Учет административных расходов

     Планирование по принципу «от достигнутого»: в рамках такого подхода предполагается ежегодно увеличивать (индексировать) уровень административно-управленческих расходов в соответствии с темпом их роста за определенный период времени. Применение технологии организационного анализа (процесс регулярного пересмотра и оптимизации организационно-функциональной структуры управления малого предприятия) позволяет избежать необоснованного роста управленческих расходов.

     Порядок составления Бюджета административно-управленческих расходов:

     1. Расчёт амортизации, расходов на аренду, содержание, эксплуатацию зданий и оборудования;

     2. Расчёт расходов на оплату труда;

     3. Расчёт расходов на канцелярские товары, услуги связи, коммунальные платежи, командировочные расходы;

     4. Расчёт прочих расходов.

     Для формирования бюджета необходимо ввести значения следующих показателей расходов:

     - оплата труда АУП, хозяйственного и обслуживающего персонала;

     - единый социальный налог (ЕСН);

     - аренда может состоять из: аренды офиса, земли, оборудования и т.д.;

     - материалы, которые включают в себя: расходы, связанные на приобретения имущества, хозяйственные принадлежности и инвентарь, расходные материалы (картриджи, дискеты и т.д.) и прочие материалы;

     - услуги связи (городская телефонная и мобильная связь, Интернет);

     - содержание и ремонт зданий, сооружений, оборудования;

     - коммунально-эксплуатационные расходы, в состав которых входят: электроэнергия, водоснабжение и водоотведение, теплоснабжение, вывоз и утилизация мусора, дезобработка, уборка помещений и территорий, озеленение, охрана и прочие эксплуатационные расходы;

     - транспортные расходы, которые включают в себя: услуги стороннего транспорта, ремонт и техобслуживание, техосмотр, ГСМ и запчасти для транспорта;

     - информационное обслуживание и программное обеспечение;

     - страхование сотрудников, имущества и автотранспорта (ОСАГО);

     - услуги (банковские, консультационные, аудиторские, юридические и т.д.);

     - расходы на подготовку, повышение квалификации кадров;

     - почтово-телеграфные расходы;

     - представительские расходы;

     - командировочные расходы;

     - прочие расходы.

     Данный бюджет рекомендуется составлять в разрезе подразделений, т.к. это может значительно упростить его анализ и при планировании, и при контроле, и при подведении итогов исполнения бюджета. 
 
 
 
 

2. Роль бухгалтерского учета в формировании информации об административных расходах.

        В условиях рыночной экономики  важной задачей торговой организации  является повышение эффективности  расходов, обеспечение самоокупаемости  затрат и получение дохода  при одновременном улучшении  торгового обслуживания населения,  повышении культуры торговли  и сокращении затрат времени  покупателей на совершение покупок.  Повышение эффективности расходов  означает увеличение объема товарооборота  при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов предприятий.

   В решении задач повышения  эффективности расходов в торговле  важную роль играет бухгалтерский  учет, который является основным  информационным источником и  поставщиком  экономической информации, причем на долю бухгалтерского  учета приходится 90% всей обрабатываемой  экономической информации. Однако следует отметить, что любой учет –бухгалтерский, статистический или оперативный -  сам по себе не снижает расходы, а только создает необходимое условие для решения аналитических задач, суть которых не в безоговорочном снижении расходов, а в поисках путей их эффективного осуществления. Поэтому бухгалтерский учет призван давать достаточно полную, экономически обоснованную  и достоверную информацию о фактическом состоянии хозяйственных средств и их источников или возникших обязательствах и об обобщающих экономических показателях, всесторонне характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организаций. Ни один вид расходов не должен производиться без предварительного контроля главного бухгалтера. Путем повседневного сопоставления предстоящих расходов с установленным по каждой статье лимитом главный бухгалтер должен давать разрешения на производство расходов только в пределах утвержденных для данной цели ассигнований и подписывать расходный документ, тем самым подтверждая законность, экономической и хозяйственной целесообразности производимых расходов.

   В бухгалтерском учете должны найти отражение все факторы, влияющие на суммы и уровень отдельных видов (статей, затрат) расходов: объема и структуры товарооборота, степени использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности товарно-материальных запасов и других. При этом необходимо повысить роль бухгалтерского учета – основного источника информации – в усилении факторов экономического роста.

   Необходимо отметить, что нередко факты недостач, хищений, расточительства, бесхозяйственности и излишеств в расходовании средств и других разного рода потерь на торговых предприятиях справедливо связывают с запущенностью и несовершенством бухгалтерского учета и ослаблением его контрольных функций. Между тем  только на основе бухгалтерской информации  можно проконтролировать целесообразно и эффективно ли используются средства, достигается ли увеличение объема товарооборота при наименьших расходах по реализации товаров, т.е. определить достигнуто ли повышение эффективности производственных затрат.

