DIRECTUM Lite - легкое решение для успешного развития среднего и малого бизнеса.

      Компания DIRECTUM расширила возможности варианта поставки DIRECTUM Lite. Теперь в поставку DIRECTUM Lite, помимо активно используемого модуля Канцелярия, включены и дополнительные функциональные модули: Управление совещаниями и заседаниями, Управление договорами, Клиентская лицензия разработчика IS-Builder, а также Коннектор к 1С:Предприятие 8. Стоимость СЭД DIRECTUM Lite для 10 рабочих мест составляет 30000 руб. [11]. 

      

      Рис.6 Функциональные возможности системы DIRECTUM 

      2. СЭД «Босс-Референт».

      Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

      Автоматизация управления документами с помощью  БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа  к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской  дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

      СЭД БОСС-Референт помогает решать следующие управленческие задачи :

• организовать  эффективную работу с договорами;
• сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
• автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
• обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
• повысить эффективность работы с заявками;
• реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;
• наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

      Данная  система внедрена во многих компаниях, вот некоторые из них: пивоваренная компания «Балтика», ПФР в республике Татарстан, Ижевский автомобильный завод, Тюменская нефтяная компания (ТНК), «Русь-банк» и д.р..

      Стоимость данного программного продукта 60000 руб.[3].

3.Компания  ЭОС с СЭД «Дело»

     Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов  делопроизводства, а также ведение  полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

     Система «ДЕЛО» постоянно обновляется в  соответствии с принятыми стандартами  и пожеланиями пользователей.

     Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию  процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

     Система «ДЕЛО» полностью соответствует  государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами [12]. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

     Функциональные модули:

       1.ДЕЛО-WEB — решение для предприятий с территориально распределенной структурой. С помощью web-технологий позволяет сотрудникам удаленного филиала оставаться равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.

     2.ЭЦП и шифрование — позволяет соблюдать необходимые условия для реализации защищенного электронного документооборота.

     3.Сканирование и поточное сканирование — позволяет осуществить сканирование и распознавание бумажных документов посредством программного обеспечения Abbyy Fine Reader 7.0 Scripting Edition.

     4.Защита от несанкционированного доступа — обеспечивает безопасность хранимой информации с помощью Secret Disk Server NG компании Aladdin.

     5.Подсистема оповещений и уведомлений — осуществляет автоматическую рассылку уведомлений и оповещений на электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».

     6.Подсистема управления процессами — позволяет проектировать и создавать произвольные документоориентированные приложения.

     7.Подсистема интеграция СЭД «ДЕЛО» и системы 1С — позволяет упорядочить работу с финансовыми документами.

     8.Мастер паролей — осуществляет авторизацию пользователей в системе «ДЕЛО», при входе в корпоративную сеть и Интернет, а также практически в любые Windows-приложения, использующие авторизацию.

     9.Мониторинг документов — осуществляет уведомления должностных лиц о поступлении документов и резолюций, а также оповещение по контрольным срокам исполнения, визирования и подписания документов.

     Основными потребителями продуктов компании «Электронные офисные системы» считаются: государственный сектор, органы власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетический сектор. Конкретными примерами могут быть: ОАО «Татнефть», ЗАО «Банк ВТБ 24», ООО "Холдинговая компания «Росгосстрах» и д.р..

     В 2011 году вышла новая версия ДЕЛО 11.0. Эта версия существенно отличается от предыдущих масштабом реализованных возможностей и задач. С версией 11.0 будут поставляться опционально три новые подсистемы: «Мобильный кабинет», «АРМ Руководителя» и  «Сервер Электронного  Взаимодействия»  (СЭВ).

     Стоимость данного программного продукта составляет порядка 100000 руб. на 10 рабочих мест. 

     Из  трех рассмотренных систем электронного документооборота наиболее полно удовлетворяет требованиям ООО «Ардис» (см. стр.29 п.2.2) система «Босс-Референт» и система «ДЕЛО». Но цена на систему компании ЭОС слишком высока, для компании относящейся к малому бизнесу. Поэтому система «Босс-Референт» наиболее подходящий вариант. 

     2.3 Этапы внедрения СЭД «Босс-референт»

      Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) на предприятии требует от сотрудников дополнительных усилий на этапе внедрения и эксплуатации, но позволяет повысить эффективность работы и конкурентоспособность всего предприятия в целом.

      Объем работ по внедрению СЭД «Босс-референт», зависит от потребностей и индивидуальных особенностей компании и, как следствие, - возможности использования типовых настроек, позволяющих:

• Организовать единый файловый архив, с возможностью разграничения прав.
• Организовать коллективную работу над документом, проектными данными
• Реализовать быстрый поиск нужной информации.
• Распределять ресурсы.
• Контролировать исполнение работы по документу, по проекту.
• Обеспечить сохранность и разграничение прав доступа к документам, проектным данным.
• Получить отчеты, характеризующих текущее состояние результатов работы, статистические данные.
• Контролировать выполнение работы над документом, проектом.

      Процесс внедрения СЭД обычно проходит в  шесть этапов.

      Основные  этапы внедрения документооборота:

1. Сбор данных о бизнес-процессах, подлежащих автоматизации, разработка ТП (технического проекта), его согласование и утверждение  Заказчиком.
2. Разработка СЭД, СУПД в соответствии с требованиями ТП (настройка базовых программных продуктов и разработка дополнительных модулей, интеграция с имеющимися в компании системами). 
3. Обучение  администраторов систем  электронного документооборота.
4. Закупка и поставка базовых компонентов СЭД.
5. Пуско-наладка СЭД и обучение пользователей.
6. Сопровождение внедрения СЭД в процессе опытной и промышленной эксплуатации.

      Для полноценной работы СЭД «Босс-референт»  компания должна располагать необходимым  программным и аппаратным обеспечением.

      Рассмотрим  требования к оборудованию, необходимому для работы СЭД.

      Система электронного документооборота будет  рассчитана на десть пользователей, следовательно необходимо десять компьютеров с ОС Windows XP и выше, с возможностью выхода в интернет. Один сервер, на который будет установлена программа. Все клиентские рабочие станции  и сервер должны быть соединены в локальную сеть. Так же рабочие места должны быть оснащены сканирующими устройствами и принтерами.

      Далее приведены минимальные требования к серверному оборудованию ( таблица 2) и требования к рабочим станциям (таблица 3). 

      Таблица 2

Минимальные требования к серверным  компьютерам

 

Таблица 3

Минимальные требования к рабочим станциям

 

      В ООО «Ардис» все необходимое  программное и аппаратное обеспечение  есть, поэтому необходимо будет приобрести только десять лицензий на рабочие  места. 

     2.4. Эффективность внедрения СЭД «Босс-Референт» в ООО «Ардис»

     В настоящее время внедрение современных  информационных технологий, несмотря на широкий выбор и регулярное снижение цен, остается дорогостоящим  проектом. Поэтому, актуальным становится вопрос необходимости оценки целесообразности внедрения  проекта. Для оценки экономической эффективности разработан ряд методов, которые можно разделить на три группы: