Документационное обеспечение гостиничного дела в России

     Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

     Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

     Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

     На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

     Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

     Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора гостиницы передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

     Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

     После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

     В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

     Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

     Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

     Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.¹⁰

     В гостинице проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

     После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

     Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные: порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.

     После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

     Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской. 

     В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.

     Гостиница обычно имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

     Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной. 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Проведенная работа - результат изучения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России.

      Мы использовали исследования известных авторов в области делопроизводства -- Т.Н.Бондаревой, П.В.Веселова, М.Т.Лихачева, А.Н.Соковой, а также Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, подготовленную Комитетом по делам архивов. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и др.

      Настоящая дипломная работа содержит материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый -- это сами документы, второй -- делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В работе приводятся характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по документам и классификаторы.

      Основное внимание уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую помощь работникам управления в этом трудоемком деле.

      В первой главе рассмотрено состояние гостиничной инфраструктуры на территории РФ.  Во второй главе работы рассмотрены особенности документационного обеспечения предприятия, нормативно-правовое регулирование работы с документами

      В третьей главе были рассмотрены вопросы обеспечения документами предприятий предоставляющих туристические услуги, прием и размещение в гостиницах.

      Современные гостиницы, обслуживающие туристов, практически становятся полносервисными отелями. В сервисное обслуживание гостиничного хозяйства включается множество разнообразных услуг. Перечень услуг постоянно дополняется, видоизменяется и дифференцируется в зависимости от размеров гостиницы, её месторасположения, уровня комфортабельности и других причин. Тенденция развития гостиничной индустрии направлена на расширение спектра услуг в гостиницах различного назначения.

      Развитие гостиничной индустрии идет по линии увеличения и специализации гостиничных предприятий. Данный вид услуг, как и любой другой в сфере услуг требует информационного обеспечения. И здесь важным моментом является документационное обеспечение управления. В своей работе мы рассмотрели основные особенности документационного обеспечения работы предприятий в сфере предоставления туристических услуг.

      Сегодня индустрия гостеприимства представляет собой мощнейшую систему хозяйства региона или туристского центра и важную составляющую экономики туризма. Индустрию гостеприимства составляют различные средства коллективного и индивидуального размещения: отели, гостиницы, мотели, молодёжные хотели и общежития, апартаменты, туристские приюты, а также частный сектор, участвующий в размещении туристов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Биржаков М.Б. Введение в туризм. - СПб. 2000. - 192с.
2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. -- М., 1989. - 252с.
3. Бургонова Г.Н. Гостиничный и туристский бизнес. Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 1999. - 352с.
4. Веселов П.В. Вы -- секретарь. -- М., 1998. - 120с.
5. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. -- М., 1990. - 160с.
6. Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. -- М., 1961. - 612с.
7. Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика: Информационные материалы. -- 1986. -- № 2.
8. Глушков В.М. Основы безбумажной информации. -- М., 1982. - 552с.
9. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -- М., 1991. - 187с.
10. Гражданский кодекс РФ. Часть 1./ Принят Государственной Думой 21.10.1994г. - М.-СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1998. - 448 с.
11. Гуляев В.Г. Организация туристкой деятельности. Учебное пособие. - М.: Нолидж,1996. - 312 с.
12. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. -- М., 1975. - 228с.
13. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. -- Л., 1991. - 395с.
14. Зорин И.В., Квартальнов В.А. Менеджмент туризма: основы менеджмента. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 254с.
15. Зорин И.В., Квартальнов В.А Туризм как вид деятельности - М.: Финансы и статистика, 2001. - 204с.
16. Котлер Ф., Боуэн Дж. Мркетингю Гостеприимство и туризм: Учебник для ВУЗов/ Пер. с англ. под ред. Ноздревой Р.Б. -  М.: ЮНИТИ, 1998. - 787с.
17. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.
18. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. -- М., 1991. - 271с.
19. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. -- М., 1992. - 493с.
20. Научно-практический комментарий к Закону об основах туристской деятельности в Российской Федерации, Я.Е. Парций, Москва, Фонд "Правовая культура", 1998. - 87с.
21. Папирян Г.А. Менеджмент в индустрии гостеприимства. - М.: Экономика, 2000. - 211с.
22. Сенин В.С. Основы квалификационных требований к некоторым профессиям и должностям работников гостинично - туристического комплекса. - М. 1997. - 187с.
23. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -- М.: Приор, 1995. С. 124-131.
24. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. -- М., 1993.- 247с.
25. Спивак В.А.Делопроизводство. - Питер. - 2003. - 208с.
26. Стратегический менеджмент в туризме. - М.: Финансы и статистика, 1999. - 496с.
27. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. -- М., 1992. - 55с.
28. Туризм и гостиничное хозяйство/ Под ред. А.Д.Чудновского. - М.:ЭКМО, 2000. - 400с.
29. Уокер Д. Введение в гостеприимство. - М.: ЮНИТИ, 1998. - 463с.
30. Федеральный закон "Об основах туристской деятельности в РФ" от 14.11.1996г.// Собрание законодательства РФ. - 1996. - №49.- ст.5491.
31. Чудновский А.Д. Гостиничный и туристический бизнес. Учебник. - М.: Издательство ЭКМО, 1998. -168с.
32. Шадилова С.Н. Малый бизнес: С чегоначать и как его успешно развивать. - М.: Дело и сервис, 1998.  С. 17- 18.
33. Шапкин А.С., Шапкин В.А. Теория риска и моделирование рисковых ситуаций. - М: Дашков и Кº, 2007. - 640 с.