Трудові книжки: порядок ведення,зберігання та видачі при звільненні

Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або  переведення на іншу роботу, визначений недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.

Відомості про працівника записується  на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

 Після поставляння дати заповнення  трудової книжки її власник  своїм підписом засвідчує правильність  внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки  підписує особа яка відповідає  за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дати народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

У графі 3 розділу «Відомості про  роботу» як заголовок пишеться повна  назва підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графу 2 зазначається дата прийняття на роботу.

Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки» виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть записуватися в дужках.

Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому  порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство» (назва) з (дати) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування – наказ (розпорядження), його дата й номер.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком (до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних документів такі записи:

• про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавством про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;
• про тривалість навчання у професійно-виховних та інших закладах, у навчально курсових-комбінатах (центрах, пунктах тощо);
• про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (всюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної договірної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі;
• про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);
• про час догляду за інвалідом 1-ї групи або з дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п.ІІ ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досягає 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
• про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям – виноситься у трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.

У разі відновлення в  установленому порядку безперервного  стажу для визначення допомоги за державним соціальним страхуванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих  галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: «Безперервний стаж роботи зберігання».

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києва -  в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації про обслуговуванню іноземних представництв, у Республіці Крим та областях – у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі – в міській державній адміністрації.

Ці організації роблять  записи в трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв»; у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посилання на відповідні статті КЗпП України.

Запис, зроблений  у трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій та іншими прирівняннями до них іноземцями на території України, вважається недійсним.

До трудових книжок осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним орган підприємства за місцем роботи виносить у графу 3 розділу “Відомості про роботу” запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безперервного стажу [5].

У разі коли рішення суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.

Зазначені записи вносяться у трудову книжку по закінченні фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.

При звільнені засудженого  з роботи в порядку передбаченому  чинним законодавством, і влаштуванні  його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прийнято або направлено засудженого.

Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим  пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий  згідно з вироком (ухвалою) суду.

У трудові книжки працівників  у розділі “Відомості про нагородження”  вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділі “Відомості про заохочення” - відомості про  заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплати яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Запис про причини звільнення у  трудовій книжці мають точно відповідати  формулюванню чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв’язку з прогулом, п.V ст. 40 КЗпП України”.

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство передбачено  надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: “Звільнений за власним бажанням у зв’язку з зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України”.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження “Звільнено у зв’язку з переведенням на роботу на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України” [2].

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: “Звільнено у зв’язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України” [2].

У разі розірванні трудового  договору з ініціативи власника або  вповноваженого ним органу у зв’язку  зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями, народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі “Відомості про призначення пенсії” трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа “Пенсію призначено”. У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

 

2.3. Зберігання та облік трудових  книжок

Трудові книжки та дублікат їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у  відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок. Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати їх) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

Власник або вповноважений ним  орган зобов’язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

На підприємстві ведеться також  документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок:

• книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів  до  них, затверджена наказом Мінстату України від 27  жовтня  1995  року  № 277;
• книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них, наказом Мінстату України від 27  жовтня  1995  року  № 277;

У книзі обліку руху трудових книжок і вкладок до них фіксуються всі  операції, що пов’язані з одержанням і витраченням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства .

Книга обліку руху трудових книжок і  вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що одержано від працівників при влаштуванні їх на роботу, а також трудові книжки і вкладки до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.

Про одержання трудової книжки у  зв’язку зі звільненням працівники розписуються в особовій картці й  у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають  бути пронумеровані, прошнуровані та стверджені підписом керівника підприємства й  відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки [7,3].

Бланки трудових книжок і вкладок  до них зберігаються в бухгалтерії  підприємства як документи суворої  звітності й видаються на заяву  під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них, разом з прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складається акт за типовою формою затвердженою наказом Мінстату України від 27  жовтня  1995  року  № 277.

 

Розділ 3. Видача трудової книжки в разі звільнення.

 

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності до формулювання чинного законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України . [2]

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України» . [2]