Теоретические основы бухгалтерского учета и контроля материально – производственных запасов и основные задачи их учета

 

Транспортные и другие расходы, связанные с обменом присоединяются к стоимости полученных запасов или предварительно зачисляются в состав ТЗР .

Если договором мены предусмотрен обмен неравноценных  товаров, разница между ними в  денежной форме числится у стороны, передавшей товар большей стоимости , по дебету счета расчетов. Образовавшаяся задолженность погашается в порядке, установленном договором.

Все материальные ценности (покупные, собственного производства), предназначенные  специально для  продажи , учитываются на  счете

41 «Товары». К счету  41 в совхозе «Луговской» открыты  субсчета

-1. « Товары на складах»

-2 « Товары в розничной  торговле»

Товары, принятые на ответственное  хранение учитываются за балансом на счете 002. Товарно- материальные ценности, принятые на ответственное хранение.

На субсчете 41-1 « Товары на складах» учитывается наличие  и движение товарных запасов на складах, овощехранилище , холодильниках.

На субсчете 41-2 « Товары в розничной торговле» учитывается  наличие и движение товаров, находящихся  в магазинах, ларьках, других торговых точках, в буфете.

Оприходование прибывших  на склад товаров отражается по дебету счета 41 «Товары» в корреспонденции  со счетом 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Продаются товары по продажным  ценам, поэтому одновременно с первой  записью составляется запись : по дебету счета 41 « Товары» и кредиту счета 42 «Торговая наценка». При продаже товаров составляется запись Дт 90 Кт 41. На сумму реализованной наценки делается запись методом красного сторно   Дт 90 Кт 42 при этом составляется расчет, также делается расчет торговой наценки, остающейся на остаток товаров. Корреспонденция  по счету 41 представлена в таблице 14.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                             ТАБЛИЦА 14

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ ПО СЧЁТУ 41,1 «ТОВАРЫ НА СКЛАДАХ ЗА ИЮЛЬ                   МЕСЯЦ»

Содержание операции	Сумма ,      Руб.	корреспонденция		Приме-  чание
		Дт	Кт
1 Оформлен возврат  товаров на склад из розничной торговли	7006,90	41,1	41,2
2.Принятых к учёту  товары, приобретённых через подотчётых  лиц	3275,76	41,1	71
3.Отражено приобретение  товаров от предпринимателя	1075	41,1	76
4.Начислено з/плата  продавцам	1088,85	41,1	70,69	Следует Дт 44Кт 70,69
5.Поступили товары  от поставщиков	231,78	41,1	60
6.оприходаваны товары, выпущенные обслуживающими производствами	24963,96	41	29
7.Получены товары на  склад от промышленного производства	99136-39	41	20,3
8.Переданы товары со  склада в цеха переработки	5309,56	20,3	41,1
9.Товары списаны на  продажу	49293,03	90	41,1
10.выявлена недостача  товаров при инвентаризации	2641,14	94	41,1

 

Синтетический  учет  товаров ведется в ведомости 10-АПК ,аналитический в сальдовых ведомостях, отчетах кладовщиков.

 

 

 

3.5.Учет материальных  ценностей при компьютерной форме  учета.

    В совхозе  «Луговской» имеется  компьютер,  но он используется только  для печатания платежных поручений,  деклараций в налоговую инспекцию,  других работ. Целесообразнее  использовать компьютер для учета.

В условиях компьютерной формы учета по всем счетам учета  материальных ценностей в бухгалтерии  создается АРН по  материальному  учету. Информационная   база ( ИБ ) в ЭВМ включает информационные массивы по учету наличия и  движения товарно-материальных  ценностей в разрезе соответствующих синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов. Для каждого вида материальных ценностей на магнитных носителях выделяется определенное  количество секторов( 30 н ) , где размещается необходимая справочная информация- номенклатурный номер, единица измерения, цена и т.д..

Для сельскохозяйственных предприятий целесообразней применять  одноуровневую обработку, когда  создается одно АРМ ( автоматизированное рабочее место) в бухгалтерии. При  этом документы  по движению ТМЦ поступают в бухгалтерию отдельно сведенные в реестры по приходу и расходу. Информация о поступлении ТМЦ из реестра с помощью клавиатуры, выводится на дисплей в следующий последовательности : дата, номер документа, количество, сумма, код хозяйственной операции, номенклатурный номер. Аналогично вводится информация по расходу материалов. После ввода всех  необходимых данных первичного учета обработка информации производится на основании ключевых реквизитов заложенных в компьютер.

