Задачи и организация применения УСД и ОК ТЭСИ в ИОУ

- международные (региональные) стандарты;

- государственные стандарты РФ (ГОСТ);

- стандарты отраслей (ОСТ);

- стандарты предприятий (СТП);

- стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)[4].

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности ГОСТ Р 51141-98. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы (см. таблицу 1), в которой документы могут быть систематизированы по функциям и задачам; структурным подразделениям.

Таблица 1

Табель унифицированных форм документов

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации ГОСТ Р 51141-98.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т.д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

- состав реквизитов;

- требования к оформлению реквизитов;

- требования к бланкам и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Глава 3. ОК ТЭСИ в информационном обеспечении управления

Проблема создания единого информационного пространства приобрела особое значение в нашей стране уже в начале 70-х годов в связи с разработкой Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для целей планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Создание этой системы потребовало решения целого ряда важных вопросов. Среди них не последнее значение имел вопрос о разработке единых методических принципов построения информационного обеспечения ОГАС. Необходимо было установить единые требования к носителям информации, разработать единый язык формализованного описания данных, закрепить общие методические принципы организации технологического процесса обработки данных.

3.1 Цели, принципы и задачи ОК ТЭСИ

Одним из направлений решения этой важной задачи стала разработка Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Координация всех работ по созданию ЕСКК ТЭСИ и разработка основополагающих нормативно-технических и организационно-методических документов была возложена на Госстандарт СССР и Всесоюзный научно-исследовательский институт технической информации, классификации и кодирования (ВНИИКИ). Особенно активно работа по созданию ЕСКК ТЭСИ стала проводиться после принятия в 1971 году специального постановления Совета Министров СССР, в котором были определены учреждения и организации, ответственные за разработку классификаторов. Основная цель, которая ставилась перед ЕСКК ТЭСИ, являлась стандартизация информационного обеспечения процессов управления хозяйством страны на основе применения средств вычислительной техники и новых информационных технологий путем создания единого языка формализованного описания данных[5].

Изменения, происходящие в стране с начала 90-х годов, не только не сняли с повестки дня потребность в едином стандартном языке формализованного описания данных, но наглядно показали, что без этого языка невозможно создание единого информационного пространства не только России, но тем более обеспечение вхождения России в мировое информационное пространство. Руководствуясь этими соображениями, в стране была принята Государственная программа перехода РФ на принятую в международной практике систему учета и статистики, в составе которой был разработан специальный раздел "Развитие и применение Единой системы классификации и кодирования информации". Реализация Государственной программы была намечена на 1993 – 1995 годы. В этот период был проведен пересмотр ряда общесоюзных классификаторов и придание им статуса общероссийских классификаторов, велась разработка новых общероссийских классификаторов и основополагающих нормативно-методических документов по ЕСКК РФ.

Понимая значение классификаторов ТЭСИ как стандартного языка формализованного описания данных, Правительство РФ приняло 1 ноября 1999 года специальное постановление “О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации”, в котором определены организации, ответственные за дальнейшее развитие ЕСКК ТЭСИ, и закреплены общие принципы функционирования единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации:

– учет социально-экономических изменений в стране;

– открытость и общедоступность системы кодирования для пользователей в той части, которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну;

– автоматизация процесса обработки технико-экономической и социальной информации;

– обеспечение методического и организационного единства системы кодирования;

– комплексность системы кодирования, предусматривающая наиболее полный охват технико-экономической и социальной информации, используемой при межотраслевом обмене;

– постоянная актуализация ТЭСИ;

– обязательность применения системы кодирования при формировании государственных информационных систем и ресурсов;

– совместимость системы кодирования и других государственных информационных систем и ресурсов и их взаимодействие в едином информационном пространстве Российской Федерации на основе использования системы кодирования;

– гармонизация системы кодирования с международными и региональными классификациями и стандартами.

Основными задачами ЕСКК РФ являются:

– классификация и кодирование технико-экономической и социальной информации;

– упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей;

– обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании объектов ТЭСИ;

– создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;

– создание распределенного автоматизированного банка общероссийских классификаторов;

– создание комплекса взаимоувязанных общероссийских классификаторов и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;

– использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта работ по классификации и кодированию информации.

ЕСКК ТЭСИ состоит из совокупности общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности. Классификатор ТЭСИ представляет собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации[6]. Общероссийский классификатор (ОК) – классификатор, принятый Госстандартом РФ, входящий в состав ЕСКК ТЭСИ РФ и обязательный для применения на территории всей страны в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами.