Функции кадровой службы

ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

     Служба  по подбору и управлению персоналом (далее - служба персонала) представляет  собой самостоятельное структурное  подразделение коммерческой или  некоммерческой организации.  

     Служба  персонала решает следующие задачи:

осуществление работы по подбору, расстановке и использованию  рабочих и специалистов

формирование стабильно  работающего трудового коллектива

создание кадрового  резерва

организация системы  учета кадров

     Численный  состав и структура службы  персонала зависят в основном  от масштабов организации. В  зависимости от размеров конкретной  организации выделяются следующие  организационные формы осуществления  кадровой работы:

самостоятельное структурное  подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации  или его заместителю

выполнение функций  службы персонала отдельным сотрудником  организации

выполнение функций  службы персонала по совместительству с выполнением другой работы

     В структуру  современной службы персонала  может включаться или не включаться  отдел кадров. Должность руководителя  службы персонала в различных  организациях имеет разные наименования: "директор по работе с персоналом", "менеджер по персоналу", "заместитель  директора по развитию человеческих  ресурсов" или по-другому. По  мере роста организации растет  и количество специалистов по  работе с персоналом, одновременно  углубляется разделение труда  внутри службы.  

     Полноценная  служба персонала обычно включает  в себя несколько секторов  с четким разделением функции: 

сектор учета и  анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане  организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел  сотрудников и т.д.

сектор подбора  специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.

сектор потенциала обучает нового работника, вводит его  в должность, организует обучение, повышение  квалификации, планирует карьеру  и т.д.

сектор мотивации  проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы  стимулирования персонала, премирования и т.п.

сектор социальной политики создает благоприятный  психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

     Если  организация не очень большая,  эти сектора могут быть объединены.  

     Деятельность  любого подразделения должна  начинаться с составления положения  об этом подразделении. Положение  о службе персонала должно  состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура;  функции; взаимоотношения с другими  подразделениями; права; обязанности;  ответственность.  

     Служба  персонала выполняет следующие  функции: 

работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации

оформление приема, перевода и увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством  РФ

учет личного состава

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству

контроль за исполнением  руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению

анализ деловых  качеств специалистов организации  с целью рационального использования  кадров

создание условий  для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов

работа по созданию резерва на выдвижение

подготовка предложений  по улучшению расстановки и использованию  работников

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии

подготовка материалов для представления работников к  поощрению и награждению

принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и  правил внутреннего трудового распорядка

ведение всей отчетности по кадровым вопросам

     Служба  персонала получает от других  подразделений организации заявки  на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики  отпусков и т.п.  

     Служба  персонала направляет в подразделения:  сведения о нарушителях трудовой  дисциплины; копии приказов о  приеме, перемещении внутри организации;  увольнении работников; утверждении  (изменении) правил внутреннего  трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения  трудовой дисциплины.  

     От  бухгалтерии служба персонала  получает штатное расписание, расчеты  потребности в рабочей силе, справки  о заработной плате для оформления  пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п.  

     В свою  очередь, кадровая служба представляет  в бухгалтерию сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета  рабочего времени, приказы о  приеме, переводе и увольнении, листы  временной нетрудоспособности для  оплаты, сведения об очередных  отпусках работников и т.п.  

     Полномочия, которыми, как правило, наделена  служба персонала, заключаются  в следующем: 

право требовать  от всех подразделений организации  представления необходимых для  ее работы материалов

право принимать  работников организации по вопросам перемещения и увольнения

право взаимодействовать  с другими организациями по вопросу  подбора кадров

право требовать  от других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об отделе кадров

     В соответствии  с тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым  должностям служащих, утвержденными  Постановлением Минтруда России  от 6 июня 1996 г. N 32, должностная инструкция  работника службы персонала, как  и любая другая должностная  инструкция, включает три раздела:  должностные обязанности, требования  к знаниям и требования к  квалификации по разрядам оплаты.  

     Раздел "Должностные обязанности"  содержит функции, которые могут  быть поручены служащему, занимающему  данную должность. Раздел "Должен  знать" содержит основные требования, предъявляемые к служащему в  отношении специальных знаний, а  также знаний законодательных  актов, положений, инструкций, других  руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые  должны применяться при выполнении  должностных обязанностей. Раздел "Требования  к квалификации по разрядам  оплаты" определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.  

     К основным  должностным обязанностям начальника  отдела кадров относится осуществление  следующих функций: 

руководство работой  службы

разработка необходимой  документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.

проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну

обеспечение рационального  распределения нагрузки между работниками  отдела

создание условий  для роста и повышения квалификации персонала

осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной  безопасности, производственной и трудовой дисциплины

внесение предложений  о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей  производственной дисциплины

контроль за своевременным  составлением отчетности

     Начальник  службы персонала должен знать: 

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные  документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы

нормативные акты и  методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе

основы экономики, организации труда и управления

законодательство  о труде и охране труда в  РФ

правила внутреннего  трудового распорядка

правила и нормы  охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной  защиты