Учет денежных средств и наличных расчетов

В некоторых случаях в  соответствии с особенностями деятельности предприятий и на основании их соответствующих обоснований по письменному решению (приказу, распоряжению) руководителей учреждений банков этим предприятиям может устанавливаться  лимит кассы в размерах больших, чем среднедневной имеющийся  или выручка среднедневная выдача наличности.

При заключении договора на расчетно-кассовое обслуживание предприятие  должно представить в учреждение банка заявка-расчет в двух экземплярах  для установления общего лимита кассы (с учетом необходимости его обособленных подразделений), сроков и порядка  сдачи наличной выручки, что является неотъемлемой частью договора и оформляется  как приложение к договору, или  копию заявки-расчета с оценкой  другого учреждения банка о установлен общий лимит кассы для внесения размера лимита в договор на расчетно-кассовое обслуживание, что является неотъемлемым условием этого договора.

Ответственность за достоверность  данных в заявке-расчете данным кассовой книги и бухгалтерского учета  несет предприятие. Предприятия  должны иметь в виду, что согласно требованиям Инструкции № 69 [7] ответственность за не установление лимитов кассы возлагается на банки только в том случае, если при наличии поданной предприятием заявки-расчета лимит кассы установлен не был. При этом банки не несут ответственность за несообщение предприятием своим обособленным подразделениям размера установленного банком лимита кассы, порядка и

 

сроков сдачи наличной выручки.

Предприятие может обратиться (при наличии обоснованных причин - изменение размеров кассовых оборотов, режима функционирования, условий сдачи  выручки и т.п.) в банк с просьбой о пересмотре лимита остатка наличности в кассе. Кроме того, лимит кассы  может быть пересмотрен по инициативе банка. Предприятие, желает пересмотреть лимит кассы, должно представить  в банк заявка-расчет, что является основанием для пересмотра действующего лимита кассы (в случае обоснованности его данных), и оформить дополнительное соглашение к договору на расчетно-кассовое обслуживание. До даты пересмотра и  установления нового лимита кассы и  получения его предприятием действует  установленный ранее лимит кассы.

Таков общий порядок установления лимита кассы.

Сумма наличных, включая  средства, полученные из учреждений банков, выручка и другие поступления, находящиеся  в кассе предприятия на конец  рабочего дня не должна превышать  установленный лимит. Вся наличность сверх установленных лимитов  сдается предприятиями в банк для зачисления на текущий счет. Если лимит кассы предприятию  вообще не установлен, то вся имеющаяся  в кассе наличность сдается в  конце дня в банк (независимо от причин, вследствие которых лимит  кассы не установлен).

В определенных случаях предприятия  могут хранить наличность в кассе  сверх установленных лимитов. Это  касается наличных средств, полученных предприятием в учреждении банка  для выплат, связанных с оплатой  труда, пенсий, стипендий, дивидендов. Такие средства могут храниться  в кассе только в дни выплат таких сумм в течение трех рабочих  дней, включая день получения наличности в банке.

Для проведения этих выплат работникам отдаленных подразделений  предприятий железнодорожного транспорта и морских портов имеющиеся могут  храниться в их кассах сверх установленного лимита кассы в течение пяти рабочих  дней, включая день получения наличности в учреждении банка.

Имеющиеся, полученные в  учреждении банка на другие выплаты, должны выдаваться предприятием своим  работникам в тот же день.

Суммы наличных, полученные в учреждении банка и не использованные по назначению в течение установленных  сроков, возвращаются предприятием в  учреждение банка не позднее следующего рабочего дня учреждения банка и  предприятия или могут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита) и выдаваться только на цели, на которые они получены.

Имеющиеся для оплаты труда, осуществляются за счет выручки, предприятие  имеет право хранить в кассе  сверх установленного ему лимита в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в сумме, указанной в переданных в кассу платежных (расчетно-платежных) ведомостях.

Касса - счет бухгалтерского учета движения и наличия денежных средств, имеющихся у предприятия.

При проведении расчетов получатель платежа (продавец) обязан представить  плательщику (покупателю, заказчику) учетный  расчетный документ (налоговую накладную, счет-фактуру, товарный чек, акт выполненных  работ, оказанных услуг, акт или  закупки другие документы), удостоверяющий факт покупки товара, выполнения работы, оказания услуги.

Расчеты наличными должны производиться с оформлением  приходных и расходных кассовых ордеров, кассового или товарного  чека, квитанции, подтверждающие осуществленные плательщиками (покупателями, заказчиками) расходы наличности.

Денежные средства, поступающие  в кассу предприятия, должны своевременно и в полной сумме оприходоваться. Согласно п. 2.10 Положения № 72 [5] оприходование наличности в кассу определяется как «осуществление предприятием учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений с оформлением данной операции в установленном порядке приходным кассовым ордером и отражением в кассовой книге в день получения предприятием наличных средств».

Таким образом, чтобы имеющиеся  средства считались оприходованным, необходимо оформить приходный кассовый ордер, и сделать об этом запись в  кассовой книге. Причем подоходный запись в кассовой книге не обязательно делать сразу же после выписки приходного кассового ордера, она может быть сделана в течение рабочего дня кассира в день поступления средств.

При проведении расчетов наличными  предприятий в сфере торговли, общественного питания и услуг  с применением РРО или использованием РК оприходованием является осуществление предприятием учета наличности через РРО или РК с составлением в тот же день на основании расчетных документов отчетов КУРО и оформлением наличности в установленном порядке приходным кассовым ордером и соответствующей записью в кассовой книге в день поступления средств.

