Влияние научно-технического прогресса на обеспечение длительной физико-химической сохранности документов

    Следует констатировать, что в течение ряда лет происходило во многом стихийное развитие информатизации государственных архивных учреждений, что было обусловлено прежде всего отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных. Поэтому создание перечисленных компонентов информатизации и их внедрение в практику отвечает интересам архивных учреждений Российской Федерации. Настоящая Концепция и разрабатываемая на основе ее положений Программа информатизации позволят перейти к планомерной и методически обоснованной работе по информатизации архивного дела России.

    Вопрос  о путях совершенствования технологий обеспечения длительности физико-химической сохранности возник одновременно с созданием архивов как таковых и остается актуальным по сей день. Помимо потребностей самих архивистов, мощным дополнительным фактором, активизирующем этот процесс, является потребность общества в ретроспективной информации.

    По  объему предоставляемой в различном  виде информации последнее десятилетие  было беспрецедентным в истории  архива. Наиболее показательно количество поступавших в архив запросов (1989 г. - 965, 1990 г. - 2574). Кроме того, в  резко изменившейся социально-политической и экономической обстановке необходимым условием успешного выполнения архивом своей роли в информационном обеспечении деятельности органов власти и управления, реализации социальных прав граждан, стала максимальная оперативность.

    С учетом тенденции к нарастанию объемов  и разнообразия тематики запрашиваемой  информации сложившаяся к 1991 г. система  научно-справочного аппарата ни по своему составу, ни по качеству не была способна осуществить эту задачу. Незначительное увеличение штатной численности не соответствовало значительно возросшему объему работ. Вследствие этого главной задачей в области информационного обеспечения стало определение приоритетных направлений, принципов и методов преобразования первичной архивной информации во вторичную, разработка новых эффективных систем поиска архивной информации.

    Коренные  политические и социально-экономические  преобразования в стране обусловили позитивные явления в архивном деле. Выполнение в 1993-1999 годах мероприятий  по развитию архивного дела, предусмотренных федеральными целевыми программами сохранения и развития культуры, способствовало созданию необходимого законодательного обеспечения архивного дела, значительному увеличению объема и видового состава Архивного фонда Российской Федерации, изданию документальных публикаций и справочников о хранящихся документах, обеспечению доступности архивов, а также удовлетворению потребностей государственных и иных институтов в архивной информации.

    Отмечается  значительно возросшая актуальность проблем обеспечения длительности физико-химической сохранности архивных документов. Внедрение новых технологий позволит решить такие задачи как:

    -модернизация  систем охранно-пожарной сигнализации  федеральных государственных архивов,  их технической оснащенности;

    -оборудование  хранилищ повышенной защитой;

    -оснащение  федеральных Государственных архивов  современными техническими средствами  хранения документов;

       -оснащение государственных архивов  высокотехнологичным оборудованием  для проведения реставрации, консервации и страхового копирования уникальных и особо ценных документов, их перезаписи на различные виды носителей;

    -реставрация  дел и консервационно-профилактическая  обработка кинофотофонодокументов, микроформ страхового фонда;

    -создание  страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов и на бумажной основе, кино-, фото-, фонодокументов;

    -перевод  кинодокументов, способных к самовозгоранию, на негорючую основу;

    -формирование  Государственного реестра уникальных  документов Архивного фонда Российской Федерации;

    -разработка  и осуществление мероприятий  по обеспечению устойчивого функционирования  учреждений системы Росархивав  чрезвычайных обстоятельствах;

    -подготовка  и проведение Всероссийского  смотра обеспечения сохранности  документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных, муниципальных и иных архивах.

    Решение перечисленных задач позволит достичь  таких результатов как:

    -повышение  уровня безопасности архивов  и архивных документов

    -создание  систем локальной безопасности, обеспечивающих гарантированную сохранность уникальных документов;

    -улучшение  сохранности документов, повышение  эффективности использования архивохранилищ;

    -увеличение  объемов и повышение качества  реставрации и страхового копирования  при одновременном снижении производственных издержек на проведение этих работ;

    -обеспечение  физической сохранности уникальных  и особо ценных документов  и микроформ страхового фонда;

    -сохранение  документной информации на случай  утраты или повреждения оригиналов  документов;

    -повышение  уровня пожарной безопасности хранения кинодокументов, сохранение аудиовизуальной информации;

    -организация  государственного учета наиболее  ценных документальных реликвий;

    -обеспечение  жизнедеятельности архивов, спасение  людей и документов в экстремальных  ситуациях;

    -повышение  уровня безопасности и улучшение  условий хранения архивных документов.

                     4.2 Информатизация архивного дела.

    Информатизация  архивного дела имеет главной  своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения  сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

    Среди основных задач ГАС Российской Федерации  важнейшей является обеспечение  права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

    Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

    Создание  комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию  федеральных архивов и использование  экспертных систем даст возможность  повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

    Создание  автоматизированного научно-справочного  аппарата, баз данных, содержащих электронные  копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

    Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

    Использование общероссийских и международных  стандартов при автоматизации открывает  российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

    Значительная  регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для  широкого использования принципа типизации  при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

    Второе  направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

    Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

    Четвертое направление - применение средств автоматизации  для проведения научно-исследовательских  и методических работ в государственных  архивах. Этому способствует использование  высокоэффективных общесистемных  и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

    Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного  обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

    Перечисленные направления информатизации тесно  связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

    Информатизация  архивного дела РФ базируется на следующих  основных принципах:

    - преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

    - преемственность в развитии автоматизированных  архивных технологий: каждая последующая  версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

    - системность в реализации технологических  и информационных решений как  одного архивного учреждения, так  и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

    - внутриотраслевая унификация методов  описания, представления, передачи  и обработки данных в электронной  форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;