Учет денежных средств и наличных расчетов

Формирование и контроль данных первичного учета и нормативно-справочной информации и осуществляется в следующем  порядке. На экран монитора выводится  форма соответствующего первичного документа, а с клавиатуры производится набор данных путем заполнения пустых окон формы. Одновременно с набором  проверяется допустимость значений реквизитов и правильность их представления. Прошедшая контроль информация записывается на машинный носитель в рабочую базу данных. Ошибочные данные отражаются на экране дисплея для необходимой  корректировки реквизитов. Корректировка  первичных данных и НСИ осуществляется путем обновления, физического удаления или ввода новых данных. Исправленные данные вновь помещаются в рабочую  базу данных.

Входная информация и НСИ  по учету денежных средств на АРМБ включает типовые формы первичных  документов (платежное получение, кассовые ордера, авансовый отчет, счет, счет-фактура  и т.п.) и НСИ, базу данных первичной информации на машинных носителях. Типовые формы первичных документов создаются на ПЭВМ по образцу бланков документов и комплектуются в библиотеку. Одновременно формируется база данных первичной информации, в которой хранятся бухгалтерские записи за отчетный период. Каждая бухгалтерская запись имеет следующую стандартную структуру: справочные и группировочные показатели (номер, название документа, дата формирования), основной счет, корреспондирующий счет, количество и сумма.

База данных состоит из продублированных сдвоенных бухгалтерских  хозяйственных операций и имеет  большую информационную емкость. Она  позволяет в реально режиме времени  получать на уровне корреспондирующих  счетов необходимые для учета  показатели.

АРМБ по учету денежных средств может вестись на АРМБ как I так и II категорий. При этом АРМБ I категории устанавливается в бухгалтерии, где осуществляется учет денежных средств, а АРМБ II категории – у главного бухгалтера. На крупных предприятиях возможны варианты трехкатегорийной организации АРМБ. При этом АРМБ I категории устанавливаются в кассе и финансовом отделе, АРМБ II категории – бухгалтерии, АРМБ III категории – у главного бухгалтера.

Решение задач по учету  денежных средств осуществляется путем  выбора соответствующей функции  главного меню (например, «Касса», «Банк», «Расчеты с подотчетными лицами»). После  этого вводится необходимая входная  информация, производятся расчеты и  формируются выходные документы. Кроме  того, пользователь может использовать режим просмотра информационной базы по запросу. Он предназначен для  получения справочной информации на любое число месяца по различным  параметрам: по типу документа, по интервалу  времени, по счету, по субсчету операции, по сумме в иностранной или  национальной валюте.

Характеристика исходных данных, формируемых на АРМБ.

Входная информация по учету  денежных средств на АРМБ включает типовые формы первичных документов (платежное получение, кассовые ордера, авансовый отчет и т.п.) и базу данных первичной информации на машинных носителях. Типовые формы первичных  документов создаются на ПЭВМ по образцу  бланков документов и комплектуются  в библиотеку. Одновременно формируется  база данных первичной информации, в которой хранятся бухгалтерские  записи за отчетный период.

Прием наличных денег в  кассу организации оформляется  приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или уполномоченным им лицом.

Для автоматического оформления операций, связанных с поступлением наличных денежных средств в кассу организации в типовой конфигурации предусмотрен документ "Приходный кассовый ордер".

Приходный кассовый ордер  может регистрировать несколько  различных по смыслу и по-разному  отражающихся в учете операций. Реквизит "Вид операции" экранной формы  документа может принимать одно из следующих значений:

- "Приход денег из  подотчета" - поступление в кассу  денежных средств от подотчетного  лица. В этом случае в качестве  корреспондирующего бухгалтерского  счета используются соответствующие  субсчета счета второго порядка  37.2 "Расчеты с подотчетными  лицами";

- "Оплата заказа покупателем" - поступление денег от покупателя  за уже отгруженный товар или  в качестве предоплаты по счету-фактуре.  В качестве корреспондирующего  бухгалтерского счета используются  соответствующие субсчета счета  36 "Расчеты с покупателями и  заказчиками";

- "Поступление денег  из банка" - поступление денег  с одного из расчетных счетов  фирмы. Корреспондирующий счет - 31;

- "Прочие операции" - поступление денег в кассу  из любого другого источника,  корреспондирующий счет может  быть любым.

