Влияние научно-технического прогресса на обеспечение длительной физико-химической сохранности документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

                                           Факультет «Международный» 

                          Кафедра «Русский язык как иностранный» 

                                               Заочное отделение 
 
 
 

                       КУРСОВАЯ РАБОТА  

 по дисциплине: «Архивоведение». 

 на тему:              «Влияние научно-технического прогресса на обеспечение

                               длительной физико-химической сохранности  документов». 
 

 выполнила         Кулакова Татьяна Петровна

 группа                МЗДУ-51

 специальность  Документоведение и документационное обеспечение

                            управления.

 курс                    5

 шифр                 063736

 адрес                  г. Ессентуки ул. Шмидта-70а 
 

 Научный руководитель:

 Ст. преподаватель  Горбачёва М.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                  Ростов-на-Дону                                                                        

                                                        2011 год

                                      Содержание 

              Введение

Глава 1.   Теоретические основы.                                                                        

          1.1  Понятие «текст», «документ», «информация».

Глава 2.   Современные носители и способы закрепления    

                информации.

       2.1 Классификация современных материальных

              носителей.

Глава 3.   Обеспечение сохранности документов.

       3.1 Создание оптимальных условий хранения документов.

       3.2 Размещение документов в хранилище.

           Топографирование.

       3.3 Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование

            и упаковка дел.

       3.4 Обеспечение физико-химической сохранности

           документов.

       3.5  Проверка наличия и состояния дел.

Глава 4.  Влияние НТП на сохранность архивных документов.

       4.1 Необходимость обеспечения длительности физико-

             химической сохранности архивных  документов.

         4.2 Информатизация архивного дела.

             Заключение

             Литература 
 

                                                                                          
 
 

                                                       Введение 

      Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время  – первый, кто имеет дело с  информацией, созданной в прошлом.  Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

      Государственные органы, органы  местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ.

     Задачей  архивистов остаётся сохранение  документов, отражающих особенности  деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

      Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

      Дифференцированный подход предполагает  выделение из общего объема  хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных  объектов на уровне фондов, частей  фондов, отдельных документов. Основой  для приоритетного выделения  являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность).

      Комплекс мероприятий по созданию  нормативных условий, соблюдению  нормативных режимов и надлежащей  организации хранения архивных  документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

     Нормативные  условия хранения архивных документов  обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

- созданием оптимальных  (нормативных) противопожарного, охранного,  температурно-влажностного, светового  и санитарно-гигиенического режимов  в здании и помещениях архива;

- применением  специальных средств хранения  и перемещения архивных документов.

    Основной  целью курсовой работы является  исследование проблемы обеспечения  сохранности архивных документов  как одного из главных направлений  работы архивов. От того насколько  верно была выбрана стратегия  хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

     В данной курсовой работе раскрыты следующие вопросы: понятие «текст», «документ», «информация», современные носители и способы закрепления информации, долговечность документа, способы обеспечения сохранности.

   
 
 
 

 Глава 1. Теоретически основы. 

            1.1 Понятие «текст», «документ», «информация».

      Текст – это речевое произведение, состоящее из ряда предложений, расположенных в определённой последовательности и объединённых в целое единством темы, основной мысли и с помощью различных языковых средств.

      Существует две основных трактовки  понятия «текст»: «имманентная»  (расширенная, философски нагруженная)  и «репрезентативная» (более частная). Имманентный подход подразумевает отношение к тексту как к автономной реальности, нацеленность на выявление его внутренней структуры. Репрезентативный – рассмотрение текста как особой формы представления знаний о внешней тексту действительности.[10]

      Основными признаками текста являются:

1. завершённость, смысловая законченность, которая проявляется в полном раскрытии замысла и в возможности автономного восприятия и понимания текста;
2. связность, проявляющаяся, во-первых, в расположении предложений в такой последовательности, которая отражает логику развития мысли; во-вторых, в определённой структурной организованности, которая оформляется с помощью лексических и грамматических средств языка;
3. стилевое единство, которое заключается в том, что текст всегда оформляется стилистически: как разговорный, официально-деловой, научный, публицистический или художественный стиль;
4. цельность, которая проявляется  во вместе взятых связности, завершённости и стилевом единстве.

 

      Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе

документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами  практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной информации в обществе.

       Документ – явление сложное  и древнее. Появление письменности  ознаменовало переход человечества  к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых  систем стало возможным отделить  информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующий передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

       В России термин «документ»  был введён Петром Первым именно  в значении «письменное свидетельство». На всём протяжении 18 века в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

       В конце 19 века наблюдается  тенденция к сужению границ  понятия «документ»: сначала оно  рассматривалось как любой предмет,  служащий для получения и доказательства, затем – как письменное свидетельство, подтверждающее определённые правовые отношения.

       В начале 20 века  бельгийский учёный  Поль Отле в Международном  институте документации уже использовал  «документ» как термин, объединяющий  всю зафиксированную на различных   носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощённый в материальной форме.

       На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документо-

ционном  процессе.

       За длительный исторический период  значение понятия «документ»  постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

       Официальная формулировка в законодательстве  РФ: документ – материальный носитель  с зафиксированной на нём в  любой форме информацией в  виде текста, звукозаписи, изображения  и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.[9] 

       Понятие «информация».

        Информация - это некоторая последовательность (налицо упорядоченность) сведений, знаний, которые актуализируемы (получаемы, передаваемы, преобразуемы, сжимаемы или регистрируемы) с помощью некоторых знаков (символьного, образного, жестового, звукового, сенсомоторного типа). Это приращение, развитие, актуализация знаний, возникающее в процессе целеполагающей интеллектуальной деятельности человека. Никакая информация, никакое знание не появляется сразу - этому предшествует этап накопления, осмысления, систематизации опытных данных, взглядов. Знание - продукт такого процесса. Мышление - необходимый атрибут такого процесса. Информация может существовать в пассивной (не актуализированной) и активной (актуализированной) форме.