Учет административных расходов

Дебет счета 7210 «Административные расходы»

                         Кредит счета 1251 «Краткосрочная  задолженность подотчетных лиц».

     По  статье 9 «Расходы на имущественное и  личное страхование  работников аппарата управления, охраны и других лиц списочного состава» учитываются начисление суммы страховых платежей по добровольному и обязательному страхованию в органах страхования основных средств, товарно-материальных запасов и других активов общехозяйственного и административного назначения (контор, офисов и др.), которые ан основании договоров на добровольное страхование и договоров-полисов отражаются в бухгалтерском учете записью:

Дебет счета 7210 «Административные расходы»

                         Кредит счета 3410 «Краткосрочные гарантийные обязательства».

         В условиях рыночной экономики  большое значение приобретает  обязательное страхование автотранспортных  средств общехозяйственного и административного назначения. Приобретение страхового полиса по страхованию автотранспортных средств и других активов у органов страхования в зависимости от формы расчетов и источников их оплаты на основании выписки банка и других денежных документов отражается бухгалтерской записью:

Дебет счета 2920 «Долгосрочные расходы будущих  периодов»

             Кредит соответствующих счетов:

                                 1010 «Денежные средства в кассе»

                                 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах»

    Страховые платежи в размере  1/12 суммы страхового полиса ежемесячно  списываются следующей записью  на счетах бухгалтерского учета:

Дебет счета 7210 «Административные расходы»

                         Кредит счета 2920 «Долгосрочные  расходы будущих периодов».

      По статье 10 «Потери товарно-материальных запасов сверх установленных норм естественной убыли, а также потери по недостачам и растратам в связи с отказом суда за необоснованностью исков» учитываются следующие расходы в соответствии с экономическим содержанием данной статьи, которые согласно требованиям методических указаний к МСФО (IAS) 2 «Запасы» включаются в состав общих и административных расходов.

      Сумма недостачи товаров сверх установленных норм естественной убыли и потери от порчи, боя и лома товарно-материальных запасов, а также похищенных ценностей при хранении и реализации их, выявленная в результате выведения окончательного результата инвентаризации, первоначально до рассмотрения и принятия решения руководителем организации на основании соответствующих документов (инвентаризационной описи и др.) отражается на счетах бухгалтерского учета следующими записями:

Дебет счета 1283 «Задолженность по выявленным недостачам ТМЗ»

         Кредит счета 3130 «Налог на добавленную  стоимость» - на сумму налога на  добавленную стоимость, ранее  взятую в зачет, по этим недостающим  товарам.

        Кредит счета 1330 «Товары» 

На сумму  потери товаров по учетным ценам, включая налог на добавленную  стоимость, делается следующая запись на счетах бухгалтерского учета:

Дебет счета 7210 «Административные расходы»

                         Кредит счета 1283 «Задолженность по выявленным недостачам ТМЗ».

     По статье 11 «Прочие  общие и административные  расходы»

   На общие и административные  расходы могут быть отнесены  суммы создаваемых резервов по  сомнительным требованиям. А именно, дебиторская задолженность, не  погашенная в предусмотренные договорами сроки и не обеспеченная соответствующими гарантиями.

                Дебет счета 7210 «Административные расходы»

Кредит  счета 1290 «Резерв по сомнительным требованиям»

Списание  доли расходов на подписку периодических  изданий для служебного пользования, относящиеся к отчетному периоду (см. Приложение Ж), согласно квитанции отделений связи (абонемента на подписку) и расчета доли расходов, отражается следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 7210 «Административные расходы»

Кредит  счета 1620  «Расходы будущих периодов»

На сумму  расходов по оплате услуг банка и  уплаченных штрафов, пени, неустоек, согласно выписки банка (см. Приложение З), делается запись по счетам бухгалтерского учета:

      Дебет счета 7210 «Административные  расходы»

  Кредит  счета 1030 «Денежные средства на  текущих банковских счетах»

На сумму  оплаченных наличными деньгами расходов на приобретение специальной и справочной литературы, прейскурантов, каталогов, инструктивных и других служебных  материалов, а также на стоимость  конторских и канцелярских принадлежностей, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации и предусмотренных соответствующими сметами, согласно предъявленным к оплате счетам, производится бухгалтерская запись:

Дебет счета 7210 «Административные расходы»

   Кредит счета 1010 «Денежные средства  в кассе»

Суммы начисленных налогов, сборов и отчислений с имущества и недвижимости, подлежащие к уплате в бюджет, предусмотренные  и вновь вводимые в соответствии с установленным законодательством и решением местных органов власти, согласно специальным расчетам (см. Приложение И-Н), отражаются следующей записью:

Дебет счета 7210 «Административные расходы»

                          Кредит счета 3190 «Прочие налоги»

На сумму начисленных  расходов по оплате за консультационные, аудиторские и информационно-вычислительные услуги, оказанные по заключенным  договорам с консультационными, аудиторскими и информационно-вычислительными  центрами, не состоящими на балансе  организации торговли, делается следующая  бухгалтерская запись:

                       Дебет счета 7210 «Административные  расходы»

                       Кредит счета 3310 «Краткосрочная  задолженность поставщикам и  подрядчикам»

Таким образом, в дебете счета 7210 «Административные расходы» отражаются все оплаченные и неоплаченные расходы в течение года, и в конце года выявляется общая сумма всех и общих и административно-управленческих расходов организаций за отчетный год.

