Сущность и методы формирования бюджета туристического предприятия

6. Координационная функция

• координация функциональных блоков оперативного планирования.

7. Коммуникационная функция

• согласование планов подразделений компании;
• нахождение компромиссов;
• закрепление ответственности исполнителей.

     Бюджетирование  – это система согласованного управления подразделениями предприятия в условиях динамично развивающегося, диверсифицированного бизнеса. С его помощью принимаются управленческие решения, связанные с будущими событиями, на основе систематической обработки данных.

     На  современном промышленном предприятии  задача бюджетирования состоит в  повышении эффективности работы предприятия посредством:

• целевой ориентации и координации всех событий на предприятии;
• выявления рисков и снижения их уровня;
• повышение гибкости, приспособляемости к изменениям.

     Как и любое явление бюджетирование имеет свои положительные и отрицательные стороны

     Достоинства бюджетирования:

• Оказывает положительное воздействие на мотивацию и настрой коллектива;
• Позволяет координировать работу предприятия в целом;
• Анализ бюджетов позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;
• Позволяет учиться на опыте составления бюджетов прошлых периодов;
• Позволяет усовершенствовать процесс распределения ресурсов;
• Способствует процессам коммуникаций;
• Помогает менеджерам низового звена понять свою роль в организации;
• Служит инструментом сравнения достигнутых и желаемых результатов.

     Недостатки  бюджетирования:

• Различное восприятие бюджетов у разных людей (например, бюджеты не всегда способны помочь в решении повседневных, текущих проблем, не всегда отражают причины событий и отклонений, не всегда учитывают изменения условий; кроме того, не все менеджеры обладают достаточной подготовкой для анализа финансовой информации);
• Сложность и дороговизна системы бюджетирования;
• Если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;
• Бюджеты требуют от сотрудников высокой производительности труда; в свою очередь, сотрудники противодействуют этому, стараясь минимизировать свою нагрузку, что приводит к конфликтам, вызывает состояние подавленности, страха, а, следовательно, снижает эффективность работы;
• Противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности; если достичь целей слишком сложно, - стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей.

     На  сегодняшний день процесс формирования бюджета в странах с развитой экономикой представляет собой целостную, четко работающую систему непрерывного планирования, включающую все основные вопросы: от обоснования целей и задач до контроля за его исполнением на всех стадиях. При этом на обеспечение максимально быстрого процесса обработки и анализа собираемых данных, необходимых для бюджетирования, на что тратится большая часть рабочего времени менеджеров, используются специальные программные продукты

     Бюджетирование  – сложная система включающая:

• совокупность взаимосвязанных плановых документов, в которых с обоснованной степенью детализации показателей отражена планируемая деятельность, как отдельных центров финансовой ответственности (ЦФО), так и всего предприятия;
• управленческие воздействия на центр финансовой отчетности (ЦФО), ориентированные на минимизацию отклонений от бюджета с учетом изменений внешней среды;
• отчетность ЦФО, позволяющая оперативно, с определенным временным интервалом, анализировать и контролировать выполнение бюджетов отдельными ЦФО и достижение запланированных финансовых результатов предприятием в целом. Система бюджетирования представляет собой совокупность таких элементов, как структура бюджетов, процедура формирования, согласования и утверждения бюджетов и контроль за их фактическим исполнением, нормативная база (нормы, нормативы, лимиты), типовые процедуры и механизмы принятия управленческих решений. .

     Целями  бюджетирования являются:

• осуществление периодичного планирования;
• обеспечение координации, кооперации, коммуникации;
• требование к менеджерам количественно обосновать их планы;
• обеспечение осведомленности по затратам;
• создание системы оценки и контроля исполнения;
• мотивация сотрудников путем ориентации на достижение цели;
• исполнение требований законов и договоров. [9, с. 143] 

    
 
 

     2.2 Организация бюджетирования  на предприятии 

     Бюджетирование - это последовательность операций, необходимая для составления бюджета в пределах отдельного туристского предприятия.

     Бюджет представляет собой количественное воплощение плана, характеризует доходы и расходы на определенный период и капитал, который необходимо привлечь для достижения заданных планом целей.

     Бюджетный процесс связан со сферой деятельности туристского предприятия. Отсюда и специфика работы над бюджетом (определенные требования к планированию и контролю).

     На  практике маловероятно, что фактическая  эффективность на туристском предприятии полностью совпадала с бюджетными показателя. Основная причина этого заключается в том, что оперативные решения, воплощенные в бюджете, определяются заблаговременно, до начала деятельности, и процесс прогнозирования затрат, поступающий в туристическом бизнесе связан с высокой степенью неопределенности и рисками.

