Автоматизация учета основных средств в сельскохозяйственном предприятии

Различают специализированные ведомственные формы первичной документации по учету движения основных средств, утвержденных Приказом Минсельхоза РФ от 19.06.2002 №559 [8]:

• акт приема-передачи основных средств (форма №101-АПК) – используется при оформлении и принятии в состав основных средств отдельных объектов при вводе их в эксплуатацию, для оформления передачи основных средств со склада в эксплуатацию и при внутреннем перемещении их из одного подразделения в другое. Акт составляется в двух экземплярах;
• акт приема-передачи отремонтированных и реконструированных объектов (форма №102-АПК);
• акт приема многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию (форма №103-АПК) – в него оформляют факт приема законченных выращиванием многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию по плодовым насаждениям (после наступления плодоношения) и по полезащитным насаждениям (после смыкания крон, в возрасте не менее 5 лет);
• акт на списание зданий и сооружений (форма №104-АПК) - показывает списание зданий и сооружений при полной или частичной их ликвидации и иных случаях выбытия. Составляется в двух экземплярах;
• акт на списание машин, оборудования и транспортных средств (форма №105-АПК) – при помощи него оформляется выбытие машин, оборудования и транспортных средств при полной или частичной их ликвидации, которые в дальнейшем не будут использоваться;
• акт на выбраковку животных из основного стада - индивидуальный (форма №106-АПК) - используют для оформления выбраковки из основного стада продуктивного или рабочего скота, утративших свои полезные качества;
• акт на выбраковку из основного стада - групповой (форма №107-АПК) - предназначен для оформления выбраковки из основного стада продуктивного или рабочего скота нескольких (единовременно) животных, утративших свои полезные качества, или при обновлении стада;
• акт на списание многолетних насаждений (форма №108-АПК) - используется для списания многолетних насаждений, которые утратили производственное значение или невозможна их дальнейшая эксплуатация (например, изреженность стала свыше 70% на 1 га и др.);
• инвентарная карточка учета многолетних насаждений (форма №109-АПК);
• акт на оприходование земельных угодий (форма №111-АПК) - предназначен для принятия на учет земельных угодий, которые имеют стоимостную оценку.

При инвентаризации основных средств применяют формы: типовая - инвентаризационная опись основных средств (форма №ИНВ-1) и ведомственные - утвержденные Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации от 25.09.95 №271 [9]:

• инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей (форма №ИНВ 20-АПК);
• инвентаризационная опись многолетних насаждений (форма №ИНВ 21-АПК);
• инвентаризационная опись питомников (форма №ИНВ 22-АПК);
• инвентаризационная опись земельных угодий (форма №ИНВ 25-АПК).

Когда в своем хозяйстве  формируют путем выращивания  молодняка основное стадо продуктивного рабочего скота, создают специальную комиссию, которая состоит из зооинженера, ветеринарного врача, представителя бухгалтерии, скотника, за которым закреплено животное, и др. Эта комиссия составляет акт на перевод животных из группы в группу (форма №СП-47 или №214-АПК). При случае, если взрослый скот куплен у поставщиков, он принимается на учет на основании договора, счета-фактуры, племенного свидетельства и акта приема-передачи основных средств. В документе указывают вид животных, породу, пол, живую массу, возраст и т.д.

1.3. Синтетический и аналитический учет основных средств

Аналитический учет основных средств в организациях обычно ведут по отдельным инвентарным объектам основных средств. Поэтому инвентарные карточки выступают основным регистром аналитического учета основных средств. Они используются для учета групп однотипных предметов, которые имеют одинаковую техническую характеристику, стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение. Условием также является поступление основных средств в эксплуатацию в одном календарном месяце. Учет объектов основных средств по месту нахождения ведут ответственные за сохранность этих средств лица.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для  обобщения информации о наличии  и движении основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении, залоге, используют специальный балансовый счет 01 «Основные средства» [6]. Синтетический счет 01 «Основные средства» - активный инвентарный счет. Для организации синтетического учета основных средств также применяют счета:

• 02 «Амортизация основных средств» (пассивный счет);
• 08 «Вложения во внеоборотные активы» (активный счет);
• 91 «Прочие доходы и расходы» (активно-пассивный счет).

По дебету счета 01 «Основные  средства» показывают остаток основных средств на отчетную дату и поступившие основные средства, а по кредиту – их выбытие по первоначальной (восстановительной) стоимости. Поступление основных средств записывается по дебету данного счета в корреспонденции со счетом 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Аналитический учет движения животных (взрослого  продуктивного и рабочего скота) ведут в ведомости формы №73-АПК.

Регистром синтетического учета основных средств служит журнал-ордер № 13-АПК, записи в котором производят на основании первичных учетных документов.

2. Теоретические  вопросы автоматизации учета

2.1. Основы автоматизации  учетных процессов

На сегодняшний день в условиях неопределенности и риска руководители российских предприятий во многом сами принимают решения при функционировании предприятия. Это вынуждает их постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Основная трудность заключается в обработке информации, содержащейся в большом количестве документов. Если информация грамотно обработана и систематизирована, она в какой-то степени является гарантией эффективного управления производством. Отсутствие достоверных данных, напротив, может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Все ошибки бухгалтерского учета совершаются обычно либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России [17,26]. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете. Поэтому для облегчения системы учета различных бухгалтерских операций учетные процессы были автоматизированы, о чем и пойдет речь далее.

В качестве объекта автоматизации  выступают функции учета ОС, формирования отчетности. Однако эти функции исполняются недостаточно эффективно по причине несовершенства применяемых программных продуктов. Для того чтобы повысить эффективность их исполнения, необходимо соблюсти требования к структуре и функционированию системы.