В целом по учету ТМЦ на базе ПВЭМ можно выделить три комплекса работ. Формирование и введение базы данных , ведение складского учета и ведение бухгалтерского учета. Ведение складского учета обеспечивается за счет автоматизированного получения всей необходимой информации на основе данных первичных документов ( либо их реестров ). О наличии и движении материалов по каждому структурному подразделению и материально-ответственному лицу. Ведение  бухгалтерского учета  ТМЦ обеспечивается за счет автоматизированного получения информации с распечаткой ведомостей по приходу и расходу в разрезе каналов движения каждого вида материальных ценностей с выведением оборотов по дебету и кредиту в целом  и по корреспондирующим счетам.

АРМ обеспечивает выдачу оперативной информации о наличии и движении материалов по каждому структурному подразделению, а также распечатку сальдовых ведомостей, получение справок об остатках ТМЦ по материально-ответственным лицам на любую дату, о приходе и расходе каждого вида ТМЦ в разрезе каналов движения. Необходимая информация выдается в виде машинограмм. Многообразие полученной информации обеспечивается также за счет гибкого применения независимых аналитических разрезов по системе « субконто» . Например, счет 10 «Материалы» в пределах обычных субсчетов можно по следующим независимым аналитическим разрезам- субконто: местам хранения и материально- ответственным лицам, наименованиям материалов.

Таким образом ,с помощью  АРМ можно получать более оперативную  и эффективную информацию для  проведения анализа и принятия необходимых управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.6.Контроль за сохранностью  материально –производственных  запасов и совершенствование  бухгалтерского учета.

Материально-производственные запасы составляют значительную часть  стоимости активов предприятия, а материальные затраты в 2002 году в общей сумме затрат составляют 45,9 % , в 2001 году 55%, в 2000 году 62,5 %. Поэтому усиление контроля за состоянием МПЗ и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность производства и финансовое положение совхоза « Луговской» .

Основным направлением повышения эффективности использования  МПЗ является наличие технологически оснащенных складских помещений  с современными весоизмерительными  приборами и устройствами, позволяющими  механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет. Важное условие рационального использования МПЗ – усиление личной и коллективной ответственности и материальная заинтересованность работников отделений.

Работники бухгалтерии  должны стремиться за соблюдением норм ( лимитов ) производственных запасов каждого вида материалов, поскольку  их  излищек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток к срыву производственного процесса. Контроль  правильности отнесения на себестоимость ГСМ, проведенной выборочным путем, выявил отдельные недостатки, ведущие к завышению себестоимости, в итоге к завышению расхода денежных средств совхоза «Луговской», затраченных на приобретение ГСМ.

Были проверены путевые  листы,  учетные листы тракториста-машиниста, лимитно-заборные  карты по ГСМ, авансовые отчеты на приобретение ГСМ за наличный расчет, отчет по ГСМ заведующего нефтебазой и др..

Выборочная проверка представленных документов показала, что система учета ГСМ в  совхозе не в полной мере соответствует законодательству.

В совхозе «Луговской»  не соблюдается документ: « Нормы  расхода топливных и смазочных  материалов на автомобильном транспорте»,утвержденных Министерством транспорта  РФ. Нормы  устанавливаются для каждой марки  и модификации эксплуатируемых автомобилей. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. В совхозе « Луговской» ГСМ в хозяйстве списывались на  себестоимость по факту отпуска, без учета норм. Поэтому проверить правильность объема ГСМ, отнесенного на себестоимость не представляется возможным.

Путевые листы и учетные  листы тракториста-машиниста заполнены  не полностью  т. е. без указания пробега  транспортного средства, без расчета  нормы ГСМ на данный пробег по автотранспорту. В путевых листах указывается только количество выданного топлива, показание спидометра на начало выезда , на конец поездки отсутствует, т. е. невозможно подсчитать пробег , отсутствует остаток горючего при выезде и возвращении в гараж. В лимитно-заборных картах по ГСМ в отдельных случаях нет росписи в получении топлива. Из-за несвоевременного соблюдения документооборота и оприходования ГСМ по бухгалтерскому учету по остаткам на конец месяца образуется красное сальдо, что является нарушением ПБУ 5\01. По состоянию на 1.02.02  по дизельному топливу сальдо в сумме 84850 ( красное).

Имеются нарушения в  учете кормов . Отпуск кормов производится без учета возраста, групп животных, движения, выбытия в течение отчетного  периода. В ведомости расхода  кормов по отделению № 1 указывается общее количество голов- 356, что приводит к необоснованному списанию кормов и завышению себестоимости продукции. Указанные нарушения имеются в течении всего  отчетного периода( 2002 год ).

Существенно улучшать учет МПЗ можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т. е. более широко используя накопительные документы ( лимитно-заборные карты, ведомости).