     Работа  по составлению бюджета на туристском предприятии возлагается на финансового менеджера и осуществляется в несколько этапов :

     1. Подготовка прогноза и бюджета продаж туристской продукции (услуг)

     2. Определение ожидаемого объема  туристского   производства

     3. Расчет затрат, связанных с производством и реализацией туристской продукции

     4. Расчет и анализ денежных потоков

     5. Составление плановых финансовых отчетов

     Несмотря  на то, что бюджет не имеет стандартизированных  форм, определяемых государственными органами, с позиции количественных оценок бюджетирование заключается в построении так называемого общего (генерального) бюджета. Он представляет собой систему взаимосвязанных операционных и финансовых бюджетов

     Процесс построения таких бюджетов (бюджетирование) может осуществляться как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективе. На предприятиях туризма в большей степени используется краткосрочное бюджетирование.

       При этом не все из бюджетов входят в компетенцию финансового менеджера, однако он должен понимать и учитывать содержание каждого из них и их взаимосвязь.

     В ходе составления операционных бюджетов выполняются прогнозные расчеты финансового характера. Их результаты служат основой для построения прогнозной финансовой отчетности. Последняя, в свою очередь, является основным результатом текущего финансового планирования.

     Таким образом, общий бюджет туристического предприятия - это скоординированный по всем подразделениям (например, по службам гостиничного комплекса - служба портье, служба горничных и т.д.), департаментам и функциям план работы туристского предприятия в целом. Он объединяет блоки отдельных бюджетов и характеризует информационный поток для принятия и контроля управленческих решений в области финансового планирования

     Общий бюджет является обобщением используемых ресурсов. Помощью данного бюджета можно определить потенциальные прибыли убытки предприятия на плановый период.

     Бюджет  предприятия всегда разрабатывается  на определенный временной интервал, который называется  бюджетным  периодом. Правильный выбор продолжительности бюджетного периода является важным фактором эффективности бюджетного планирования предприятия.

     Как правило, сводный бюджет организации  составляется и утверждается на весь бюджетный период (обычно это один календарный год). Это объясняется тем, что за такой промежуток времени выравниваются сезонные колебания спроса. Индикативно, то есть без утверждения в качестве системы целевых показателей и нормативов, обязательных к исполнению, некоторые показатели бюджетов могут устанавливаться на более продолжительный период (три-пять лет). Кроме того, внутри бюджетного периода каждый из бюджетов имеет разбивку на подпериоды. Бюджетирование -  это процесс составления и реализации данного документа в практической деятельности предприятия. Бюджетный процесс не ограничивается лишь стадией составления сводного бюджета. Вообще, процесс представляет собой замкнутый контур финансового управления, включающий три последовательных этапа :

     1.этап  разработки и проекта сводного  бюджета;

     2.утверждение  проекта бюджета и включение его в структуру научно обоснованного бизнес-плана организации;

     3.анализ  исполнения бюджета по итогам  текущего года.

     Бюджетный цикл включает период времени от начала первого этапа до завершения третьего этапа. Бюджетный процесс должен быть непрерывным, то есть завершение анализа исполнения бюджета текущего года должно совпадать по времени с разработкой бюджета следующего года. То есть анализ исполнения бюджета – это одновременно и отправная, и завершающая стадия бюджетного цикла.

     Рассмотрим подробнее содержание этапов.

     Первый  этап (стадия разработки проекта сводного бюджета) – составление предварительного проекта бюджета на очередной плановый год. Особое внимание при этом уделяется оценке выполнения планов прибыли и рентабельности. Такая оценка основывается на тщательной разработке состава затрат, включаемых в себестоимость продукции. На этом этапе оцениваются количественные параметры, изменения ценовой и кредитной политики на основе анализа рациональности использования активов, освоения новых каналов сбыта услуг. Составленный предварительный проект бюджета корректируется в связи с изменением внешних и внутренних условий.

     Второй  этап (стадия утверждения) сводится к составлению окончательного проекта бюджета и включения его в структуру научно обоснованного бизнес-плана предприятия.

     На  малых предприятиях сводный бюджет, как правило, разрабатывается бухгалтерией и утверждается руководителем организации.

     На  средних и крупных предприятиях решение об утверждении сводного бюджета могут принимать:

• правление организации, в состав которого входит высшее руководство;
• президент организации (в этом случае правление организации представляет из себя консультативный орган при президенте);

     совет директоров организации ;

• общее собрание учредителей.

     После утверждение бюджета он принимает силу приказа.

     Третий  этап – анализ исполнения бюджета по итогам истекшего года. На этом этапе делается анализ финансового состояния предприятия, на основе которого вносятся необходимые коррективы в тактику и стратегию экономического развития организации.

     Для того чтобы система бюджетирования была эффективной, необходим ряд  обязательных условий, без которых  эта система попросту не сможет работать.

     Во-первых, предприятие должно располагать соответствующей методологической и методической базой разработки, контроля и анализа исполнения сводного бюджета, а работники управленческих служб должны быть достаточно квалифицированными, чтобы уметь применять эту методологию на практике. Методологическая и методическая база составления, контроля и анализа исполнения сводного бюджета аналитический блок (или компонент) бюджетного процесса.