Договірні відносини в туристичному бізнесі

• погодитися із запропонованими умовами та здійснити відповідну доплату у строки, що встановлені для оплати турпродукту;
• анулювати Замовлення без сплати штрафних санкцій.
• Здійснювати страхування туристів (медичне та від нещасного випадку) на підставі угод із страховиками.
• Оформляти, придбавати та передавати представникам Турагента виїзні документи туристів (проїзні документи, страхові поліси, ваучери), обов'язок по наданню яких лежить на Туроператорі і які підтверджують надання туристу турпродукта. Передача таких документів здійснюється в офісі Туроператора представнику Турагента не пізніше, ніж за 5 годин до початку туру або безпосередньо туристу в пункті початку туру. Відсутність у представника Турагента належним чином оформлених повноважень на отримання таких документів надає право Туроператору відмовити у видачі документів. Неповна чи несвоєчасна оплата Турагентом турпродукту надає право Туроператору відмовити у видачі таких документів.
• Здійснювати бронювання усіх видів послуг, що входять у замовлений турпродукт, за наявності можливості у Туроператора надати такі послуги та за умови виконання Турагентом обов’язку.
• Протягом 2-х робочих днів з дня бронювання (замовлення) послуг надавати Турагенту Підтвердження Замовлення у вигляді рахунку на оплату вартості турпродукта або у формі окремого документа про підтвердження. Форму Підтвердження Замовлення (рахунок на оплату чи окремий документ) обирає Туроператор.
• Відповідно до Замовлення Турагента, підтвердженого Туроператором, та на підставі зробленого бронювання послуг надавати турпородукт Турагенту для реалізації.
• Надавати Турагенту необхідну інформацію про турпродукти (відомості про маршрути, строки їх виконання, тарифи, ціни, документи та ін.).

На жаль в діючому на цей час  тексті договору відсутня деталізація  порядку розрахунків за агентським договором, що, відповідно призводить до зловживань, дебіторської і кредиторської  заборгованості. Слід, на нашу думку  прописати в договорі, окремою  статтею, що турагент здійснює повну  оплату замовленого турпродукту  згідно виставленого Туроператором  рахунку протягом трьох банківських  днів з моменту отримання рахунку, але в будь-якому випадку не пізніше ніж за один день до початку  подорожі. У випадку одержання  Турагентом рахунку за одну, дві  чи три доби до початку подорожі, строк оплати також становить  три банківські дні, але при цьому  Турагент повинен підтвердити своє зобов’язання (про сплату вартості туру протягом трьох банківських  днів) гарантійним листом. При несплаті коштів в строки, визначені в гарантійному листі, Турагент зобов’язаний сплатити Туроператору штраф у розмірі 30% (тридцять) відсотків вартості турпродукту  незалежно від сплати інших штрафних санкцій (за їх наявності).

Несвоєчасна, неповна оплата Турагентом вартості турпродукта наділяє Туроператора правом відмовити в наданні турпродукта, навіть якщо Турагент вже отримав  Підтвердження Замовлення. Така відмова  здійснюється Туроператором в односторонньому  порядку без повідомлення про  це Турагента, тобто тур вважається анульованим автоматично, якщо Туроператор  не повідомить Турагента про дійсність  туру.

У разі відмові Туроператора від  надання турпродукта за один день до початку туру через причини, зазначені  у відповідному пункті цього Договору, Турагент зобов’язаний сплатити штраф Туроператору в розмірі 100% (сто) відсотків від вартості турпродукту.

У разі належного виконання своїх  зобов’язань за Договором Турагент одержує винагороду. За виконання  зобов’язань в розмірі ____________ (________) відсотків від вартості турпродукту. Турагент утримує свою винагороду з  плати, отриманої від реалізації турпродукту клієнтам.

Усі види платежів по Договору провадяться  в гривнях.

Несвоєчасна чи неповна оплата Турагентом виставленого Туроператором рахунку  знімає з Туроператора всю відповідальність, пов'язану з виконанням зобов'язань  за цим Договором. У цьому випадку  Туроператор залишає за собою  право анулювати Замовлення Турагента  із застосуванням штрафних санкцій. Виставлений Туроператором рахунок  на оплату є відповідним письмовим  попередженням Турагента.