Важным приемом контроля за сохранностью МПЗ является инвентаризация, которая позволяет контролировать правильность ведения бухгалтерского учета, его достоверность и сохранность запасов.  

При инвентаризации МПЗ  в совхозе « Луговской» проверяют  наличие продукции, материалов на определенную дату путем пересчета, взвешивание, определения их объема и сапоставления  фактических  данных с данными бухгалтерского учета . Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель совхоза. Для проведения  инвентаризации создается специальная комиссия, руководителем издается приказ о проведении инвентаризации.

В совхозе « Луговской» бывают инвентаризации частичные, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, и полные, когда проверкой охватываются все ценности в организации. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно перед  составлением годового отчета. Также в течение года проверяют наличие остатков в натуре.

Так, нефтепродукты проверяют  ежемесячно, остатки кормов, семян, минеральных удобрений- на 1 июля и  на 1 декабря. Иногда проводятся внезапные  проверки это при выявлении фактов злоупотребления , кражи, стихийных бедствий, пожара. Результаты проверки оформляются инвентаризованными описями и соответствующими актами. Руководитель рассматривает лично материалы инвентаризации и принимает соответствующие решения по ее результатам.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием МПЗ и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                            ТАБЛИЦА 15

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ СЧЕТОВ ПО УЧЁТУ ВЫЯВЛЕННЫХ ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ РАСХОЖДЕНИЙ МЕЖДУ ФАКТИЧЕСКИМ НАЛИЧЕМ МПЗ И ДАННЫМИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА.

 

	СОДЕРЖАНИЕ ОПЕРАЦИИ		Сумма,    Руб.	Дебеты  счёта		Кредит  счёта
1.	Приходуется излишек  топлива		1272	10		91
2.	Производится списание семян в пределах норм естественной убыли.		834	20,1		10
3.	Производится списание кормов в пределах норм естественной убыли (силос)		978	20,2		10
4.	Выявлена недостача  семян		1200	94		10
5.	Отнесена на виновное лицо		1200	73		94
6.	Производится удержание из заработной платы Стоимости недостачи  материалов с материально ответственного лица		1200	70		73
7.	Производится списание недостачи сверх нормы и отсутствия виновного лица		875 875	94 26		10 94
8.	Списывается недостача  семян вследствии вымерзания посевов	15000			99		10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Недостачи и порча  материалов в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства, сверх норм- на счет виновных лиц. Если виновные лица не установленные или  суд отказал во взыскании с  них , то убытки от недостачи и порчи материалов списываются на финансовые результаты совхоза.

Аналитический учет недостач, хищений и порчи материальных ценностей ведут по счету 94 в  ведомости №54 –АПК. В ней отражается все выявленные недостачи материалов по видам и материально – ответственным лицам, направлениям списания. Итоги оборотов по кредиту в целом и по корреспондирующим счетам из ведомости ежемесячно переносят в журнал-ордер №10-АПК.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                      ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

По данным анализа совхоза «Луговской » можно сделать следующие выводы:

