Автоматизация бухгалтерского учета

       Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется также в журнале-ордере №6. В бухгалтерском балансе задолженность  перед поставщиками и подрядчиками отражается в пассиве по строке 621 «поставщики и подрядчики», которая включается в итог строки 620 «кредиторская задолженность». Задолженность поставщиков и подрядчиков перед организацией отражается в активе по строке 240 «дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течении 12 месяцев после отчетной даты)» и по строке 230 «дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)».

       Аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками  ведется в ведомости №16 (Приложение М). Синтетический учет в журнале-ордере №11 (Приложение Н) на основании которого по окончании месяца составляется главная книга организации (Приложение П). В бухгалтерском балансе задолженность покупателей и заказчиков перед организацией отражается в активе по строке 241 «покупатели и заказчики», которые включаются в итог строки 240 «дебиторская задолженность», платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты.

       Задолженность организации перед покупателями и заказчиками по полученным от них авансам отражается я в пассиве по строке 625 «прочие кредиторы», которые включаются в итог строки 620 «кредиторская задолженность».

 

        2. Пути совершенствования организации  автоматизированного бухгалтерского учета 

       Для ведения бух учета в ООО «Вятско-Полянский Агроснаб» используется программа 1С: «Предприятие 7.7», которая была ведена в эксплуатацию в 2007 году.

       Данная  программа была введена для автоматизации учета на предприятии. Она предназначена только для расчетов, а не для анализа. Кроме того в конфигурации не предусмотрены расчеты возможности расчета заработной платы и кадрового учета.

       Я предлагаю внедрить программу 1С: «Предприятие 8.1», вместо 1С: «Предприятие 7.7», так  как она может заменить всю  платформу 1С: «Предприятие 7.7».

       Ведение 1С: «Предприятие 8.1» позволит автоматизировать учет по всем участкам учета.

       Программный продукт "1С: Предприятие 8.1» содержит дополнительные функции, обусловленные особенностями управленческого и бухгалтерского учета на предприятии: ведение бухгалтерского учета в соответствии с Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг); ведение учета материалов и товаров в соответствии с особенностями организаций и др.

       Важной задачей при исследовании автоматизации учета на предприятии является проведение аудита ИС. Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

       Аудит ИС направлен не столько на проверку достоверности бухгалтерской отчетности и соответствия учетных процедур, сколько на предотвращение негативных явлений в деятельности информационной системы, анализ и прогнозирование её состояния, управления рисками в ИС.

       В цели аудита информационной системы  входит:

       · Оценка рисков в ИС

       · Содействие предотвращению и смягчению  последствий сбоев в ИС

       · Контроль за деятельностью ИС

       · Правильная организация управления ИС

       Ввиду важности этого вопроса необходимо провести аудит ИС в ООО «Вятско-Полянский Агроснаб», а именно, выявить нарушения в деятельности ИС, оценить риски, связанные с этими нарушениями, и предложить способы управления существующими рисками.

       Аудит следует начать с функционального аспекта бухгалтерской системы. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив). Чтобы следить за всем этим на предприятии должен работать аудитор, который бы регулярно проверял БУИС. В ООО «Вятско-Полянский Агроснаб» это не организовано.

       При работе компьютеров на предприятии  редко, но бывают остановки и сбои в функционировании программы. Эту  проблему решается либо вызовом представителя  компании-разработчика программы на предприятие, либо самостоятельной доставкой компьютера в данную компанию для исправления неполадок. Обычно при этом работа на компьютерах приостанавливается на 1-2 дня. Что является большим недостатком.

       На  предприятии используется лицензионна версия программы «1С». Она регулярно обновляется.

       Для сохранности данных учета необходимо делать резервные копии данных. Благодаря  этому в случае сбоев в работе программного и технического обеспечения  вся важная информация сохранится. В ООО «Вятско-Полянский Агроснаб» такая практика применяется только по участку «зарплата».

