Совершенствование управления операций с денежными средствами

дациям по обеспечению  сохранности денежных средств, по оснащенности техническими средствами пожарно-охранной сигнализации, имеется ли для хранения денежных средств и других ценностей сейф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа и порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах, имеются ли акты периодических внезапных проверок кассы, созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк.

В ходе инвентаризации аудитор устанавливает правильность оформления приходных и расходных  кассовых ордеров, кассовой книги, журнала  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров; наличие подписей в получении денег (для чего выборочно проверяют подписи в расходных ордерах и ведомостях на соответствие); соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах; наличие или отсутствие штампов на кассовых документах (получено, оплачено); правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней; правильность выдачи денег по доверенностям; соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор оформляет актом типовой формы № инв.-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный бухгалтер проверяемого предприятия. Этот акт является письменным аудиторским доказательством.

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги аудитором должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Вопросам аудита в условиях компьютерной обработки данных (КОД) посвящено несколько правил аудиторской деятельности. В условиях КОД аудит может проводиться с использованием автоматизированных процедур. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование его базы данных. 

В стандарте  «Аудит в условиях компьютерной обработки  данных» перечислены вопросы, которые аудитор должен отразить в своих рабочих документах, в частности: организационная форма обработки данных; форма бухгалтерского учета; участки учета, функционирующие в системе КОД; как передаются данные; как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей); как обеспечивается хранение данных и их архивирование. Как свидетельствует опыт аудиторских проверок, наиболее распространенными ошибками, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются следующие:

- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

- неоприходование  и присвоение поступивших денежных  средств;

- излишнее списание  денег по кассе с повторным  использованием одних и тех же документов или подложных документов;

- несоблюдение  установленного лимита расчетов  наличными деньгами между юридическими  лицами;

- осуществление  расчетов с населением за готовую  продукцию, товары, услуги без  применения контрольно-кассовых  машин;

- некорректное  отражение кассовых операций в учетных регистрах;

- арифметические  ошибки при подсчете оборотов  и остатков в учетных регистрах  при ручном ведении учета;

- формальное  проведение инвентаризаций кассы. 

3.3. Аудит операций  по движению денежных  средств на расчетном  и специальных счетах в банках

 

При аудиторской  проверке банковских операций особое внимание обращается на соблюдение действующего законодательства при их осуществлении. В соответствии с которым организации обязаны хранить свои денежные средства (сверх наличного лимита) в обслуживающих учреждениях банков. Расчеты с учреждениями банка возникают в связи с хранением денежных средств на расчетном, текущем и других счетах, получение краткосрочных и долгосрочных ссуд, их погашением и переоформлением, претензиями к банку по ошибочным записям на счетах. Расчеты через учреждения банков между организациями осуществляются по безналичным формам расчета.

Порядок открытия и режим банковских счетов, а также  осуществления операций, связанных с безналичными расчетами, регулируются специальными инструктивными указаниями Центрального банка России.

Самостоятельное регулирование банковских операций не допускается, и поэтому большого внимания требует проверка этих операций последовательно, согласно соответствующему разделу аудиторской программы. Данный раздел аудиторской программы должен включать:

- установление  наличия расчетных, текущих, валютных  и прочих счетов организации  в банках (в каких учреждениях  банка открыты эти счета);

- проверку законности  совершаемых по банковским счетам хозяйственных операций, правильности их документального оформления;

- проверку полноты  и своевременности оприходования  поступивших на счета денежных  средств;

- проверку полноты  и своевременности оплаченных  средств по предъявленным счетам;

- проверку своевременности перечисления налогов в бюджет и обязательных платежей во внебюджетные фонды; 

- проверку полученных  в банке средств и оприходованных  в кассу, а также целевого  использования этих средств;

- определение  платежеспособности организации  и причин просрочек расчетов с разными кредиторами, в том числе с банками по ссудам и бюджетом по налогам;

- проверку соответствия  по каждому безналичному расчету  с организациями их договорным  взаимоотношениям;

- контроль достоверности  и экономической целесообразности  проведения отдельных банковских  операций;

- проверку соответствия  данных о наличии и движении  денежных средств, отраженных в документах и записях;

- проверку правильности  корреспонденции счетов по банковским  операциям.

Источниками информации для аудирования данных вопросов являются: договоры с юридическими и физическими лицами исполнительные листы и претензионные иски; выписки банка с приложенными к ним денежно-расчетными документами; Главная книга; листки расшифровки, журналы-ордера №1, 2, 3, ведомость №1, 2 журнально-ордерной формы учета или машинограммы оборотов по соответствующим счетам 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» и 55 «Специальные счета в банках» и др.

Наиболее полно  выявляется соблюдение действующего законодательства при совершении банковских операций в ходе документальной проверки. Однако до начала документальной проверки целесообразно еще раз оценить состояние внутреннего контроля и системы учета банковских операций, а уже потом решить, каким способом их проверять — сплошным или выборочным.