Указанная последовательность оприходования также распространяется на обособленные подразделения предприятий, работающих в сфере торговли, общественного питания и услуг с применением РРО или использованием РК и самостоятельно сдают в кассы учреждений банка или через инкассаторов полученную или имеющийся выручку.

При приеме в кассу денежных билетов и монет кассиры предприятий  обязаны руководствоваться Правилами  определения платежности банкнот  и монет Национального банка  Украины, утвержденным постановлением Правления Национального банка  Украины, от кассовую книгу и приходуются наличные в своих кассах.

В случае работы предприятий  в выходные и праздничные дни  с применением РРО или использованием РК (при условии что бухгалтерия предприятия не работала в данные часы и дни) полученная предприятием за это время наличность считается оприходованной в его кассе, если она

проведена через РРО и РК в день ее фактического поступления и не позднее следующего рабочего дня предприятия сдана в его кассу с оформлением в установленном порядке приходным кассовым ордером и соответствующей записью в кассовой книге предприятия.

Указанная последовательность оприходования также распространяется на обособленные подразделения предприятий, работающих в сфере торговли, общественного питания и услуг с применением РРО или использованием РК и не совершающие расходные операции (выплаты связанные с оплатой труда, командировочные расходы и т.п.) и не ведя кассовую книгу.

Прием в кассу денежных средств оформляется приходным  кассовым ордером, который подписывается. Оборотные памятные и юбилейные  монеты являются действительными платежными средствами, должны приниматься в  кассы предприятий по их номиналу без ограничений для всех видов  платежей.

Типовая форма приходного кассового ордера утверждена приказом Минстата Украины от 15.02.96 № 51 [10]и должна применяться всеми предприятиями.

При оформлении первичных  документов в соответствии с Положением о документальном обеспечении записей  в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 № 88 [11], необходимо заполнение всех реквизитов. При заполнении приходного кассового ордера в нем следует указать следующие реквизиты:

- Наименование предприятия,  организации, в кассу которых  поступили денежные средства;

- Номер приходного ордера;

- Дату его составления;

- Корреспондирующий со  счетом 30 «Касса» счет бухгалтерского  учета, которая используется при  отображении хозяйственной операции, оформляемой этим приходным ордером;

 

- Сумма, на которую  оформляется приходный ордер;

- Код целевого назначения (по возможности);

- От кого и на каком  основании полученные средства.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны заполняться  бухгалтером только чернильной или  шариковой ручкой, при помощи печатных машинок, компьютерных или средств другими способами, которые обеспечили бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока [1].

В приходном ордере указывается документ, служащий основанием осуществленной хозяйственной операции по приему средств (например, авансовый отчет, чек, договор, накладная и т.д.).

Приходный ордер выписывается в одном экземпляре. Лицу, которое  сдает деньги в кассу, выдается квитанция, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира и печатью предприятия. Приходный кассовый ордер, по которому полученная наличность, прилагается  к первому экземпляру отчета кассира.

Выдача наличных из кассы  осуществляется на основании расходных  кассовых ордеров, типовая форма  которого утверждена приказом Минстата Украины от 15.02.96 № 51 [10] или по платежным (расчетно-платежных) ведомостях.

При заполнении расходного кассового ордера необходимо указать  следующие реквизиты:

- Наименование предприятия,  организации;

- Номер расходного документа;

- Дату его составления;

- Корреспондирующий со  счетом 30 «Касса» счет бухгалтерского  учета, которая используется при  отображении хозяйственной операции, оформляемой расходному ордеру;

- Сумму, выдаваемую по  этому расходном документе;

- Код целевого назначения  по сделке, оформляемой расходному  ордеру;

- Кому и на каком основании выданные средства.

Расходные кассовые ордера, как и приходные кассовые документы  должны заполняться бухгалтером  только чернильной или шариковой  ручкой, при помощи печатных машинок, компьютерных или средств другими способами, которые обеспечили бы сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока (3 года).

Документы на выдачу наличности должны быть подписаны руководителем  и главным бухгалтером предприятия  или лицами, ими уполномоченными. К расходным ордерам могут  прилагаться документы (заявки на выдачу наличных, счета и т.п.) с указанием  об этом в разделе «Приложение».

Если на документах, прилагаемых  к расходным кассовым ордерам, имеется  разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных  кассовых ордерах не обязательна.

В случае выдачи наличных физическому  лицу по расходном документе кассир должен потребовать предъявить или паспорт его документ, заменяющий, и записать в расходном документе его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном документе о получении наличности с указанием полученной суммы (гривен - прописью, копеек - цифрами), даты получения и расписывается в получении, используя чернила или шариковую ручку с темными чернилами [21].

Если расходный документ составлен на выдачу наличных нескольким лицам, то получатели также предъявляют  или паспорта их документы, заменяющие, и расписываются в соответствующей  графе документа.

Выдача наличности из кассы, не подтвержденная росписью получателя в расходном документе, для вывода остатка наличности в кассе не принимается.

Выдача наличности лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, производится по расходным  кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо по отдельной  ведомости.

Выдачу наличных денег  кассир осуществляет только лицу, указанному в расходном документе. Если выдача наличных осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке согласно действующему законодательству, в том числе и лицо, не имеет возможности в связи с или болезнью по другим уважительным причинам расписаться собственноручно, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому поручено получить наличные. При этом в графе "Выдать" указываются фамилия и инициалы доверенного лица, в графе "Основание" - назначение платежа, в графе "Приложение" - поручение, в графе "Документ" - реквизиты документа доверенного лица.