперативности принятия управленческих решений особое значение придается совершенствованию документационного обеспечения управления и созданию унифицированных систем документации различного уровня. Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации является унификация текстов документов.

     Тенденция к унификации текстов документов - исторически обоснованный, объективный  процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов:

     конкретных  официальных взаимосвязей, которые неизбежно возникают в деятельности любой системы управления и регламентируются правовыми нормами. Автором и адресатом документа в данном случае выступает учреждение, организация, предприятие, должностное или частное лицо, обратившееся в учреждение;

     тематической  ограниченности круга решаемых учреждением  вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

     повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах.

     Актуальность  выбранной темы обусловлена тем, что унификация текстов рассматривается  в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многоаспектного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

     Поскольку документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, то при унификации текстов документов необходимо, прежде всего, установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим предварительным условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.

     Унификация  текстов документов - лишь одна относительно самостоятельная часть единого процесса совершенствования документации управления на определенном уровне и управления в целом. Поэтому при проведении унификации текстов необходимо учитывать современные разработки в области создания унифицированных систем документации, в частности Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), общесоюзные классификаторы технико-экономической информации и опираться на нормы, устанавливаемые Госстандартом по информационному обеспечению автоматизированных систем управления.

     Цель  написания данной работы заключается в изучении особенностей структуры текстов различных документов, видов унифицированных текстов и их назначении.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     1. Рассмотреть особенности структуры  текстов различных документов;

     2. Изучить виды унифицированных  текстов их назначение. 
 
 
 
 
 

     1. Основные этапы построения унифицированных систем

       Можно выделить основные этапы  построения унифицированных систем:

     - выявление уровня системы;

     - максимальное выявление задач системы, обслуживаемой документацией, построение «дерева» целей;

     - максимальное выявление связей системы;

     - выявление информации, потребной для решения всех задач;

     - придание этой информации определённой документной формы на базе установленного таксономического ряда;

     - использование традиционных форм документации(принцип историзма), создание интегрированных форм.

     Унификация - это рациональное сокращение числа типов, видов и размеров изделий одинакового функционального назначения. Стандартизация отличается от унификации несколькими особенностями, основными из которых являются две: при стандартизации учитываются интересы всех заинтересованных сторон, и намеченное таким образом унифицированное решение становится нормой. Кроме того, государственная стандартизация обладает рядом особенностей, важных для рационализации документов в условиях их широкого распространения. К ним, в частности относятся: единообразие требований для всех органов управления; стабильность требований, которая исключает частую перестройку форм документов или правил их оформления; регистрация изменений требований стандартов и строгий порядок оповещения об этих изменениях; надзор за соблюдением требований стандартов, осуществляемый через систему госконтрольных лабораторий Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР (Госстандарта СССР). 
 
 
 
 

     2. Этапы разработки УСОРД

              Унифицированная система организационно-распорядительной  документации будет разрабатываться в несколько этапов. На первом этапе (срок ввода в действие- 1975г.) будет выполнено и обеспечено соответствующей документацией несколько задач данной функции на основании следующих критериев:

• актуальность, первоочерёдность задач для аппарата управления;       

     наличие сложившейся документационной базы, обеспечивающей реализацию задачи (официально регламентированной или традиционной);

• наибольшая связь с другими задачами и системами документации;

     наличие действующих или проектируемых  АСУ, решающих данную задачу.

             На основании перечисленных критериев  можно выбрать для первоочередной разработки следующие группы задач (условно их назовём подсистемами УСОРД):

          -управление подведомственными объектами;

          -усовершенствование работы аппарата управления;

          -обеспечение кадрами служащих аппарата управления;

          -контроль за исполнением документов.

          Каждая подсистема будет включать  перечни видов и разновидностей  документов, унифицированные формы, сборники трафаретных текстов.

     Кроме этих материалов в УСОРД войдёт комплекс нормативно – технических документов обеспечивающих применение системы: правовое обеспечение  функционирования документов в АСУ, порядок хранения документов в вычислительных центрах, требования к документам, по которым осуществляется автоматизированный контроль исполнения и другие.

     Одновременно  с разработкой УСОРД в некоторых институтах создаётся классификатор документов и показателей, на основании которого информация ОРД будет вводиться в машину.

     Главный методологический подход при проектировании УСОРД заключается в следующем: по каждой выбранной задаче выделяется основное действие и строится его модель, причем принимается во внимание альтернатива события на фоне основного типового действия. Все полученные таким образом модели наполняются необходимой документацией с набором показателей, обеспечивающих решение задачи.

     Унификация  наборов показателей, перечней документов, форм производится в первую очередь в пределах задачи (по цепочке документов), а затем и между задачами (цепочками документов).

     На  стадии обследования и при проектировании унифицированной системы документации мы исходим из следующих принципов:

     1.     Функциональность системы документации. Она заключается в том, что  границы и состав системы определяются, базируясь на определённых функциях  и соответственно задачах.

     2.     В УСОРД входят все относящиеся  к системе документы, а не только те, которые поступят непосредственно на машинную обработку. Этот принцип основан на том, что АСУ может базироваться лишь на рационально организованной документной системе, что внедрение АСУ должно вести к упорядочению всей системы документирования, а не только к созданию группы рационально организованной системы документации, предназначенной для машинной обработки.

     3.     УСОРД должна базироваться, ориентироваться  на упорядочение и рационализацию традиционно существующей системы документации. Этот принцип связан с тем, что в настоящее время ещё не сложились условия для замены документа другим видом носителя информации, а создание машиноориентированной системы документации, параллельной традиционной, резко увеличит объём документооборота. Поэтому мы стремимся упорядочить, модернизировать традиционное документирование и приспособить документы для обработки на ЭВМ и других автоматизированных устройствах.

     4.     Поскольку УСОРД со временем  получит повсеместное применение, предлагаемые унифицированные документы должны быть пригодны как для машинной обработки, так и для традиционной, ручной, то есть ориентированные на машину формы должны иметь текст.                               

     Соблюдение  этого принципа позволит применить  унифицированные формы, как в автоматизируемой части системы управления, так и в неавтоматизируемой. Причём в последнем случае эта документация будет являться основанием для последующего проектирования автоматизированных систем обработки данных.

     5. УСОРД на первой стадии будет приспосабливаться для ввода в машину через промежуточный носитель – перфорацию. В соответствии с ним вся необходимая информация, заключённая в документах, должна быть классифицирована и закодирована.

     При проектировании унифицированных форм документов мы исходим из метода единого формуляра, который рассматривается в настоящее время как наиболее прогрессивный и применяется при унификации систем документации в нашей стране и за рубежом. Он заключается в построении единой модели для групп взаимосвязанных документов и в широком применении бланков, разработанных на основе этой модели.