Учет денежных средств и наличных расчетов

Программа автоматически  увеличивает эти значения при  записи в базу соответствующих документов.

Флажок "Безналичный счет" должен быть установлен для расчетных  счетов в гривнях и в валюте.

Для безналичных счетов следует  также указать банковские реквизиты, которые будут автоматически  подставляться в печатные формы  платежных поручений.

Справочник используется для хранения списка типовых назначений платежей. Справочник используется при  заполнении документа «Платежное поручение».

Справочник содержит краткое  и полное наименование платежа.

Примером краткого наименования может быть «Оплата работ», в этом случае полным наименованием может  быть такое: «Оплата виконаних робiт згiдно договору». 

Не следует дописывать в конце полного наименования фразы типа «В т.ч. ПДВ», «Без ПДВ». Эти  фразы подставляются автоматически  в документе «Платежное поручение» в зависимости от указанной суммы  НДС.

Характеристика выходных документов, получаемых на АРМБ

При ведении учета, контроля и анализа с помощью АРМ  бухгалтера  функция отработки  данных отделяется от пользователя и  осуществляется в  форме, недоступной  для человеческого восприятия. Поэтому  возникает необходимость отображения  выходной информации, содержащейся на машиночитаемом носителе, в виде, пригодном  для восприятия и использования  учетным персоналом. Отображение  выходной учетной информации в условиях применения АРМ бухгалтера  осуществляется в реальном масштабе времени, то есть наблюдается сближение процессов  формирования, отображения и использования  выходной информации.

Выходной информацией  бухгалтерского учета являются учетно-отчетные показатели, необходимые для контроля и анализа производственно-хозяйственной  деятельности предприятия, подготовки управленческих решений, а также  для подготовки информации, используемой в целях подтверждения достоверности  учетной информации и контроля функционирования АРМ бухгалтера. К выходной учетной  информации также относятся информация, предназначенная для использования  в последующих учетных циклах и для решения задач на смежных  АРМ.

По назначению выходные формы  документов делятся на основные и  вспомогательные документы. Основные документы служат основным функциональным целям бухгалтерского учета, контроля и анализа и должны отвечать всем методологическим требованиям и правилам ведения регистров бухгалтерского учета.

Вспомогательные документы  содержат разнообразные разовые  и периодические сведения, используемые только для справочных, контрольных  и управленческих целей и не требуют  непосредственно для осуществления  конкретных управленческих решений.

По содержанию документы  делятся на оборотные ведомости, ведомости движения средств и  их источников, инвентаризационные ведомости, группировочно-аналитические документы, ведомости, ведомости по документированным операциям, ведомости для управления предприятием.

Содержание выходных документов должно обеспечивать возможность проверки правильности результирующей информации и ее соответствие информации первичных документов.

Как правило, выходная информация выдается по запросу, и поэтому наиболее приемлемой формой ее отображения является фрагментарные документы и видеограммы.

Перевод полных выходных документов в « безбумажный» вид и удовлетворение текущих нужд учета фрагментарными документами и видеограммами дает основание считать комплекс полных документов человекочитаемой копией учетных регистров, имеющих с подлинником одинаковую юридическую силу.

Состав показателей видеограмм должен соответствовать информации полных выходных документов (учетных регистров), переведенных в «безбумажный» вид.

Информация видеограмм может быть выведена в виде фрагментарного документа, и наоборот.

Выходная информация учета, контроля и анализа, формируемая  в виде выходных документов на машиночитаемом носителе, должна оформляться в порядке, обеспечивающем юридическую силу указанных документов, и в соответствии с требованиями архивного хранения, документальных ревизий и аудита, наравне с традиционными документами бухгалтерского учета, контроля и анализа на бумажных бланках.

Специфика бухгалтерского учета  определяет его как систему сплошного, непрерывного, взаимосвязанного и объективного отражения фактов хозяйственной  деятельности. Это выдвигает следующие  требования к его выходной информации:

а) достоверность, то есть безошибочное формирование учетной, контрольной  и отчетной информации в соответствии с методологией бухгалтерского учета  и отчетности;

б) своевременность;

в) системность, то есть взаимосвязь  информации хронологического и системного учета, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;

г) обоснованность, то есть соответствие данным первичных документов, отражающих законно совершенные и правильно  оформленные хозяйственные операции;

д) полнота, то есть получение всей учетной и отчетной информации, необходимой для осуществления функций бухгалтерского учета в управлении хозяйственной деятельностью предприятия;

е) юридическая полноценность  формируемой информации.

Выходной документ должен содержать информацию, позволяющую  однозначно идентифицировать:

• предприятие, на котором создан документ;
• документ (название, номер и т.д.), структурное подразделение предприятия, по которому составлен документ (для документов, создаваемых по структурным подразделениям предприятия);
• отчетный период, за который сформирована отраженная в документе результатная информация (или дату отчетного периода, за которую сформирована эта информация);
• отраженные в документе учетные и отчетные показатели;

• объем информации документа (количество строк и  стандартных страниц);
• дату создания документа;
• лицо, составившее документ и ответственное за правильность его изготовления.

