Виды вторичных документов

Введение

     В середине ХХ века стало заметно увеличение объема информации, значительно выросли документные потоки и массивы. В развитии общества наступил период, который получил название информационный взрыв (кризис). Все чётче проявляются противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими мощными потоками и массивами различных документов. В данных условиях возрастает значение документов, созданных в результате аналитико-синтетической переработки значительного количества источников информации. Главное назначение таких документов, называемых вторичными,  - производить новое знание на основе переработки имеющейся информации.

     Однако  переработка первичной информации может происходить  различными способами. Вследствие этого полученные документы будут отличаться не только объемом, но и способом представления информации первоисточника. Очевидно, что способ представления материала первичного документа зависит от той функции, которую вторичный документ будет выполнять: в одном случае требуется довольно полная информация о первоисточнике, в другом читателю будет достаточно информации о названии документа и авторском коллективе, работавшем над данным документом. Поэтому в связи с постоянным увеличением количества документальной информации проблема разграничения и дальнейшего изучения видов вторичных документов становится всё более и более актуальной.

     Аналитико-синтетическая  переработка информации может быть связана как со свертыванием (уменьшение физического объема сообщения) информации первоисточника, так и с её развертыванием (увеличение объема сообщения). Виды вторичных документов, связанные со свертыванием информации первоисточника - индексы, рецензия, библиографическая запись, аннотация, реферат, конспект, пересказ, тезисы, перевод, резюме и др., с развертыванием – обзоры.

     Целью настоящего реферата является раскрытие  наиболее существенных признаков каждого  вида вторичной информации. В связи  с этим возникает необходимость  решения ряда задач, таких как  анализ литературы по теме «виды вторичных документов», сравнение различных подходов  к проблеме изучения и разграничения результатов аналитико-синтетической переработки информации, определение наиболее значимых признаков каждого вида вторичных документов. 
 
 

1. Основные виды вторичных документов
1. Индексы

     «Под  индексированием понимают описание содержания документов и запросов с помощью того или иного информационного языка (ИПЯ)» [Блюменау, 2002, с. 34]. ИПЯ— это искусственный язык, он  создается на базе естественного языка.

     В результате индексирования мы получаем поисковый образ документа (ПОД) или, соответственно, поисковый образ запроса (ПОЗ), представленный в виде индекса. На его основе составляется поисковое предписание (ПП).

       Индексы служат для того, чтобы помочь потребителю информации найти нужный текст среди множества других.  Индексированию может подвергаться как целый документ, так и какая-либо его часть. Отличительной особенностью  данного вида вторичных документов является опущение второстепенных предметов или тем, поэтому при поиске не найденными остаются те тексты, для которых предмет или тема информационного запроса является не главной, а второстепенной. [Зупарова, 2008]

     Д.И.Блюменау выделяет 3 основных принципа индексирования — классификационный, предметизационный и библиографического описания.

1. Принцип библиографического описания, в его основе лежит использование элементов библиографического описания документов для того, чтобы их можно было найти по содержательным и (или) формальным признакам в массивах документов.
2. Классификационный принцип, в его основе лежит использование так называемых таблиц классификаций, с помощью которых каждому индексируемому документу присваивается тот или иной индекс классификации (иногда несколько индексов). Данный принцип индексирования обеспечивает возможность организации информационного поиска «от общего к частному», т.е. от целого к части, от рода к виду.
3. Предметизационный принцип, в его основе лежит представление  содержания документа с помощью алфавитного перечня лексических единиц, называемых предметными рубриками. Предметные рубрики, подрубрики  и предметные записи здесь представлены в виде индексов и выражаются через отдельные слова,  словосочетания, аббревиатуры  и сокращения. [Блюменау, 2002]

2. Рецензия

     Рецензия  — это результат рассмотрения научных статей и монографий учёными-специалистами в той же области (отсюда название в некоторых языках — «рассмотрение коллегами», «равными»: англ. peer review, исп. revisión por pares). Цель рецензирования до публикации — удостовериться и в необходимых случаях добиться от автора следования стандартам, принятым в конкретной области или науке в целом. Публикации произведений, не прошедших рецензирования, часто воспринимаются с недоверчивостью профессионалами во многих областях. 

     Рецензирование используется издателями для отбора и оценки представленных рукописей. После публикации рецензирование может быть использовано в качестве рекламы публикации, в этом случае, в отличие от предыдущего, рецензия также публикуется в открытой печати. 

     Обязательному рецензированию подвергаются также  диссертации на соискание учёных степеней, а нередко и дипломные  проекты выпускников высших учебных  заведений. Научно-исследовательскими организациями и вузами, а также  различными финансирующими организациями рецензирование проводится при оценке продуктивности учёных или для принятия решений о выделении средств на исследования, проводимые данными учёными. [Блюменау, 2002] 

3. Библиографическая запись

     «Библиографическая  запись – это элемент библиографической  информации, фиксирующий в документальной форме сведения о документе, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его состав и содержание в целях библиографического поиска».  [ГОСТ 7.76-96, с. 10]

     По  мнению Л.Б.Зупаровой, библиографическая запись - самый компактный, лаконичный, легко и быстро обозримый вторичный документ, который является свернутой моделью любого первоисточника. Библиографической записью определяются не только наиболее существенные внешние опознавательные признаки документа, позволяющие потребителю информации  выделить данный документ из множества схожих, но и определить основной предмет содержания документа, его основную тему и проблему, а также язык документа. [Зупарова, 2008]

     Библиографическая запись состоит из заголовка и  библиографического описания. Представляется целесообразным остановиться подробнее на вышеперечисленных составляющих библиографической записи.