   Для повышения эффективности  расходов периода большое значение  имеет максимальное сокращение  общих и административных расходов. В целях достижения максимальной  экономии в указанных расходах  необходимо составлять и утверждать  сметы общих и административных  расходов в соответствии  с  установленной учетной номенклатуры  статей (табл. 1) и установить строгий  контроль над соблюдением сметно-финансовой  дисциплины. При этом роль главного  бухгалтера, как организатора учета,  не может ограничиваться  только недопущением перерасхода сметы, он должен вести повседневную активную борьбу за повышение эффективности каждого вида (статьи) расходов, предусмотренного сметой и выполнением разработанных мероприятий по максимальному сокращению общих расходов и расходов на содержание административно-управленческого аппарата организации.

   В повышении эффективности расходов  в торговле важную роль играет  последующий контроль, который проводится  про данным бухгалтерского учета путем экономического анализа, посредством документальных ревизий и проверок, осуществляемых органами внутриведомственного, финансового, банковского и аудиторского контроля. Своевременное выявление фактов нерационального использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов и бесхозяйственности, непроизводительных потерь – одна из основных задач бухгалтерского учета в деле повышения эффективности расходов торговых организаций и предприятий. Бухгалтерский учет, «сигнализируя» о недостатках и упущениях в работе организации и  предприятия, дает ценную информацию для экономического анализа, который помогает  выявить резервы повышения эффективности отдельных видов расходов в торговле.

   Как видим, роль бухгалтерского  учета в современных условиях  хозяйствования, когда страна перешла  к рыночной экономике, не может быть сведена лишь к функциям простой регистрации хозяйственных операций и показателей финансово-хозяйственной деятельности организаций и предприятий и поставщика экономической информации для других внутренних и внешних пользователей. Бухгалтерский учет должен активно участвовать в выявлении имеющихся перерасходов, фактов нерационального использования средств и, предупреждая их, способствовать принятию администрацией организации действенных экономических (управленческих) решений краткосрочного и долгосрочного характера по эффективному использованию материальных, финансовых и трудовых ресурсов в целях повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности организаций и предприятий. 

2.1 Документальное оформление общих и административных расходов

     Для правильного отражения на счетах бухгалтерского учета общих и  административных расходов и усиления контроля над их объемом целесообразно подробно рассмотреть порядок документального оформления и методологию учета отдельных видов указанных расходов в соответствии с экономическим содержанием рекомендованной учетной номенклатуры статей (табл. 1)

     Процесс документирования — совокупность технических и методических приемов создания документа. Документирование является первым этапом бухгалтерского учета, который включает в себя регистрацию и фиксацию информации о фактах, операциях, процессах, ее обработку и обобщение. Документирование является основанием для составления финансовой отчетности, которое является последним этапом бухгалтерского учета, то есть подытоживает всю деятельность предприятия.

     Согласно принципу полного отражения первичными бухгалтерскими документами должны оформляться все без исключения операции, которые подлежат учету. Первичные документы должны быть составлены в момент осуществления операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Руководитель предприятия должен обеспечивать фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций, которые были проведены, в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера или другого лица, но которого возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета относительно порядка оформления и предоставления для учета документов. 
 

2.2 Синтетический учет и порядок списания общих и административных расходов

      Для правильной организации учета  административных расходов их  следует классифицировать по  видам. Классификация расходов  по их видам вызывается необходимостью  обеспечения учета по отдельным  видам затрат, а также для установления  единой  учетной и отчетной номенклатуры статей расходов. При такой классификации можно контролировать выполнение сметы расходов не только в целом по отрасли, но и по отдельным статьям.

  Учетная  номенклатура статей расходов  периода предусмотрена в ведомости  №5 к журналу-ордеру №10, утвержденной  приказом Департамента методологии  бухгалтерского учета и аудита  Министерства финансов Республики  Казахстан за №72 от 24 ноября 1997 года. Глубокое изучение видов (состава) административных расходов убеждает, что они больше всего отражают специфику финансово-хозяйственной деятельности организации.

(Извлечение  из «ТИПОВОГО ПЛАНА СЧЕТОВ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА», утвержденного  Приказом Министра финансов РК  от 23.05.2007 г. №185)

«Подраздел 7200 «Административные расходы» предназначен для учета административных расходов.

7210 –  «Административные расходы» (счет  АКТИВНЫЙ), где учитываются управленческие  и хозяйственные расходы, не  связанные с производственным  процессом».

  Для  правильного отражения на счетах  бухгалтерского учета общих и  административных расходов и  усиления контроля за их объемом целесообразно подробно рассмотреть порядок документального оформления  и методологию учета отдельных видов указанных расходов в соответствии с экономическим содержанием рекомендованной учетной номенклатуры статей (табл.1). 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 1. Номенклатура статей общих и административных расходов