1. Основной вид деятельности – это производство, переработка и реализация сельскохозяйственной продукции, производство товаров народного потребления, платных услуг, транспортные  услуги, строительные работы, коммерческая деятельность. Судя по размерам предприятия оно небольшое . Общая земельная  площадь на 01.01.2003 год составляет 2528га , в том числе 2410 га сельскохозяйственных угодий из них 2242 га пашни. Среднегодовая численность работников составляет в 2002 году 104 человека, поголовье скота составляет 541 голов, в том числе 261 голова коров. Совхоз «Луговской» специализируется на производстве животноводческой и продукции растениеводства. Основными направлениями являются возделывание овощей, картофеля , производство зерна. Судя по показателям следует отметить , что в динамике лет ( 2000-2002 года ) они снизились. Товарная продукция сократилась на 14 % , среднегодовая численность работников сократилась на 2396 тысяч рублей или на 5,3 % , поголовье крупного рогатого скота сократилось на 20% и составило 541 голов против 680 голов в 2000 году.
2. За анализируемый период совхоз «Луговской» предприятие убыточное. Но следует отметить, что сумма убытка сократилась к 2002 году на 3022 тысячи рубля и составила 1533 тысячи рубля. Совхоз «Луговской» имеет задолженность по краткосрочным и долгосрочным ссудам, при чем задолженность по краткосрочным ссудам увеличилась в динамике в 9,5 раза, задолженность по долгосрочным на 72,5 %. Предприятие без кредита функционировать не может, так как  собственных средств у предприятия нет. Коэффициент абсолютной ликвидности очень низкий, предприятие не имеет денежных средств на расчетном счете. Коэффициент текущей ликвидности тоже ниже нормативного уровня (он должен быть больше или равно двум ) и составил 0,634 в 2002 году, что свидетельствует, что предприятие не платежеспособно. Коэффициент автономи показывает финансовую независимость только на 55,0 % . Финансовые результаты показывают, что совхоз « Луговской» даже от продажи продукции получает убытки.
3. Анализируя наличие, движение и  эффективность использования материально-производственных запасов, следует отметить, что на 3,2 % сократилась доля внеоборотных активов, а оборотных увеличилась на 3,2 % в том числе изменения произошли в сфере производства. Изменилось органическое строение активов : в 2000 году отношение оборотных активов к внеоборотным  составляло 28,0 % , а в 2002 году 34,0 %, что будет способствовать ускорению их оборачиваемости. В совхозе « Луговской « недостаточно оборотных активов , поэтому оно «прибегает» к кредитам. В структуре оборотных активов наибольшую долю занимают запасы. Наибольшую долю в производственных запасах занимают животные на выращивание и откорме ( 20,4 %), сырье и материалы ( 20,1 %). Снизилась доля готовой продукции, увеличились затраты в незавершенном производстве. Большой удельный вес в общей структуре оборотных средств занимает дебиторская задолженность (34,3 % ). Оборотные средства должны обеспечивать непрерывное их движение на всех стадиях кругооборота с тем , чтобы удовлетворять потребности производства в денежных и материальных ресурсах, обеспечивать своевременность и полноту расчетов, повышать эффективность использования оборотных средств .Анализируя источники формирования следует отметить, что собственных источников у предприятия нет, поэтому недостаток покрывается заемными средствами и привлеченными средствами : среди которой наибольшую долю занимает задолженность перед государственными внебюджетными фондами (77,2 % ),   поставщикам ( 29,7 % ), по оплате труда ( 8,5 % ), бюджету ( 30,6 % ) и прочие. Без привлечения в оборот кредитных ресурсов в условиях дефицита собственных средств совхозу необходимо сокращать или полностью приостанавливать производство, что грозит серьезными финансовыми затруднениями вплоть до банкротства. Материальные затраты в основном производстве в 2002 году составили 45,9 % , в 2000 году они составляли 62,5 % в виду того , что сокращается производство.
4. Эффективность использования оборотных средств характеризуется системой экономических показателей, прежде всего оборачиваемостью оборотных средств. Оборачиваемость оборотных средств зависит от организации производства, сбыта продукции , размещения оборотных средств и других факторов. Оборачиваемость материально-производственных запасов замедлилась на 34 дня и составила в 2002 году 323 дня, соответственно коэффициент оборачиваемости замедлился и составил  1,1 оборота в год, в 2000 году составлял 1,2 оборота . Среднегодовая сумма оборотных средств сократилась на 352 тысячи рублей ,то есть на 3,8 %. Сумма привлеченных оборотных средств в 2002 году составила 1324,8 тысяч рублей. Получено убытка один рубль оборотных средств 0,49 рублей, 0,27 рублей, 0,17 рублей ( соответственно за 2000-2002 годы ) то есть используются материально-производственные запасы не эффективно. Значительные резервы повышения эффективности использования оборотных средств кроются непосредственно в самом предприятии. В сфере производства это относится прежде всего к производственным запасам. Основные пути сокращения производственных запасов сводится к их рациональному использованию, ликвидации сверхнормативных запасов, улучшению организации снабжения.
5. Учет в совхозе «Луговской» ведется по журнально-ордерной форме учета , в составе регистров имеются листки-расшифровки. По учету МПВ применяются различные первичные документы, но они старой формы. В местах хранения ведутся книги складского учета, в конце месяца составляются отчеты о движении ТМЦ. Учет материально производственных запасов ведут по счетам 10, 43, 41. Аналитический учет ведется в сальдовых ведомостях, синтетический в журнале – ордере 10 – АПК. Контроль за наличием и движением МПЗ показал, что имеются нарушения в законодательстве о чем свидетельствует аудиторское заключение. Топливо ( в путевых листах ) списывают по фактическому расходу , не соблюдая норм. Это приводит к завышению фактической себестоимости продукции, расходу денежных средств. Первичные документы заполняются не полностью, в бухгалтерии в первичных документах не представляются проводки. Из-за несвоевременного соблюдения документооборота и оприходования ГСМ , запасных частей, образуется красное сальдо, что противоречит учету ( ПБУ  5\0,1 ). Имеются нарушения в учете кормов, то есть производится отпуск без учета возраста, групп животных, движения, выбытия в течении отчетного периода, то есть суммы расхода приводят к завышению себестоимости ( нарушения в течении 2002 года ). Устранение допущенных нарушений позволит улучшить учет и повысить эффективность работы предприятия.