У разі, якщо Замовлення Турагента  було погоджено Туроператором, проте  Турагент не отримує рахунок на оплату, він повинен вживати необхідних заходів для отримання такого рахунку від Туроператора, оскільки турпродукт надається Турагенту  тільки після його оплати, якщо інше не передбачено цим Договором.

Турагент має право зменшити ціну реалізації турпродукту, встановлену  Туроператором в прайс-листах, виключно в межах і за рахунок своєї  агентської винагороди, передбаченої за реалізацію даного турпродукту.

У разі реалізації Турагентом турпродукту  за ціною, вищою ніж та, що встановлена  Туроператором, всі додатково отримані кошти залишаються у власності  Турагента.

В момент передачі Турагенту (туристу) туристичного ваучера та, при необхідності, інших документів, необхідних для  здійснення туристичної подорожі, Сторони  підписують акт наданих послуг, що підтверджує факт бронювання Туроператором  місць в готелі, транспортного  обслуговування, страхування туриста, а також факт повної оплати Турагентом замовлених у Туроператора послуг.

Протягом 5 (п’яти) робочих днів з  моменту завершення туру, Сторони  підписують акт наданих послуг, що підтверджує фактичне отримання  туристом послуг, які були замовлені  для нього Турагентом у Туроператора, а також відсутність фінансових та інших претензій у Сторін одна до одної.

Також вважаємо за необхідне додати деякі уточнення в розділ, що присвячений  відповідальності сторін, так у випадку  порушення (невиконання чи неналежного  виконання) своїх зобов'язань за цим Договором однією із Сторін, Сторона, що порушила свої зобов'язання, несе відповідальність відповідно до чинного законодавства України, а також виплачує іншій Стороні  неустойку.

Під невиконанням чи неналежним виконанням зобов'язань за Договором розуміється:

Для Турагента:

- надання неповного пакета документів  для оформлення туру;

- надання неправильно оформлених  документів чи документів, що  містять невірну інформацію;

- несвоєчасна чи неповна оплата  рахунків Туроператора;

- несвоєчасне анулювання, внесення  змін у Замовлення Турагента;

- ненадання туристам інформації  про загальні правила продажу  турпродукту, у т.ч. інформації  про умови здійснення подорожі, включаючи інформацію, зазначену  в тексті цього Договору;

- якщо не проведена перевірка  наявності та правильності оформлення  паспортних та візових документів  у туристів відповідно до цього  Договору;

- інше невиконання або неналежне  виконання умов цього Договору.

У випадку невиконання або неналежного  виконання зобов'язань по оплаті турпродукту (п.4.1.) Турагент зобов'язаний перерахувати Туроператору пеню в розмірі 0,5 % вартості турпродукту за кожен  день прострочення, якщо за ті чи інші порушення цим Договором не передбачено  інший розмір штрафних санкцій.

У випадку анулювання Турагентом раніше поданого Замовлення штрафні санкції для Турагента складають:

Строк відмови до початку туру Штраф

Від 21 (двадцяти однієї) до 15 (п’ятнадцяти) діб /25 (двадцять п’ять) відсотків від  загальної суми. Від 14 (чотирнадцяти) до 8 (восьми) діб/50 (п’ятдесят) відсотків  від загальної суми. Від 7 (сіми) до 2 (двох) діб/75 (сімдесят п’ять) відсотків  від загальної суми. 1 (одна) доба і менше, або неявка на рейс/100 (сто) відсотків від загальної суми туристичних послуг

Якщо це передбачено спеціальними тарифами авіаквитків на регулярні  авіарейси або спеціальними умовами  турів, то Турагент зобов’язаний відшкодувати і збитки, які перевищують штрафні  санкції, вказані в таблиці даного пункту. При цьому слід мати на увазі, що тариф авіаквитків на чартерні авіарейси є таким, що не повертається. І так далі.

Турагент несе повну відповідальність за наявність у туристів і правильність оформлення необхідних паспортних та візових документів на в’їзд і  виїзд в розмірі завданих Туроператору збитків і сплачує всі витрати, які виникають чи можуть виникнути  у Туроператора у зв’язку з  їхньою відсутністю.