Прежде всего необходимо, чтобы система включала в себя полный цикл ведения учета ОС, необходимо настроить систему под особенности организации, обеспечить использование всех возможностей Windows и двухсторонний обмен данными с Excel.

Второе требование касается численности и квалификации персонала системы и режима его работы. Проектируемая АИС предназначена для использования несколькими пользователями. Необходимо, чтобы пользователи данной АИС имели элементарные навыки работы на персональном компьютере, такие как обязательное знание и опыт работы с операционной системой Windows и входящими в нее стандартными прикладными программами, опыт работы со сметной документацией.

Ключевым показателем  при работе в системе является надежность, т.е. величина отказов системы не должна превышать двух раз в полугодие. Для предупреждения неисправностей технических средств необходимо проводить проверку рабочего состояния персонального компьютера раз в три месяца. При проверке программного обеспечения важно постоянно обновлять антивирусные базы, соблюдать элементарные меры предосторожности при копировании информации и работой с сетью на компьютере с установленной АИС.

Одними из важнейших условий  являются также условия и регламент (режим) эксплуатации. Они должны обеспечивать использование технических средств (ТС) системы с заданными техническими показателями. Допустимой площадью при работе персонала с системой и при размещении ТС системы в рабочем кабинете является площадь от восьми квадратных метров. Дополнительного обслуживающего персонала, комплекта запасных изделий и приборов не требуется.

Проектируемая АИС должна отвечать всем требованиям сохранности информации и обладать надежными средствами защиты сведений от несанкционированного доступа.

Техническое обеспечение должно быть следущим: процессор – Intel Pentium (или Pentium совместимый) с тактовой частотой 1300 МГц или выше, монитор VGА или монитор с более высоким разрешением, жесткий диск с объемом свободного пространства не менее 4 Гб, клавиатура стандартная, мышь, любой пишущий CD-RОМ, принтер, сетевой адаптер.

АИС должна работать под управлением  ОС Windows (процессор не ниже Pentium II). Она должна адаптироваться к изменяющимся условиям, т.е. должна иметься возможность оперативного внесения изменений в процесс функционирования системы.

При создании системы состав и содержание работ будут следующие:

1. Анализ требований к системе;
2. Определение поставщика программного продукта;
3. Покупка данного программного продукта;
4. Внедрение ЭИС;
5. Проверка работоспособности системы и устранение неполадок при выявлении;
6. Порядок контроля и приемки системы;

Приемка внедренной ЭИС обычно осуществляется в присутствии комиссии, которая состоит из руководства организации, главного бухгалтера и сотрудников отдела. При работе можно использовать рекомендации заполнения автоматизированных форм для условий конкретного предприятия, выработанные директором фирмы и главным бухгалтером.

Если же обратимся  к сельскохозяйственным предприятиям, то здесь автоматизация предназначена для решения следующих задач:

• создание единой технологии управления информационными ресурсами аграрного предприятия на базе единой корпоративной системы автоматизации;
• формирование данных для контроля над изменением активов предприятия, выполнением планов по снабжению материально-техническими ресурсами, выполнением планов по производству и сбыту сельскохозяйственной продукции;
• составление установленной отчетности о производственной деятельности и ведение учета;
• повышение достоверности и аналитичности управленческой информации;
• систематизация и регламентация управленческого и бухгалтерского документооборота предприятия;
• расширение возможностей и повышение качества аналитической работы менеджмента;
• исключение дублирования ввода и сокращения многократной обработки информации;
• повышение уровня качества работы персонала и его квалификации;
• комплексная автоматизация основных бизнес-процессов: планирование сельскохозяйственной деятельности, оперативный управленческий, налоговый, бухгалтерский учет, анализ деятельности как отдельно, так и в их взаимосвязи;
• исключения необходимости конвертации данных между информационными базами различных форматов;
• эффективная обработка больших объемов информации;
• повышения исполнительской дисциплины персонала.

Возможность настройки  функциональности рабочих мест, прав доступа к информации системы и ролей пользователей обеспечивает создание оптимально соответствующей задачам управления структуры предприятия. Распределенная база данных системы обеспечивает возможность интеграции первичной информации, формируемой в удаленных производственных отделениях, и оперативного контроля за ходом сельскохозяйственных работ.

Программный продукт «1С: Бухгалтерия 8.2» для агропромышленных предприятий предоставляет:

• широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами предприятия для повышения конкурентоспособности руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие предприятия;
• инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям руководителям подразделений и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью;
• средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства работникам учетных служб предприятия. 

Отраслевое решение  обеспечивает автоматизацию учетных  операций процессов, предоставляет руководителям сельскохозяйственных предприятий возможность всестороннего и оперативного контроля за финансовыми и материальными ресурсами в различных аналитических разрезах учета (предприятие, подразделение, сельхозкультура, поле, вид работ, механизатор, единица сельхозтехники, ферма и т.д.) [13,448].

Данный продукт удобен и тем, что поддерживается широкий спектр способов расчета амортизации. Подсистема позволяет получать детальную информацию о состоянии основных средств, вследствие чего появляется возможность анализировать степень их износа и отслеживать выполнение работ по обслуживанию оборудования. 

2.2 Назначение и характер аппаратных средств защиты информации

Аппаратные средства – это технические средства для обработки данных. Сюда можно отнести ПК - комплекс технических средств для автоматической обработки информации в процессе решения вычислительных и информационных задач; периферийное оборудование - комплекс внешних устройств ЭВМ, которые не находятся под непосредственным управлением центрального процессора и физические носители машинной информации.

К аппаратным средствам защиты могут относиться различные электронные, электронно-оптические, электронно-механические устройства. На сегодняшний день разработано значительное число аппаратных средств различного назначения, среди которых наибольшее распространение получают: