Учет денежных средств и наличных расчетов

Если выдача наличных осуществляется по ведомости, то перед росписью о  получении денег кассир делает в  ней надпись: "По доверенности". Доверенность остается у кассира  и прилагаемых к расходному кассовому или ордера и ведомости.

Выплаты, связанные с оплатой  труда, стипендий, производятся кассиром предприятия по платежным (расчетно-платежным) ведомостям или по расходным кассовым ордерам.

На титульной странице платежной (расчетно-платежной) ведомости  делается разрешительная надпись о  выдаче наличности за подписями руководителя и главного или бухгалтера лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличности и суммы (гривен - прописью, копеек - цифрами).

Аналогично может оформляться  и одноразовая выдача наличных на оплату труда (в случае отпуска, болезни  и т.п.), а также выдача депонированных сумм и наличных денег под отчет  на расходы, связанные со

служебными командировками, нескольким лицам. В централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Разовые выдачи наличных денег  на оплату труда отдельным лицам  производятся, как правило, по расходном кассовом ордере.

После осуществления выплат, связанных с оплатой труда, стипендий, по платежным ведомостям, кассир должен:

- В платежной ведомости  против фамилии лиц, которым  не осуществлена ​​выплата, поставить или штамп сделать надпись: «Депонированная»;

- Составить реестр депонированных  сумм;

- В конце ведомости  указать фактически выплаченную  сумму и недополученную сумму  выплат, подлежащая депонированию,  сверить эти суммы с общим  итогом по платежной ведомости  и заверить надпись своей подписью. Если наличные средства выдавались  не кассиром, а другим лицам,  то на ведомости дополнительно  делается надпись: «Деньги по  ведомости выдал (подпись)";

- Выписать расходный кассовый  ордер на фактически выданную  сумму по ведомости, зарегистрировать  его и осуществить соответствующую  запись в кассовой книге.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в  платежных ведомостях, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляются  путем составления одного общего расходного кассового ордера.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные документы должны заполняться  бухгалтером только чернильной или 

шариковой ручкой, при помощи печатных машинок, компьютерных или 

средств другими способами, которые обеспечили бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока.

Исправления в прибыльном и расходных кассовых документов запрещается.

При получении приходных  кассовых или ордеров расходных  документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность  на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешительной надписи руководителя или лица, им уполномоченного;

б) правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;

в) наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления.

Приходные кассовые или ордера расходные документы сразу же после или получения выдачи по ним наличности подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится ли штамп надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

До передачи в кассу  приходные кассовые или ордера расходные  документы регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные  на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на выплаты, связанные с оплатой труда, регистрируются после их выдачи.

Кассовые документы после  составления кассиром отчета и его  обработки в бухгалтерии комплектуются  в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки  и хранятся в течение 36 месяцев  после окончания календарного года материально ответственным лицам, на который возложена обязанность хранения документов, в отдельном или сейфе специальном помещении , что передается под охрану.

Вынос из охраняемого помещения  кассовых документов разрешается только в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера. К концу  рабочего дня документы обязательно  возвращаются.

Справки по кассовым документам (подписанные руководителем и  главным бухгалтером) выдаются соответствующим  органам по их требованию в случаях, предусмотренных действующим законодательством  Украины.

Кассовые документы могут  изыматься в случаях, предусмотренных  действующим законодательством  Украины.

Все поступления и выдачи наличных в национальной валюте предприятия  учитываются в кассовой книге, типовая  форма которого утверждена приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 № 51 [10].

Каждое предприятие, являющееся юридическим лицом и имеет кассой, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Предприятие ведет на каждый вид валюты отдельную кассовую книгу. Листы книг должны быть пронумерованы, прошиты. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия - юридического лица.

Обособленные подразделения, имеющим кассу и осуществляющим расчеты наличными, проводят при  этом кассовые операции по выдаче (приему) наличных на любые нужды с оформлением  расходных (приходных) кассовых или  ордеров применяют РРО (РК) при  расчетах с потребителями в сфере  торговли, общественного питания  и услуг, самостоятельно сдают имеющийся  выручку в кассу банка (инкассаторам банка), должны также вести кассовые книги, издаваемые и оформляемые предприятием - юридическим лицом, в состав которого они входят.

