1.2 Выдача и учет  подотчетных сумм

 

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно - хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

     Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

     Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

     К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле и расходы  на прочие операционные нужды.

     Выдача  наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

     В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег  из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой  межведомственной формы КО-2 или  надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

     При приобретении товарно-материальных ценностей  делаются проводки:

     Если  сначала выдаются денежные средства под отчет:

     Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

     Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

     Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

     Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

     Если  работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные  средства:

     Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

     Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

     Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

     Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

     Руководитель  предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных  сумм и сроки, на которые они выдаются.

     Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они  выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

     Выдача  наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

     Передача  выданных под отчёт наличных денег  одним лицом другому запрещается.

     Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

     Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

     1. Заключение договоров между юридическими  лицами, регламентирующих их отношения,  а именно договоров купли-продажи,  подряда, договоров на оказание  услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

     2. Внесение наличных денег по  заключённому договору в кассу  организации-продавца оформляется  приходным кассовым ордером по  межведомственной форме КО-1. Покупателю  выдаётся квитанция к приходному  кассовому ордеру, которая заверяется  печатью (штампом) организации-продавца.

     Учет  представительских  расходов. 

     Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия  по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и  учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно - зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

     Указанные расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая  сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам.

           Предприятиям рекомендуется  определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля.

     Главное, чтобы фактически произведенные  организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные  законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

     Если  деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

     Не  следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

     Таким образом, подотчетное лицо, взявшее  в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы  предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью предприятия.

     Исключением из вышеизложенного правила могут  служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

     В бухгалтерском учете представительские  расходы будут отражены в данном случае следующим образом:

     Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчёт на представительские расходы;

     Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам, или

     Дебет 20 Кредит 71 – отражены представительские расходы;

     Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.

     Поэтому не являются документами, подтверждающими  расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма.

     В случае непредставления подотчётным  лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые  расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии Закона РФ «О налоге на доходы».

     Необходимо  также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются  исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражается на счёте 97 «Расходы будущих периодов» и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов

     Дебет 26 Кредит 97

       - в пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.

     Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы.

     Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

     Во  время командировки (в том числе  за время нахождения в пути) за командированным  работником сохраняется средний  заработок за все рабочие дни  недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

     Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - "Журнал учета работников, прибывших в командировку" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

     Перед отъездом в командировку работник на основании приказа о направлении  в командировку получает в кассе  предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам.

     На  копии приказа (с отметкой зам.главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

     В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы  по найму жилого помещения, расходы  на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.