   По окончании отчетного года, начисленная и накопленная таким  образом сумма общих и административно-управленческих  расходов, списывается на финансовые  результаты следующей записью  на счетах бухгалтерского учета:

Дебет счета 5610 «Итоговая прибыль (итоговый убыток)»

                  Кредит счета 7210 «Административные  расходы» 
 
 
 
 
 
 
 

3. Аналитический учет административных расходов

   Синтетический учет административных расходов имеет важное значение для контроля за соблюдением организациями утвержденной сметы расходов, но для оперативного руководства, контроля, анализа и выявления резервов повышения эффективности отдельных видов затрат необходимы данные более конкретные – по видам затрат, которые определяются с помощью ведения аналитического учета к синтетическому счету 7210 «Административные расходы» в соответствии с установленной номенклатурой статей.

   Основными регистрами бухгалтерского  учета расходов в торговле  являются журнал-ордер №10 и ведомость  №5 к нему, утвержденные приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан за №72 от 24 ноября 1997 года. В них заранее отпечатана типовая корреспонденция счетов, которая обеспечивает правильную группировку хозяйственных операций.

     В первом разделе «Затраты  отчетного периода»  журнала-ордера  №10 отдельной строкой отражаются  синтетические данные по счету  7210 «Административные расходы», основанием  для записей в котором являются  данные ведомости №5 к журналу  ордеру №10.

   Аналитический учет расходов  периода по счету 7210 «Административные расходы» рекомендуется вести в учетных регистрах специальной формы, согласно установленной учетной номенклатуре статей, схема построения которой приведены ниже. 
 
 
 
 
 
 

Дебет счета 7210 «Административные расходы»

  за        20 г.

 

   Записи об административных расходах в учетные регистры производятся в разрезе корреспондирующих счетов по соответствующим графам  на основании разработочных (вспомогательных группировочных) ведомостей, которые построены по кредитовому признаку. Указанные ведомости составляются в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели технически сложно получить непосредственно в журналах-ордерах или для получения их требуется предварительная группировка данных первичных документов по однородным или однотипным хозяйственным операциям, не охваченным журналами-ордерами. При этом расходы, уже отраженные в каком-либо журнале-ордере  (например, расходы, произведенные из кассы, через банк или подотчетных лиц и т.п.),показываются в учетном регистре на основании листов-расшифровок из соответствующих журналов-ордеров , которые составляются по данным отдельных первичных и сводных документов  с указанием краткого содержания хозяйственных операций и номера статьи расходов. Затем на строку соответствующих статей в учетных регистрах переносят итоговые суммы расходов, отраженные в разработочных (вспомогательных группировочных ) ведомостях и листках-расшифровках, номера которых указываются в заголовке учетного регистра. Для этого графы должны закрепляться за одними и теми же указанными документами и в каждой графе записи могут быть только по одному документу.

   После записи данных из каждой  разработочной  (вспомогательной  группировочной ведомости) и листка-расшифровки  сразу же подсчитываются итоги по графам. Итоги же расходов по каждой статье (строке) определяются после записи всех указанных документов  за месяц и итоговые суммы по каждой статье записывают в графе «Итого за месяц». Общий итог этой графы по всем статьям, подсчитанный в итоговых строках «Всего расходов»,  покажет всю сумму административных расходов за отчетный месяц. При подведении итогов в учетном регистре следует предварительно подсчитать данные документов и сличить полученную сумму с выявленным по регистру итогом, и они должны быть тождественны.

   Суммы административных расходов , подсчитанные в итоговых строках учетных регистров, переносятся по корреспондирующим счетам в соответствующие строки первого раздела «Затраты отчетного периода» журнала-ордера №10.  

    Сверенные итоговые данные журнала-ордера  №10 в конце месяца переносятся  в Главную книгу. (см. Приложение Р)

   Аналитический учет административных  расходов в соответствующих учетных регистрах завершается в отчетном месяце выведением сумм указанных расходов по статьям учетной номенклатуры нарастающим итогом с начала года по графе «Итого с начала года».