       Как на компьютерах, так и в программе, не установлены пароли, что делает доступным рабочее место для  любого сотрудника организации. Отсюда возникает риск несанкционированного доступа к данным.

       На  всех 4 компьютерах установлена антивирусная программа. Но антивирусные базы обновляются  довольно редко, что подвергает компьютер  риску заражения вирусами и может  привести к нарушениям в работе, утере данных.

       На  основе проведенного анализа бухгалтерской информационной системы ООО «Вятско-Полянский Агроснаб» были выявлены недостатки в организации информационной системы и предложены рекомендации по их устранению. Результаты представлены в Таблице 1.

       Таблица 1 - Отчет по результатам аудита БУИС в ООО «Вятско-Полянский Агроснаб»

 

3. Экономическая  эффективность автоматизации учета 

       Расчет  эффективности автоматизации выполняется  на различных этапах проектирования. При разработке технического проекта  определяется расчетная эффективность. По результатам внедрения проекта исчисляют фактическую эффективность.

       Экономический эффект от внедрения АИТ подразделяют на прямой и косвенный.

       Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых и денежных затрат, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов. При этом сопоставляются фактические затраты до и после проведения работ по автоматизации учетно-плановых работ. Показатели прямой эффективности могут быть выражены как в натуральных так и в стоимостных измерителях.

       В условиях автоматизированных информационных технологий (АИТ) в состав затрат включаются:

       1. Заработная плата с начислениями.

       2. Затраты на содержание основных  средств, включая амортизацию по приобретенным компьютерам.

       3. Затраты на проектирование.

       4. Затраты на приобретение и  эксплуатацию нематериальных активов  (программные продукты).

       5. Расходные материалы (бумага, дискеты,  печатная лента, порошок, чернила).

       6. Накладные расходы (30% от суммы заработной платы).

       Экономическая эффективность АИТ называется косвенной, если она косвенно влияет на результаты производственной деятельности и не всегда может быть выражена в натурально-стоимостных  показателях. 

       Ее  критериями могут быть:

       -сокращение  сроков составления отчетности;

       -сокращение  документооборота;

       -повышение  аналитичности и качества результатной  информации;

       -повышение  контрольных функций бухгалтерского  учета и управления;

       -повышение  качества управления.

       Оба вида экономической эффективности взаимоувязаны. Однако как правило косвенный эффект значительно превосходит прямой, именно он является целью построения автоматизированной информационной системы.

       Факторами проявления косвенного эффекта от внедрения  АИС являются:

       -сокращение сверхнормативных запасов оборотных средств и повышения оборачиваемости запасов;

       -сокращение  краткосрочных кредитов и % на  приобретение производственных  запасов;

       -сокращение  издержек по приобретению ресурсов  производства;

       -сокращение  издержек по хранению запасов;

       -сокращение  непроизводственных расходов (штрафы, пени);

       -сокращение  транспортных расходов.

       При определении экономической эффективности  от внедрения экономических компьютерных программ следует рассчитать и проанализировать следующие показатели:

       1 этап: Общие капитальные затраты,  связанные с автоматизацией задач  управления  .

       2 этап: Текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией задач  управления  .

       3 этап: Расчет текущих годовых  затрат предприятия до использования компьютерной программы .

       4 этап: Годовую экономию, связанную  с использованием ПК и пользовательских  программ 

       1 этап:

       Общие капитальные затраты, связанные  с автоматизацией задач управления , рассчитывается по формуле:

        , где                                                      (1)

        капитальные затраты на покупку  программного обеспечения=10000руб.;

        капитальные затраты на покупку  технического обеспечения=18665,2руб.;

        капитальные затраты на создание рабочего места пользователя=31560руб.;

        капитальные затраты, связанные  с приобретением и установкой программы;

        капитальные затраты, связанные  с настройкой программы=33000руб.

       

       А) Расчет -капитальных затрат на создание рабочего места пользователя, осуществляется по формуле: