Курс лекций по "Логистике"

Розглянуті аспекти  управління ресурсопотоками готельного комплексу при використанні логістичного підходу повинні враховуватися при розробці схем і механізмів управління потоками і стати основою для надання комплексної системи управління всіма ресурсопотоками готельного комплексу. Зрештою це сприятиме зростанню якості готельних послуг, прискоренню і підвищенню надійності розрахунків, максимізації доходів готельного комплексу, створить основу для збільшення конкурентного потенціалу готельного комплексу в довгостроковому періоді.

 

3. Зв´язки  між готельним комплексом і  постачальниками

Господарські  зв´язки між постачальниками  та готельними комплексами можуть бути прямими і опосередкованими (непрямими), тривалими, і короткостроковими.

Прямі є зв´язками, при яких відносини щодо постачання товарно-матеріальних ресурсів встановлюються між готельним комплексом і постачальниками  прямо, безпосередньо.

Опосередкованими  вважаються зв´язки, коли є хоч би один посередник. Постачання можуть здійснюватися  змішаним шляхом, тобто як безпосередньо, так і через посередників (дистриб´юторів, агентів, брокерів).

Прямі господарські зв´язки для готельних комплексів є найбільш економічними і прогресивними  в порівнянні з непрямими, оскільки вони, виключаючи посередників, зменшують  витрати обігу, документообіг, укріплюють взаємини між постачальниками і  готельним комплексом. Постачання стають регулярнішими і стабільнішими.

Опосередковані  господарські зв´язки менш економічні. Вони вимагають додаткових витрат на покриття діяльності посередників.

Потреба в непрямих зв´язках пояснюється тим, що прямі  зв´язки вигідні та доцільні в  умовах споживання матеріальних ресурсів у крупних масштабах. Якщо ж готельний  комплекс споживає матеріальнППі ресурси в незначних кількостях, що не досягають транзитної форми відвантаження, то, щоб не створювати в готельних комплексах зайві товарно-матеріальні запаси, доцільні зв´язки і через послуги посередників.

Як прямі, так  і опосередковані зв´язки можуть носити тривалий і короткостроковий характер. Тривалі господарські зв´язки - прогресивна форма матеріально-технічного постачання. В цьому випадку готельні комплекси мають можливість розвивати  на довгостроковій основі співпрацю  по вдосконаленню ТМР, зниженню їх матеріалоємності, доведенню до світових стандартів.

Із класифікацією  зв´язків на прямі та непрямі тісно  зв´язане ділення їх за формами організації  постачань. З цієї точки зору розрізняють  транзитну і складську форми  постачань.

При транзитній формі  постачання матеріальні ресурси  переміщаються від постачальника  до готельного комплексу прямо, не минаючи  проміжні бази і склади посередницьких організацій. Крім того, готельний комплекс, одержуючи матеріал безпосередньо  від постачальника, прискорює доставку і скорочує транспортно-заготовчі  витрати. Проте її використання обмежено транзитними нормами відправки, менше за які постачальник не приймає  до виконання. Використання цієї форми  постачання для матеріалів із невеликою  потребою приводить до збільшення товарно-матеріальних запасів на власному складі готельного комплексу і пов´язаних з цим витрат.

При складській формі  матеріальні ресурси завозяться на склади і бази посередницьких організацій, а потім з них відвантажуються  безпосередньо готельним комплексам.

Складська форма  постачання відіграє велику роль у  забезпеченні дрібних потреб. Вона дозволяє замовляти необхідні матеріали  в кількостях менше встановленої транзитної норми, під якою розуміється  мінімально допустима загальна кількість  товарно-матеріальних ресурсів. При  складській формі постачання товарно-матеріальні  ресурси зі складів посередницьких організацій можуть завозитися малими партіями і з більшою частотою, що сприяє скороченню товарно-матеріальних запасів на складі готельного комплексу. Проте в цьому випадку останні  несуть додаткові витрати за складську  переробку, зберігання і транспортування  з баз посередницьких організацій. Тому в кожному конкретному випадку  потрібне економічне обрушування вибору форм постачання.

Важливі етапи  в організації матеріально-технічного постачання готельного комплексу - специфікація ресурсів і укладення господарських  договорів щодо постачання товарно-матеріальних ресурсів.

