Учет  расчетов с подотчетными лицами 
СОДЕРЖАНИЕ 

Введение

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются наличные для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

     Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

     Цель  данной работы – рассмотреть на примере конкретной организации  порядок учета и организации  контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Задачи  работы:

1. изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
2. проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
3. осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;
4. выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

     Объектом  исследования является ОАО «Кировский кондитерско - макаронный комбинат».

     Предмет исследования – система учета расчетов с подотчетными лицами.

    В качестве информационной базы выступают  данные бухгалтерской и финансовой отчётности ОАО « Кировский кондитерско-макароный комбират» за 2007-2009 гг.

     В ходе написания работы были использованы такие методы, как абстрактно-логический, монографический, экономико-статистический, балансовый, метод сравнения, расчетно-конструктивный.

1.Экономическая  сущность и содержание  учета расчетов  с подотчетными  лицами

1.1 Общие правила  расчетов с подотчетными лицами

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с приобретением материалов, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

     При выдаче денежных средств организация  обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

     Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

       Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

     В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

     Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный  приказ, где указывают фамилию  и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать  авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

     Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно  под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

     Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;
• условия командировки за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

     Цель  командировки определяет её классификацию  и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

     В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса  РФ служебная командировка – поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

     Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• другими аналогичными нуждами.

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры  возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.

     Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

     Порядок оформления командировки и расчетов с работником:

• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
• днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;
• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

     Для успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

     Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

     К представительским расходам относят  расходы на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

     Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

     Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

     Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы  связаны с предпринимательской деятельностью.