Анализ системы управления предприятием

  Помощник  председателя  областной  Думы, советники-консультанты   заместителей председателя областной Думы занимаются обеспечением проведения встреч председателя, заместителей председателя областной Думы с председателями, заместителями председателей окружных Дум, руководителями хозяйственных, государственных и других органов, отдельными гражданами;

     Советники - консультантов председателя областной  Думы отвечают за информирование председателя областной Думы по вопросам взаимодействия с Федеральным Собранием РФ, полномочными представителями Президента РФ в  Тюменской области, администрацией области, представительными органами государственной власти и управления Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого  автономных округов, органами местного самоуправления, субъектами РФ, а также  зарубежных стран;

     Пресс-центр  занимается осуществлением информирования населения области о деятельности областной Думы, внесением предложений  заместителю председателя областной Думы по аккредитации или отказе в аккредитации представителей средств массовой информации на заседании областной Думы.

     Бухгалтерии определяет осуществление финансового  обеспечения деятельности областной  Думы совместно с организационным  отделом подготовка проектов постановлений  областной Думы по штатному расписанию областной Думы и проектов распоряжений председателя областной Думы по его  изменению.

     Таким образом, можно сделать вывод, что  для более эффективного управления, такой большой организационной законотворческой структурой, как областная Дума, ее разделили звеньями для удобства управления отдельными структурами, и наделили каждое отдельное звено, специфическими функциями управления (приложение 1). 

2.3.Оценка  эффективности системы управления  предприятием

     Рассмотрим  систему управления в отдельно взятой организации. Объектом исследований в  данной работе является Тюменская областная  Дума, так как эта организация  имеет ярко выраженное разделения задач, по функциям управления. Для полного  раскрытия темы в итоге будет  составлена матрица разделения административных задач управления на основе данных  о структуре аппарата управления (приложение 3). Вся деятельность данной организации может быть представлена матричной моделью функций управления с описанием достоинств и недостатков (приложение 2). Данная операция поможет, определить слабые и сильные стороны организации, и в дальнейшем составить матрицу разделения административных задач управления, которая охарактеризует эффективность системы управления.

     Тюменская областная Дума имеет функциональный тип организационной структуры  управления. Так как существует тесная связь административного управления с осуществлением функционального  управления и функциональным разделением  труда. Так же основываясь на специфике управления данной организации, следует отметить, что аппарат областной Думы строится на основании совмещения двух систем построения рабочего аппарата - функциональной и отраслевой, то есть по смешанному принципу. Ряд подразделений областной Думы выполняют одну или две функции, другие целый их комплекс, но в определенной сфере (приложение 2,3). При этом отделы, занимающиеся определенными функциями управления, находятся в подчинении только у руководителя данного аппарата, а отраслевые отделы, помимо взятых на себя определенных функций менеджмента, находиться в соподчинении, как у руководителя данного аппарата, так и у председателя комитета, которому вверена данная отрасль.   Таким образом, вся система менеджмента Тюменской областной Думы состоит из главного административного отдела, функциональных начальников, которым поручен какой либо отдел управления, отвечающий за определенную функцию, и исполнителей.

       Д- директор

       ФН - функциональные начальники

         И – исполнители.

Рис. 2 Функциональная организационная структура

       Таким образом, в областном законодательстве закреплена необходимость существования  рабочего аппарата органа государственной  власти, который представляет собой  совокупность всех составных частей данного органа. Структурное подразделение  это одна из частей органа (аппарата), создаваемая для выполнения части компетенции всего органа. Назначение рабочего аппарата в органе государственной власти заключается в практической реализации компетенции данного органа. Практически структура аппарата разрабатывалась и утверждалась непосредственно в процессе формирования органа, так же как и штатное расписание, которое представляет собой перечень структурных подразделений, наименование должности, их количество, как в целом, так и по каждому отделу в частности. На данном этапе в составе аппарата областной Думы имеется 16 структурных подразделений, выполняющих определенные функции и задачи (приложение 3).

       Звено управления – это самостоятельное  подразделение, выполняющее определенную функцию управления (планирование, организация, координация, мотивация, контроль), ее часть или совокупность нескольких функций. Так одним из звеньев управления является комитет  по бюджету и финансам. Функциями  данного комитета является: участие  в подготовке ежемесячных, квартальных, годовых планов работы областной  Думы, планов законопроектных работ, организационно-техническое, правовое и информационно-методическое обеспечение  проведения заседаний комитета, депутатских  слушаний, «круглых столов», совещаний, семинаров и других мероприятий, проводимых комитетом. Всего таких  звеньев 16, каждое из которых имеет  определенные функции и задачи управления (приложение 1).

     Таким образом, вся организационная деятельность Тюменской областной думы распределена на определенные функции и задачи управления. Глава каждого комитета или отдела берет на себя ответственной  за достижения определенных задач, вверенных  этому комитету. Для достижения же определенных задач у каждого  отдела существуют свой набор функций  управления, которыми наделяет их Руководитель аппарата областной Думы, или же они могут определяться сами по ходу функционирования того или иного  отдела  (приложение 3).

