Автоматизация бухгалтерского учета

       операции, например сортировку записей.  Системные программы обычно

       разрабатывают поставщики аппаратных  средств или фирмы,

       специализирующиеся в области  программного обеспечения, и модифицируют

       с учетом индивидуальных требований.

    б) Прикладные ( пользовательские ) программы  - это наборы машинных

       команд для обработки данных, которые организация--пользователь

       разрабатывает самостоятельно или  приобретает у внешнего поставщика. 

3. Документация - описание системы и структуры  управления

     применительно к вводу, обработке  и выводу данных, обработке

     сообщений, логическим и другим  командам. 

4. Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и

    снабжают программами, эксплуатируют  и контролируют систему

    обработки данных. 

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях  и другая необходимая

     информация, которую вводят, хранят  и обрабатывают в системе. 

6. Процедуры  контроля - Процедуры, обеспечивающие  соответствующую

     запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки. 
 
 

               3.5. Особенности компьютерной обработки  данных 
 
 

   Способ обработки хозяйственных  операций при ведении бухгалтерского  учета

оказывает существенное влияние на организационную  структуру фирмы, а также

на процедуры  и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология

характеризуется рядом особенностей, которые следует  учитывать при оценке

условий и процедур контроля. Ниже приведены  отличия компьютерной обработки

данных  от неавтоматизированной. 

1. Единообразное  выполнение операций. Компьютерная  обработка предполагает

   использование одних и тех  же команд при выполнении идентичных  операций

   бухгалтерского учета, что практически  исключает появлению случайных

   ошибок, обыкновенно присущих ручной  обработке. Напротив, программные

   ошибки (или другие систематические  ошибки в аппаратных либо программных

   средствах) приводят к неправильной  обработке всех идентичных операций  при

   одинаковых условиях. 

2. Разделение  функций. Компьютерная система  может осуществить множество

  процедур  внутреннего контроля, которые в  неавтоматизированных системах

  выполняют  разные специалисты. Такая ситуация  оставляет специалистам,

  имеющим  доступ к компьютеру, возможность  вмешательства в другие функции.

  В  итоге компьютерные системы могут  потребовать введения дополнительных

  мер  для поддержания контроля на  необходимом уровне, который в

  неавтоматизированных  системах достигается простым  разделением функций. К

  подобным  мерам может относится система  паролей, которые предотвращают

  действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к

  информации  об активах и учетных документах  через терминал в диалоговом

  режиме. 

3. Потенциальные  возможности появления ошибок  и неточностей. По сравнению  с

  неавтоматизированными  системами бухгалтерского учета  компьютерные системы

  более  открыты для несанкционированного  доступа, включая лиц,

  осуществляющих  контроль. Они также открыты для  скрытого изменения данных

  и  прямого или косвенного получения  информации об активах. Чем  меньше

  человек  вмешивается в машинную обработку  операций учета, тем ниже

  возможность  выявления ошибок и неточностей.  Ошибки, допущенные при

  разработке  или корректировке прикладных  программ, могут оставаться

  незамеченными  на протяжении длительного периода. 

4. Потенциальные  возможности усиления контроля  со стороны администрации.

  Компьютерные  системы дают в руки администрации  широкий набор

  аналитических  средств, позволяющих оценивать  и контролировать

  деятельность  фирмы. Наличие дополнительного  инструментария обеспечивает

  укрепление  системы внутреннего контроля  в целом и, таким образом,

  снижение  риска его неэффективности. Так,  результаты обычного

  сопоставления  фактических значений коэффициента  издержек с плановыми, а

  также  сверки счетов поступают к  администрации более регулярно  при

  компьютерной  обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные

  программы  накапливают статистическую информацию  о работе компьютера,

  которую  можно использовать в целях  контроля фактического хода обработки

  операций  бухгалтерского учета. 

5. Инициирование  выполнения операций в компьютере. Компьютерная система

  может  выполнять некоторые операции  автоматически, причем их

  санкционирование  не обязательно документируется,  как это делается в

  неавтоматизированных  системах бухгалтерского учета,  поскольку сам факт

  принятия  такой системы в эксплуатацию  администрацией предполагает в

  неявном  виде наличие соответствующих  санкций. 
 

   3.6. Наиболее распространенные в  России системы автоматизации  бухучета 
 
 

                            3.6.1. 1C бухгалтерия 
 

      Программа 1С:Бухгалтерия является  универсальной бухгалтерской

программой  и

предназначена для ведения синтетического и  аналитического бухгалтерского

учета по различным разделам. 

      Аналитический учет ведется по  объектам аналитического учета  (субконто)

в натуральном  и стоимостном выражениях. 

      Программа предоставляет возможность  ручного и автоматического ввода

проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок

в журнале  операций их можно ограничить произвольным временным интервалом,

группировать  и искать по различным параметрам проводок. 

      Кроме журнала операций программа  поддерживает несколько списков

справочной

информации (справочников): 

1. план  счетов;

2. список  видов объектов аналитического  учета;

3. списки  объектов аналитического учета  (субконто);

4. констант  и т.д. 
 

      На основании введенных проводок  может быть выполнен расчет  итогов.

Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц  и за любой период,

ограниченный  двумя датами. Расчет итогов может  выполняться по запросу и

одновременно  с вводом проводок (в последнем  случае не требуется пересчет). 

      После расчета итогов программа  формирует различные ведомости:

1. сводные  проводки;

2. оборотно-сальдовую ведомость;

3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

4. карточка  счета;

5. карточка  счета по одному объекту аналитического  учета;

6. анализ  счета (аналог главной книги);

7. анализ  счета по датам;

8. анализ  счета по объектам аналитического  учета;

9. анализ  объекта аналитического учета  по всем счетам;

10. карточка  объекта аналитического учета  по всем счетам;

11. журнальный  ордер. 

      В программе существует режим  формирования произвольных отчетов,

позволяющий на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание

отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам

аналитического  учета. С помощью данного режима реализованы отчеты,

предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется

для создания внутренних отчетов для анализа  финансовой деятельности

организации в произвольной форме. 

      Кроме того программа имеет  функции сохранения резервной  копии

информации  и режим сохранения в архиве текстовых  документов. 

      САБУ фирмы "1С" САБУ производства "1С" - самые известные и продаваемые

в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике

франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка

и удачное  функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим

продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих

регионах  страны созданы авторизованные учебные  центры. 

      САБУ от "1С" реализованы  для разных программных и аппаратных  платформ:

DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с

лета 1996 г.). Существует несколько модификаций  системы: базовая,

профессиональная (для решения более сложных  бухгалтерских задач, включающих

элементы  анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая (с весны

1996 г.  реализована технология клиент/сервер). Наиболее распространенная

современная версия "1С:Бухгалтерия Проф. 7.5" под Windows является, на наш