В группе "Касса" нужно  указать кассу из справочника "Счета  нашей фирмы" и очередной номер  для печатной формы приходного ордера. Программа ведет автоматическую нумерацию приходных и расходных  документов, в данном случае ордеров  и по умолчанию предлагает очередной  номер, увеличивая на единицу текущее  значение соответствующего реквизита  выбранного элемента справочника "Счета  нашей фирмы".

Группа "Аналитика, первое событие" содержит реквизиты для  выбора корреспондирующего бухгалтерского счета, аналитики по нему и аналитики  по НДС. При получении денег от подотчетного лица реквизит "Субконто" будет предлагать выбор из справочника "Сотрудники", при поступлении денег из банка - из справочника "Счета нашей фирмы", в остальных случаях - из справочника "Контрагенты". В случае поступления денег от покупателя необходимо выбрать заказ, который оплачивается.

Реквизит "Издержка (доход)" группы "Валовые доходы/расходы" может принимать значения: "+" - отнести операцию к валовым доходам, "-" - отнести операцию к валовым издержкам, "0" - не относить ни к доходам, ни к издержкам. В реквизите "Субконто" указывается аналитика счета учета валовых доходов (расходов).

Вид прихода денег устанавливается  путем выбора соответствующего элемента из предлагаемого списка в реквизите "Вид прихода денег".

В некоторых случаях "Приходный  ордер" не должен формировать бухгалтерских  проводок. Например, в случае получения  денежных средств с расчетного счета проводки могут быть сформированы документом "Банковская выписка", поэтому проведение ордера приведет к удвоению сумм в учете. Для того чтобы избежать подобных ситуаций, служит флажок "Только зарегистрировать".

Реквизиты "Основание", "Приложение", "По документу", "Кассир" используются для формирования печатной формы документа.

Опция "На бланк" кнопки "Ордер" - печать стандартного бланка приходного кассового ордера (Приложение №20).

Расходный кассовый ордер  составляется аналогичным способом, что и приходный кассовый ордер (Приложение №21).

Для выписки платежных  поручений в типовой конфигурации предусмотрен документ "Платежное  поручение" (Прилож. ).

Платежные поручения нумеруются по каждому из расчетных счетов отдельно.

В реквизите "Расчетный  счет" выбирается тот счет, с которого предполагается осуществить платеж. Очередной номер исходящего документа  по выбранному расчетному счету автоматически  предлагается в реквизите "Номер  платежки".

 Если платежное поручение  оформляется на перечисление  налогов, взносов, других обязательных  платежей, следует отметить флажок "Оплата налога/отчисления", после  чего в реквизите "Вид налога" выбрать из справочника "Налоги  и отчисления" соответствующий  вид налога. В текстовом поле "Назначение  платежа" в этом случае отобразятся  значения реквизитов "Код платежа"  и "Содержание", заданные для  выбранного налога в справочнике  "Налоги и отчисления".

В реквизите "Контрагент" выбирают организацию, по которой собираются перечислять деньги, в реквизите "Р/Счет" - расчетный счет клиента. Счет учета взаиморасчетов с контрагентом (счет учета расчетов с бюджетом, государственными целевыми фондами) указывается в реквизите "Счет". В случае оплаты поставщикам или возврата денег покупателям необходимо также указать заказ.

Для заполнения назначения платежа можно воспользоваться  списком типовых назначений платежа, выбираемых из справочника "Назначения платежей".

При помощи кнопки "Печать" можно получить печатную форму платежного поручения (Приложение №22).

При проведении документ "Платежное  поручение" не формирует бухгалтерских  проводок. Факт движения денег по расчетному счету в типовой конфигурации отражается документом "Банковская выписка".

Для отражения операций, связанных с движением денежных средств организации по расчетным  счетам в гривнях и в валюте в типовой конфигурации предназначен документ "Банковская выписка" (Приложение №23 ).