Проверка проводится по всем счетам, открытым предприятием в банках, и прежде всего по расчетному счету. В первую очередь аудитору необходимо ознакомиться с корреспонденцией счетов, указанной в Главной книге. Это поз 
 

волит выявить  наиболее часто встречающиеся операции и проверить правильность бухгалтерских проводок. Особое внимание следует обратить на корреспонденцию счетов по записям, не типичным для проверяемой организации.

При аудите операций по расчетному счету аудитор также  проверяет:

- порядок ведения  учетных регистров;

- ведутся ли  регистры синтетического учета  по каждому расчетному счету, открытому в банке, составляется ли сводный регистр;

- своевременность  отражения в регистрах синтетического  учета операций по движению денежных средств на расчетном счете;

- производятся ли записи в учетные регистры по каждой выписке банка.

В начале проверки обязательно сверяют остатки на счетах по выпискам банка и по учетным регистрам, а также обороты и остатки по счетам 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути» в учетных регистрах и в Главной книге.

Аудит операций, совершенных в отчетном периоде, осуществляется путем тщательного изучения выписок банка с приложенными к ним платежными документами. При этом банковские документы изучаются по существу, т.е. аудиторам следует установить: обоснованность всех перечислений с расчетного счета (договора, расчеты платежей и т.п.). Также аудиторам следует изучить полноту и своевременность оприходования оплаченных товарно-материальных ценностей; достоверность документов на получение ссуд или предоставление займов;  правильность и законность операций с аккредитивами, векселями и др. Особое внимание следует уделить выявлению случаев совершения незаконных банковских операций, т.е. операций,  осуществленных без договоров между предприятиями или по бестоварным счетам, а при проверке поступивших на счета денежных средств устанавливается правильность их учета и полнота зачисления. Перечисленную покупателями выручку сверяют с записями в учетных регистрах по счетам учета реализации (90 «Продажи», 91 «Прочие доходы 
 

и расходы») и по счетам учета расчетов с покупателями и заказчиками (62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Поступление денежных средств от прочих дебиторов (по договорам аренды, простого товарищества, штрафных санкций и др.) проверяют по данным выписок и приложенным к ним документам. Аудиторы должны проверить наличие договоров, подтвердить обоснованность и полноту зачисления денежных средств

В ходе проверки выясняют также правильность указания корреспонденции счетов по зачислению денежных средств на счета в банках, своевременность выделения НДС по поступившим сумам выручки, авансов и др.

Аналогично осуществляется контроль операций по списанию денежных средств с расчетного и других банковских счетов. Особое внимание обращают на своевременность и полноту оприходования в кассу полученных из банка наличных денег, законность перечисления средств по счетам поставщиков и прочих кредиторов. Такие операции должны быть подтверждены документально (договорами, актами сдачи-приемки выполненных работ, накладными на материальные ценности и др.).

Правильность  корреспонденции счетов по списанию денежных средств с расчетного и  других счетов проверяют по данным учетных регистров по счетам 51 и 55. При этом уточняют правомерность отнесения на издержки отдельных видов расходов. Средства, списанные с расчетного и других счетов в банках, не могут относиться непосредственно на счета учета издержек (20, 26, 44 и др.), предварительно они должны быть отражены на счетах учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, разными дебиторами и кредиторами — 60 и 76. Исключения составляют отдельные расходы по операционным, внереализационным и чрезвычайным операциям, которые сразу списываются на счет 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыли и убытки» по мере их оплаты. Поэтому следует сначала убедиться, что под видом текущих затрат 
 

предприятием  не списаны расходы на капитальные  вложения, на научно-исследовательские  работы, на оплату социально-бытовых и других услуг, которые должны финансироваться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения. Для этого проводится сплошная проверка документов и взаимная сверка регистров учета по указанным счетам. Тем самым обеспечивается необходимая аналитичность учета и возможность контроля отдельных видов затрат.

Особое внимание аудитор должен уделить операциям  по бесспорному (безакцептному) списанию банком денежных средств. Это возможно лишь на основании решения суда, прямого указания закона, договора клиента с банком.

Операции по счетам в банке могут быть приостановлены согласно ст. 76 Налогового кодекса РФ для обеспечения решения о взыскании налога или сбора. Указанное ограничение не распространяется на платежи, очередность исполнения которых в соответствии с гражданским законодательством РФ предшествует исполнению обязанности по уплате налогов. Приостановление операций по счетам действует с момента получения банком решения налогового органа о приостановлении таких операций и до момента отмены этого решения.

В ходе проверки устанавливают, предусмотрена ли договором  банковского счета выплата банком процентов за пользование денежными средствами и как они отражаются в учете организации (ежемесячно или по факту зачисления процентов на расчетный счет). Неправильное отражение причитающихся процентов может привести не только к искажению финансового результата за отчетный период, но и к налоговым санкциям.

Кроме расчетных  счетов организации могут иметь  и прочие счета в банках, на которых  учитываются денежные средства, подлежащие обособленному хранению. Открытие специальных счетов в банках вызвано также спецификой ведения отдельных форм расчетов между организациями. Аудиторская проверка проводится по каждому специальному счету в банке.