     Заголовок располагается перед библиографическим  описанием и предназначен для  упорядочения и поиска библиографических  записей. «Обязательными элементами заголовка являются фамилия и инициалы автора (авторов); название произведения; вид издания; сведения о повторности издания; выходные данные – место издания, наименование издательства, год издания; фактическое количество страниц (с.), листов (л.)». [Румянцева, 2007 № 1, с. 25]

       «Библиографическое описание содержит необходимый и достаточный минимум сведений о документе, которые позволяют идентифицировать его в документальном потоке, т. е. отличить его от других документов». [Блюменау, 2002, с. 62]

  «Различают адресную и сигнальную функции библиографического описания: первая функция обеспечивает нахождение документа в документальном потоке, вторая — информирует о появлении того или иного документа. В последнем случае потребитель решает вопрос о необходимости обращения к документу». [Там же, с. 62] 
 

4. Аннотация и реферат: сравнительная  характеристика

        Реферат и аннотация – это  виды вторичных документов, в  которых сообщаются наиболее  важные сведения о первичных  документах, такие как информация об авторе, предмет изложения и его основные характеристики, отличительные черты первоисточника по сравнению со сходными по проблематике и др.

        « Осуществляя компрессию первоисточников,  аннотация и реферат делают это принципиально различными способами. Если аннотация лишь перечисляет те вопросы, которые освещены в первоисточнике, не раскрывая самого содержания этих вопросов, то реферат не только перечисляет все эти вопросы, но и сообщает существенное содержание каждого из них. Можно сказать, что аннотация лишь сообщает, о чем написан первоисточник, а реферат информирует о том, что написано по каждому из затронутых вопросов. Отсюда следует, что аннотация является лишь указателем для отбора первоисточников и не может их заменить, в то время как реферат вполне может заменить сам первоисточник, так как сообщает все существенное содержание материала». [Маркушевская, 2008, с. 6] 

1. Аннотация

             Аннотация (от лат.annotatio - замечание) – это краткая характеристика содержания документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей. В аннотации в самом общем виде раскрывается тематика документа без полного раскрытия ее содержания.   Аннотация дает ответ на главный вопрос любого потребителя информации: о чем говорится в первичном источнике информации.

           В аннотации указывают только  самые важные признаки содержания  документа, т.е. те, с помощью  которые можно выявить назначение  документа, его новизну, отличить  его от других, близких к нему  по тематике и целевому назначению.

           При составлении аннотации не следует пересказывать содержание документов (выводы, рекомендации, фактический материал). Нужно свести к минимуму использование сложных оборотов, употребление личных и указательных местоимений. [Маркушевская, 2008]

     Согласно  ГОСТ 7.9-95 «Реферат и аннотация. Общие требования», аннотации выполняют следующие функции:

1. Дают возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность и решить, следует ли обращаться к полному тексту документа (поисковая функция);
2. Предоставляют информацию о документе и устраняют необходимость чтения полного текста документа в случае, если документ представляет для читателя второстепенный интерес (коммуникативная функция);
3. Формируют положительное или отрицательное отношение к документу у потребителя информации (оценочная функция).

     Главные критерии языка аннотации - точность и конкретность, в ней не должно быть вводных конструкций и общих  фраз, каждое предложение должно быть максимально информативным; нежелательно повторять сведения, уже имеющиеся в библиографическом описании (название работы, фамилия автора, вид издания, год выпуска). При наличии в названии малоизвестных массовому читателю терминов необходимо их разъяснять.

     С.А.Румянцева  отмечает, что «как форма представления информации аннотация (подборка аннотаций) часто используется в том случае, когда нужно представить краткий обзор литературы, изданной по соответствующей теме за определенный период». [2007 № 1, с. 25] 

2. Реферат

     В соответствии с ГОСТ 7.9-95 «Реферат и  аннотация. Общие требования», реферат (от лат. «refero», что означает «сообщаю»)  представляет собой краткое точное изложение содержания документа, включая его основные фактические сведения и выводы. Реферат  должен дать читателю объективное представление о первичном документе, изложить наиболее существенные моменты его содержания.

     Цель  реферата – дать читателю относительно полное представление о затронутых в первоисточнике вопросах и проблемах  и освободить потребителя информации от чтения самого первоисточника в  том случае, когда документ представляет для читателя второстепенный интерес.

     В реферате не используются рассуждения  и исторические экскурсы. Информация излагается точно, кратко, без искажений  и субъективных оценок. Краткость  достигается во многом за счет использования  терминов, а также применения таблиц, формул, иллюстраций.

     Изложение реферата должно отличаться предельной точностью, что достигается за счет экономной, емкой структуры предложения(отсутствие общих фраз) и правильного употребления терминов. Они помогают с максимальной точностью передать содержание первичных документов. Для краткости можно использовать сокращение терминов, что позволяет достичь значительной экономии места без ущерба для содержания.