Під специфікацією  ресурсів розуміється розшифровка укрупненої номенклатури за конкретними видами, марками, профілями, сортами, типами, розмірами та іншими ознаками. Від того, наскільки правильно складена специфікація матеріальних ресурсів, багато в чому залежить матеріальне забезпечення виробництва. Якщо в специфікації допущена неточність, то це може призвести до того, що фактичні постачання не відповідатимуть дійсній потребі. Тим самим готельний комплекс буде поставлено під загрозу невиконання програми із надання, просування і продажу готельних послуг.

У договорах указуються найменування товарно-матеріальних ресурсів, кількість, асортимент, комплектність, якість і сортність із зазначенням  стандартів і технічних умов, вимоги до упаковки і тари, терміни постачання, загальний термін дії договору, ціна товарно-матеріальних ресурсів, загальна їх вартість, умови оплати, передбачається відповідальність сторін за дотримання умов договорів.

Після укладення  договорів ВМТП готельних комплексів повинні забезпечити своєчасне  і комплектне отримання матеріалів, їх кількісне і якісне приймання, правильне зберігання на складах  готельного комплексу. Оперативна робота по завезенню матеріалів здійснюється на основі місячних планів, в яких указуються календарні терміни і обсяги постачань  по найважливіших видах матеріальних ресурсів. Копії таких планів передаються  на відповідні склади і використовуються ними для організації підготовчих робіт.

Існує два варіанти організації завезення матеріальних ресурсів: самовивезення і централізована доставка.

Самовивезення характеризується відсутністю єдиного органу, що забезпечує оптимальне використання транспорту. Готельний комплекс самостійно домовляється з транспортними організаціями, не висуває жорстких вимог до типів використовуваного транспорту - головне вивезти матеріальні ресурси. При цьому застосовуються технологічні процеси вантажопереробки, що історично склалися, як правило, не узгоджені між собою. Відсутня необхідність використання строго певних видів тари, часто відсутні умови для безперешкодного під´їзду транспорту, швидкого розвантаження і приймання матеріальних ресурсів.

При централізованій  доставці поставщик і готельний комплекс створюють єдиний орган, мета якого - оптимізувати сукупний матеріальний потік. Для цього розробляються схеми завезення товарно-матеріальних ресурсів, визначаються раціональні розміри партій постачань і частота завезення; розробляються оптимальні маршрути і графіки завезення; створюється парк спеціалізованих автомобілів і виконується низка інших заходів.

Таким чином, централізована доставка дозволяє:

- підвищити ступінь  використання транспорту і складських площ;

- оптимізувати товарно-матеріальні запаси;

- підвищити якість  і рівень матеріально-технічного  забезпечення виробництва;

- оптимізувати  розміри партії постачань товарно-матеріальних  ресурсів.

 

 

3. Структура і функції відділу матеріально-технічного постачання (ВМТП) у готельному комплексі

Зміст функцій  органів матеріально-технічного забезпечення (МТЗ) готельного комплексу включає  три напрями.

1. Планування, яке  передбачає:

- вивчення зовнішнього  і внутрішнього середовища готельного  комплексу, а також ринку окремих  матеріальних ресурсів;

- прогнозування  і визначення потреби у всіх  видах матеріальних ресурсів, планування  оптимальних господарських зв´язків;

- оптимізацію  товарно-матеріальних запасів;

- планування потреби  матеріалів і встановлення їх  ліміту на відправку відділам;

- оперативне планування  постачання.

2. Організація,  яка включає:

- збір інформації  про потрібні товарно-матеріальні  ресурси, участь в ярмарках, виставках-продажах  тощо;

- аналіз всіх  джерел задоволення потреби в  матеріальних ресурсах з метою  вибору найбільш оптимального;

- складання з  постачальниками господарських  договорів на постачання;

- отримання і  організацію завезення реальних  ресурсів;

- організацію  складського господарства, що входить  до складу органів постачання;

- забезпечення  відділів, ділянок, робочих місць  необхідними матеріальними ресурсами;

3. Контроль і  координація роботи, до складу  яких входять:

- контроль за  виконанням договірних зобов´язань  постачальників, виконання ними  термінів постачання;

- контроль за  витрачанням матеріальних ресурсів;

- вхідний контроль  за якістю і комплектністю  матеріальних ресурсів, що надходять;

- контроль за  товарно-матеріальними запасами;

- висунення претензій  постачальникам і транспортним  організаціям;

- аналіз дієвості  постачальницької служби, розробка  заходів щодо координації постачальницької  діяльністі та підвищення її ефективності.