Следует отметить, что типовая  конфигурация требует внесения отдельных  банковских выписок по расчетным  счетам фирмы.

Реквизит "Расчетный счет" служит для указания денежного счета  из справочника "Счета нашей фирмы", движения по которому отражаются.

 Каждая строка табличной  части соответствует одному платежу.  Спецификацию табличной части  документа следует заполнить  в следующей последовательности:

- установить признак того, какой платеж регистрируется: входящий ("+" - приход денег на расчетный счет), или исходящий ( "-" - расход денег);

- определить вид прихода  (расхода денег) путем выбора  соответствующего элемента из  предлагаемого списка в реквизите  "Вид прихода/расхода";

- определить корреспондирующий  с соответствующим субсчетом  счета 31 бухгалтерский счет;

- выбором из предлагаемого  списка определить вид НДС  по данной операции;

- выбрать объект аналитического  учета корреспондирующего счета;

- в тех случаях, когда  платежи относятся к взаиморасчетам  с покупателями и поставщиками  указать тот заказ покупателя (поставщика), по которому приходят (уходят) деньги.

- ввести сумму с НДС  и НДС платежа, по умолчанию  предлагается итоговая сумма  с НДС и итоговая сумма НДС  документа-заказа;

- установить в реквизите  "Д/Р" признак принадлежности операции, указанной в строке к валовым доходам ("+"), или к валовым расходам - ("-"). Если в этом реквизите указать "0", то это будет означать, что операция не относится ни к валовым доходам, ни к валовым расходам;

- выбрать объект аналитики  по валовым доходам (валовым  расходам);

- ввести какую-либо поясняющую  информацию к данной операции, которая будет выведена в качестве  текстового комментария в сформированных  по текущей строке проводках.

Часть информации, которая  касается платежей предприятия, можно  внести в "Банковскую выписку" автоматически, используя информацию из выписанных платежных поручений. Этой цели служит кнопка "Заполнить по платежкам". При этом можно осуществить отбор  платежных поручений, выписанных той  же датой, что и банковская выписка (опция "За дату документа"), либо выписанных в течение произвольного  периода (опция "Произвольный период).

Набор формируемых документом проводок зависит от вида оформляемых  им платежей и позиционирования его  в цепочке взаиморасчетов организации  с покупателями (поставщиками).

Кроме того, если настоящей  выпиской оформляется зачисление средств  от покупателя, при котором у организации  возникает налоговое обязательство, то при ее проведении будет сформирован  документ "Налоговая накладная" (при условии, что константа "Автоматическое создание налоговых накладных" установлена  в значение "Да").

Банковская выписка является документом, на основании которого формируются бухгалтерские проводки (Приложение №24)

Справочник "Счета нашей  фирмы" предназначен для хранения списка всех мест, где могут храниться  наличные и безналичные денежные средства, т.е. содержит информацию обо  всех расчетных счетах организации, валютных счетах и кассах (т.е. наличных счетах).

Справочник используется как для редактирования документов, так и для ведения аналитического учета по следующим счетам бухгалтерского учета: 30 "Касса", 31"Счета в  банках", ВЛ "Балансовая стоимость валюты (налоговый учет)".

Справочник реализован двухуровневым. В справочнике рекомендуется создать три группы: для расчетных счетов в гривнях, для расчетных счетов в валюте и для наличных счетов (касс).

Для каждого элемента справочника "Счета нашей фирмы" должно быть определено наименование, т.е. "внутреннее" название счета ("основной р/с", "дополнительный р/с", "основной валютный р/с", "гривневая касса" и т.д.), Фирма, которой принадлежит данный р/с, валюта, в которой учитываются средства на данном счете и бухгалтерский счет учета наличия и движения денежных средств на нем.

Следует отметить, что в  процессе работы валюту счета изменять нельзя.

 Типовая конфигурация  предполагает ведение различной  нумерации приходных и расходных  документов по каждому из счетов. Для этого существуют реквизиты  "Платеж.пор. или расх.ордер" (т.е. последний расходный документ) "Прих.ордер" (т.е. последний приходный документ), в которых содержатся номера последних документов, выписанных по данному счету.