Повний текст нового договору наводимо в додатку Б до даної курсової роботи. Також звертаємо увагу на необхідність і подальшого перегляду договорів, оскільки мінливість законодавства, ринкового оточення вимагає деталізації деяких аспектів договірних відносин, а особливо в період кризи.

3.2 Рекомендації  щодо комп’ютерного обліку договірної  діяльності

 

Автоматизована система  управління туристичного бізнесу та обліку договорів призначена для  автоматизації процесів контролю та налагодження обліку договорів туристичних  підприємств. Програмний комплекс об'єднує  функції розробки, накопичення, оформлення та обліку договорів. Перші аналогічні системи були випробовані і реалізовані на туристичних фірмах та в туроператорів Росії та країнах Балтії.[7, C.43]

Результати впровадження показали, що застосування оптимальних  алгоритмів обліку, календарного планування, реалізованих в системі, в умовах складних договірних відносин між партнерами по туристичному бізнесу та клієнтами  туристичної компанії дає сильну віддачу при комплексному вирішенні  завдань організації договірних відносин, управління інформаційними потоками, підготовки господарської  документації, оперативного календарного планування, диспетчеризації туризму  .

Розробки системи велися за безпосередньої участі керівників і фахівців туристичних фірм, що дозволило розробити сучасну  виробничу автоматизовану систему, яка об'єднує найкращі наукові  досягнення в галузі управління договірними  процесами і досвіду фахівців туристичних підприємств.

На даний момент система  об'єднує наступні АРМи (Автоматизовані робочі місця):

• турменеджерів комерційної служби;
• менеджера з підготовки договорів;
• диспетчерів турагенства;
• економістів;
• обліку виданих туристичних ваучерів;
• керівників служб готельного сервісу та транспортного обслуговування;
• договорів з клієнтами (агентських договорів).

Основні функції системи  :

1. Функції менеджерів  комерційної служби:

Ведення комерційних договорів  зі сторонніми організаціями на надання  туристичних послуг;

Облік інших підприємств;

Формування комерційних  пропозицій від сторонніх замовників і вимог;

Розрахунок попередньої  вартості туристичних послуг;

Формування попередніх кошторисів;

Контроль виконання туристичних  договорів;

Редагування договору;

Комерційна пропозиція за договором.

2. Опції туроператора:

Формування замовлень;

Розробка схеми маршруту;

Розробка структури договору;

Розробка і аналіз схеми  договору з авіакомпанією;

Розробка і аналіз схеми  договору з готельним господарством;

Розробка і аналіз схеми  договору з об’єктами громадського харчування;

Розробка і аналіз схеми  договору з автотранспортним підприємством;

Розробка і аналіз схеми  договору з рецептивним туроператором;

Розробка і аналіз схеми  договору з клієнтом тур фірми;

Прив'язка договору до схеми  маршруту;

Ведення архіву туристичних  договорів;

Облік виконання договірних зобов’язань партнерами;

Облік виконання договірних зобов’язань тур фірмою;

Розробка завдань для  підрозділів і служб туристичної  фірми, контроль за її виконанням;

Календар зустрічей, робіт, заходів рекламного характеру;

Календар бухгалтера тур  фірми.

3. Опції диспетчера турфірми:

Управління договорами ;

Додавання нового договору, зміна окремих умов договору;

Формування місячного  портфеля замовлень;

Формування плану роботи турфірми;

Формування завдань на виконання поточних технологічних  завдань турфірми;

Розподіл завдань між  менеджерами турфірми;

Розрахунок завантаження менеджерів;

Коригування планів з урахуванням  поточного стану фірми;

Формування звітів з договірної діяльності;

Плановий журнал замовлень.

4. Опції економіста:

Розрахунок нормативної  вартості робіт за договором;

Формування економічної  звітності по виконаних договорах.

5. Функції керівників  служб:

Формування консолідованої управлінської звітності по договірним відносинам;

План-факт виконання договорів;

Табличне подання та облік  договорів, графічне представлення  договірних відносин тур фірми:

Ведення статистики договорів.