Крім того, служба постачання відповідає за своєчасну  та якісну підготовку матеріальних ресурсів до виробничого споживання, для чого виконує роботи по розпаковуванню, розконсервації, комплектуванню, які  узгоджуються з технологічною службою  готельного комплексу.

Цілеспрямована  і економна витрата матеріальних ресурсів у відділах знаходиться  під постійним контролем служби постачання і періодично перевіряється  шляхом ревізії матеріального обліку. За результатами перевірки вживаються конкретні заходи по усуненню розкритих  недоліків.

Робота органів  МТЗ прямо або побічно впливає  на рівень основних техніко-економічних  показників готельного комплексу.

До показників МТЗ належать кількісні та якісні показники плану завезення матеріальних ресурсів (номенклатура, кількість  і вартість матеріальних ресурсів); транспортно-заготовчі витрати (вартість перевезення матеріалів до станції  приймання - витрати на доставку матеріалів до складу готельного комплексу; націнки  постачальницьких і торгових організацій; витрати на тару і т.п.); витрати  на зберігання, видачу у виробництво  готельних послуг і відвантаження  матеріальних ресурсів; адміністративно-господарські витрати (витрати на утримання апарату відділу МТП) тощо.

Підставою для  позитивної оцінки діяльності органів  МТЗ служать: відсутність перебоїв у постачанні виробництва, наднормативних товарно-матеріальних запасів і  неліквідів, своєчасне укладення  договорів, зниження постачальницьких витрат і т.д.

Своєчасне забезпечення виробництва матеріальними ресурсами  залежить від величини і комплектності  виробничих товарно-матеріальних запасів  на складах готельного комплексу.

Зменшення товарно-матеріальних запасів скорочує витрати на їх утримання, знижує витрати, прискорює оборотність  обігових коштів, що, кінець кінцем, підвищує прибуток і рентабельність готельного комплексу. Тому дуже важливо оптимізувати величину товарно-матеріальних запасів.

Для безперебійного функціонування виробництва необхідне  добре налагоджене матеріально-технічне забезпечення (МТЗ), яке в готельних  комплексах здійснюється через органи матеріально-технічного постачання.

Головним завданням  органів постачання готельного комплексу  є своєчасне і оптимальне забезпечення виробництва необхідними матеріальними  ресурсами відповідної комплектності  та якості.

Вирішуючи цю задачу, працівники органів постачання повинні  вивчати і враховувати попит  і пропозицію на всі споживані  готельним комплексом матеріальні  ресурси, рівень і зміни цін на них і на послуги посередницьких організацій, вибирати найбільш економічну форму руху товарно-матеріальних ресурсів, оптимізувати товарно-матеріальні  запаси, знижувати транспортно-заготовчі  та складські витрати.

В умовах готельного ринку виникає право вибору постачальника, а значить, і право закупівлі  ефективніших матеріальних ресурсів. Це примушує постачальницький персонал готельного комплексу уважно вивчати  якісні характеристики товарно-матеріальних ресурсів, що постачаються різними  постачальниками.

Критеріями вибору постачальника можуть бути надійність постачання, можливість вибору способу  доставки, час на здійснення замовлення, можливість надання кредиту, рівень сервісу тощо. Причому співвідношення значущості окремих критеріїв з  часом може мінятися.

Організаційна побудова, характер і методи роботи служб постачання в готельних комплексах відзначаються  своєрідністю. Залежно від обсягів, типів і спеціалізації виробництва, матеріалоємності готельних послуг і територіального розміщення готельного комплексу складаються різні  умови, що вимагають відповідного розмежування функцій і вибору типу структури  органів постачання. У невеликих  готельних комплексах, що споживають малі обсяги матеріальних ресурсів в  обмеженій номенклатурі, функції  постачання покладаються на невеликі групи або окремих працівників  господарського відділу готельного комплексу.