Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

      Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций  к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

      Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

      Эти сведения включают в себя адрес постоянного  местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

      Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

      Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки  в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил  от авиакомпании за сданный билет  сумму меньшую, чем та, которая  была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

      Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны  с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

      Выплаченная компенсация должна быть включена в  совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

        Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

      Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно- вычислительных работ.

     В ОАО «ККМК» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

     Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

• сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
• порядок представления авансовых отчетов;
• запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

     Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

     К такому товарному чеку налоговые  органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

     Допущенную  ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что  конкретно и для каких целей  приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

     Также по неопытности подотчетного лица и  предприятия-продавца встречается  такая ошибка, когда на приобретенные  ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием  суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

     В ОАО «ККМК» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

     Существует  определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

     А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 21300 рублей.

     Находясь  в командировке, зачастую подотчетные  лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация  должна компенсировать стоимость переговоров.

     Но  на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств  подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

     Согласно  п. 1 ст. 252 НК РФ под документально  подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

     Единственной  неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура  не предоставляется, а без этого  документа организация не вправе принять к вычету НДС.

     Так же дело обстоит при оплате услуг  сотовой связи подотчетным лицом  через свободные кассы.

     Лучшим  разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг  сотовой связи. Тогда предприятие  сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

     Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды  необходимо вести вспомогательную  ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

     Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести  журнал регистрации работников, прибывших из командировки.

     Также нужно вести журнал регистрации  работников, направленных в командировку.

     Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу – бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

     Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых  проверках.

Выводы и  предложения

     На  примере конкретного предприятия  ОАО «ККМК» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

     Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных  сумм, право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

       Как выяснилось, на предприятии деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам, так как не всегда есть возможность приобретения ТМЦ безналичным путем.

     Вследствие  перехода предприятия в 2006 году на автоматизированный учет с использованием программы 1С: Предприятие стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами по сравнению с предыдущими годами, так как программа позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, снижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

     Данная  программа позволяет формировать стандартные отчеты, которые полезны при подведении итогов и составлении отчетности.

     В ОАО «ККМК» существуют нарушения правил расчетов с подотчетными лицами».

     А именно, отсутствие приказа о порядке  и выдаче денежных средств под  отчет и письменного приказа об установлении размера (норм) суточных. Если данная ситуация не будет исправлена, то предприятию будут предъявлены налоговыми органами штрафные санкции.