Обособленные подразделения, имеющим кассу и осуществляющим расчеты наличными с потребителями  в сфере торговли, общественного  питания и услуг с применением  РРО (РК) и не проводят при этом кассовых операций по выдаче (приему) наличности из кассы на любые нужды с оформлением расходных (приходных) кассовых ордеров, а сдают полученную имеющийся выручку на предприятие - юридическое лицо, в состав которого они входят в установленный им срок, могут не вести кассовую книгу.

Записи в кассовой книге  осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами  темного цвета шариковой или  чернильной ручкой. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Остальные  экземпляры должны быть отрывными, что  и является отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Исправления в кассовой книге  не допускаются. Если исправления сделаны, то они заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера его  заместителя.

Записи в кассовой книге  делаются кассиром по операциям или  получение выдачи наличных по каждому  приходному кассовому ордеру и расходном  документе в день их или поступления  выдачи.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличности в кассе (имеющаяся наличность в  период выплаты заработной платы  перечисляются с учетом наличных, выданных по незакрытым платежным (расчетно-платежным) ведомостям) следующего дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию  записей в кассовой книге за день) с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Если бухгалтерия и  кассир предприятия - юридического лица не

работают в выходные и  праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге предприятия - юридического лица осуществляются на следующий рабочий  день предприятия - юридического лица.

На предприятиях при условии  обеспечения надлежащего хранения кассовых документов кассовую книгу  можно вести также в электронной  форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку документов «Вкладной лист кассовой книги» и  «Отчет кассира», по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме, утвержденной приказом Минстата [10] .

Записи в кассовой книге  осуществляются путем введения необходимой  информации с первичных кассовых документов. Записи в кассовой книге  должны производиться до начала следующего рабочего дня (т.е. с остатками на конец предыдущего дня), а также  содержать все реквизиты, предусмотренные  формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически  в порядке возрастания с начала года.

В случае распечатки «Вкладной  лист кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться  общее количество листов кассовой книги  за этот месяц, а в случае распечатки в конце года - их общее количество за год.

После распечатки «Вкладной  лист кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать  их и передать «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными кассовыми  документами в бухгалтерию под  роспись в «Вкладной лист кассовой книги».

С целью обеспечения сохранности  и удобства использования 

"Вкладной лист кассовой  книги» в течение года хранится  кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия - юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется печатью предприятия - юридического лица.

По окончании календарного года кассовая книга на электронных  носителях должна передаваться для  хранения в течение 36 месяцев в  архив предприятия - юридического лица.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного или бухгалтера уполномоченное руководителем лицо.

Порядок заполнения приходных  и расходных кассовых ордеров, платежной  ведомости на выдачу заработной платы, а также кассовой книги рассмотрен в примере.

При наличии на предприятии  нескольких кассиров старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую  сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных средств. Типовая  форма № КО - 5 "Книга учета  принятых и выданных кассиром наличных средств", утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 № 51 [10].

Эта книга может также  использоваться с целью учета  выданных средств доверенным лицам  для выплаты заработной платы, в  случае если заработная плата выплачивается  не через кассу предприятия.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться о получении  аванса и наличности, принятых (изданных) по прибыльным (расходным) документах, и сдать остаток имеются и  кассовые документы по произведенным  операциям старшему кассиру под  роспись в книге учета принятых и выданных кассиром наличных средств.

 

Об авансах, полученных для  оплаты труда и выплаты стипендий,

кассир обязан отчитаться в установленный срок с учетом дня их получения. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. Имеющиеся сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и ​​т.п. старшему кассиру под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денег с указанием сумм.

Для отражения в регистрах  бухгалтерского учета выдачи наличных на вышеуказанные цели следует открыть  субсчет "Операционная касса" к  счету 30 «Касса».

Основные операции по движению средств в кассе

Таблица 3.1.

Поступили деньги в кассу с расчетного счета на выплату з.п.	Дт 301	Кт 311
Выплачена заработная плата работникам предприятия	Дт 661	Кт301
Выдана сумма денег подотчет	Дт 372	Кт 301
Возвращены не использованные подотчетные суммы	Дт 301	Кт 372
Внесена наличность на расчетный счет в банке из кассы предприятия	Дт 311	Кт 301
Кассовая выручка сдана инкасатору	Дт 333	Кт 301