Выходной документ на машиночитаемом носителе, если поддерживает «безбумажный»  вид  определенных регистров, является подлинником, а информация, отображаемая по мере необходимости в человекочитаемой форме, является его копией. Выходные документы (подлинники, дубликаты и копии) на машиночитаемом носителе подлежат авторизации. Для авторизации используется код должностного лица, отвечающего за формирование этих выходных документов на АРМ бухгалтера.

Для формирования отчета по кассовым операциям в типовой  конфигурации предназначен отчет "Кассовая книга" (Приложение №26). Следует отметить, что данный отчет формируется на основании проводок со счетом 30 "Касса".

Для составления отчета следует  выбрать пункт "Кассовая книга" в меню "Отчеты" главного меню и в форме ввода указать  период (дату), за которую необходимо сформировать отчет, номер листа  кассовой книга и кассу, для которой  будет сформирован настоящий  отчет. При задании произвольного  периода формирования отчета он будет  сформирован на каждый кассовый день отдельным листом кассовой книги.

Касса выбирается из справочника "Счета нашей фирмы", таким  образом можно получить кассовую книгу для каждой кассы отдельно, например, для кассы в гривнях, для кассы в долларах и т.д. Если реквизит "Касса" диалоговой формы запроса оставить незаполненным, то отчет сформируется по всем кассам в гривневом покрытии.

В форме запроса параметров отчета можно также определить форму  последнего листа кассовой книги: будет  ли это обычный лист, последний  лист в месяце или в году. Кроме  того, если в качестве периода формирования отчета выбран один день, то дополнительно  можно указать сумму, выплаченную  из кассы организации, на зарплату.

Для формирования отчета необходимо нажать кнопку "ОК" или кнопку "Сформировать". Сформированный отчет  открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен  на печать. При использовании кнопки "ОК" после формирования окно формы  настройки параметров отчета закрывается. При использовании кнопки "Сформировать" окно остается открытым, что позволяет  изменить параметры отчета и сформировать другой отчет.

Сформированный отчет  будет содержать остатки на начало даты по 30 счету по выбранной кассе (или по всем кассам фирмы), все проводки по 30 счету по выбранной кассе  за эту дату, а также итоговые обороты и остаток на конец  дня.

Когда указатель мыши выводится  в виде "лупы" (на строках отчета), при нажатии клавиши Enter или двойном щелчке мыши на экран выдается соответствующая операция для просмотра и редактирования. При этом курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывшемся окне операции.

За период отчета номера листов пересчитываются и перезаписываются всегда кроме значений, установленных  на начало года. Такие значения считаются  началом отчета. Если учет начат  не с начала года, то номер первого  листа кассовой книги следует  ввести все равно на начало года.

Для счетов 30,31 в программе  «1С: Бухгалтерия», по которым ведется  аналитический учет, можно получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета (субконто). Соответствующий отчет называется "Оборотно-сальдовая ведомостью по счету" (Приложение №26,27 ).

Для вывода данного отчета следует выбрать пункт "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" в меню "Отчеты" главного меню программы.

При выборе пункта "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать:

- за какой период необходимо  сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

- по какому счету формировать  ведомость;

- виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;

- значение субконто (или группа субконто) указанного вида;

- вариант использования  субконто;

- включать ли в отчет  суммарные остатки и обороты  по группам субконто (флажок "Группы" установлен).

Параметры использования  субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в параметрах настройки отчета будет определять вложенность группировок отчета.

Установив нужные параметры  настройки, следует нажать на кнопку "Сформировать" или на кнопку "ОК". Программа сформирует отчет и  выведет его для просмотра.

Ведомость представляет собой  список по значениям субконто. Каждая строка ведомости содержит наименование объекта аналитического учета (субконто), остаток на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты и остаток на конец периода. В нижней части списка выведены итоговые данные: сальдо по счету в целом, развернутое сальдо (отдельно суммы по дебетовым и кредитовым остаткам) и суммарные обороты.

Следующим выходным документом на данном участке учета является журнал-ордер (ведомость). Журнал-ордер (ведомость) по субконто применяется для счетов 30,31, на которых ведется аналитический учет по субконто (Приложение №28,29 ). Он позволяет получить для каждого вида субконто, по которому ведется аналитический учет на счете дебетовые и кредитовые обороты, а также развернутое и свернутое сальдо на начало и конец выбранного периода. Кроме того, в диалоговой форме запроса параметров отчета можно задать различные режимы отбора субконто.  

В диалоговой форме запроса  надо  указать:

- за какой период необходимо  сформировать отчет (период задается  выбором даты начала периода  и даты окончания периода или  с помощью кнопки выбора периода);

- по какому счету формировать  отчет;

- будут ли обороты по  счету выводиться без учета;

- будут ли выводиться  обороты по субсчетам;

- будут ли выводиться  остатки на начало и конец  периода, суммарные обороты за  период и обороты с другими  счетами по дебету и кредиту  данного счета;

- виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;

- значение субконто (или группа субконто) указанного вида. Отчет может быть сформирован по всем субконто данного вида или только по отдельным субконто или группам субконто. Для выбора следует в окно ввода с помощью кнопок «…» и «…..» ввести интересующие объекты;

- вариант использования  субконто;