3. НАПРАВЛЕНИЯ  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

      Для определения направлений совершенствования  системы менеджмента в организации  следует воспользоваться методом  «Управления по целям». Основная цель данного метода - ориентировать процесс  управления предприятием на достижение всех целей. Метод «Управление по целям» направлен на формирование наиболее предпочтительных целей развития. Определяющими, задающими являются цели развития, а для их достижения формируются  мероприятия и ресурсы, способные  переориентировать сложившийся  ход развития на достижение поставленной цели.

     Большинство менеджеров и специалистов оценивают  управление по целям как весьма эффективный  управленческий метод. Правильное использование  данного метода позволит компании рассчитывать на целый ряд выгод:

     1. концентрация усилий и менеджеров, и работников на общих целях  способствует повышению вероятности  их достижения;

     2. улучшаются показатели деятельности  организации, так как работники  заинтересованы в достижении  целей. Более того, участие сотрудников  в постановке целей и распоряжении  ресурсами, благоприятствует повышению  мотивации;

     3. управление по целям привязывает  работу с персоналом к стратегическому  планированию и дает возможность  быстро реагировать на изменения  внешних условий, позволяет работникам  точно знать, что от них нужно,  улучшает общение между руководителем  и подчиненными;

      4. производительность людей, имеющих  конкретные цели, выше производительности  тех, кому цели не установлены.  Этому не в последнюю очередь  способствует предоставление людям  самостоятельности и всесторонней  информации о задачах организациями  из собственной роли в их  решений.

      Первым  этапом по осуществлению данного  метода является построение «древа целей» организации. Построение «дерева целей» будем осуществлять «сверху вниз», от общих целей к частным, путем  их декомпозиции и редукции. В свою очередь, каждая из этих целей будет  декомпозирована на цели следующего, более низкого уровня. Сущность выполнения данного этапа включается в том, что цели должны быть сформулированы на каждом уровне управления, прежде всего  по горизонтали, далее должны быть выбраны  главные цели, под которые и  предстоит проектировать организацию  управленческого процесса.

     Одним из важных моментов применения метода управления по целям является:

     1.Доведение  выбранных целей до подразделений  - обоснование построения дерева  целей. Сущность этапа заключается  в выявлении взаимозависимых  целей, реализуемых на каждом  уровне управления. В результате  такой работы оказывается возможным  построение дерева целей.

     2. Доведение целей до каждого  конкретного исполнителя. На данном  этапе выясняется возможность  реализации сформулированной ранее  цели конкретным исполнителем. В  ряде случаев для понимания  необходимой деятельности потребуется  выбранные цели детализировать. Только после установления согласованности  системы целей и конкретной  деятельности можно утверждать, что выбранные цели доведены  до каждого конкретного исполнителя.

     3. Этап реализации целей включает: Закрепление целей за каждым  исполнителем; выявление наличия  всех ресурсов, необходимых для  реализации целей; Установление  графика выполнения работ; Контроль  выполнения целей во всей системе  управления сверху до низу; Своевременность  вмешательства в процесс управления  на любом уровне управления.

     Итак, разработку «дерева целей» начнем с  разработки долгосрочных целей организации. Долгосрочная цель Тюменской областной  Думы заключается в следующем: « Более эффективное осуществление правового регулирования на территории области в рамках полномочий, установленных Конституцией Российской Федерации»

     Для достижения поставленной цели компании областной Думе необходимо достижение следующих подцелей:

1. Организационный отдел – увеличение скорости обработки документации для заседаний Тюменской областной Думы, и увеличение числа проектов, на будущую их реализацию и разработку.

- изменить  структуру организационного отдела

- обеспечить  рациональное сочетание административного  управления и функционально стимулирующих  методов

- разгрузить  данный отдел и перераспределить  некоторые задачи между другими

-повысить  уровень организации управленческой  деятельности

2. Общий отдел – усиление эффективности контроля за требованиями в вопросах делопроизводства и организации работы с документами.

- изменить  структуру общего отдела 

-повысить  уровень организации управленческой  деятельности

3. Комитет по экономике, собственности и финансам – увеличение объемов разработки, законодательных и нормативно правовых актов.

-усиление  контроля за выполнением функций  данного и других отделов

-повышение  уровня организации управленческой  деятельности

4. Советники - консультантов председателя областной Думы – налаживание более плотной коммуникационной сети председателея областной Думы с Федеральным Собранием РФ, полномочными представителями Президента РФ в Тюменской области, администрацией области, представительными органами государственной власти и управления Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов, органами местного самоуправления, субъектами РФ, а также зарубежных стран.

- усовершенствование процессов налаживания коммуникаций.

-повысить  уровень организации управленческой  деятельности