Шпаргалка по "Менеджменту"

5. Аксесуари  - це частина Вашого гардероба,  проте прикраси на роботі практично  неприйнятні. У будь-якому випадку  вони не повинні виділятися  з загального ансамблю.

6. Взуття - також важлива частина Вашого  гардероба. За результатами опитуванння,  більш 20% людей, оцінюючи зовнішній  вигляд співрозмовника, у першу  чергу звертають увагу на його  взуття. Тому дуже важливо, щоб  Ваше взуття гармоніювало з  костюмом і було в порядку.

7. Портфелі  або сумки повинні бути в  гарному стані.

Припустимо для жінок:

• Костюми будь-яких темних кольорів, у тому числі брючні, а також із жилетом. У останньому випадку жилет повинен бути неодмінно цілком застебнутим, піджак же - розстебнутим.
• Спідниці (подовжені або не вище 10 см від середини коліна)
• Блузи світлих пастельних тонів
• Тонкі светри зі спідницею або штанями
• Закриті чорні або в тон одягу туфлі на середньому або стійкому високому каблуці
• Обов'язкові панчохи (колготки) - незалежно від часу року і температури на вулиці.

Припустимо для чоловіків:

• Однотонний темний або світлий костюм, або костюм у вузьку смужку
• Однотонні світлі сорочки, або темні сорочки в тон костюму. Краватка довжиною ледь вище паска, у тон колірній гамі костюма або сорочки.
• Тонкий светер під піджак або жилет Взуття в тон костюму

Необхідно пам'ятати, що в ділових стосунках  дрібниць немає. Для успіху етикет значить  дуже багато. Одяг, поведінка менеджера - це його візитна картка.

Пам'ятайте, Вас скрізь і всюди оточують люди, що із тієї або іншою мірою упередженості  вивчають Вас.

29. Розробка розпорядку  робочого дня. Денний план. Планування  на тиждень 

Планування  робочого дня управлінського персоналу  сприяє кращій організації праці  керівників, координації діяльності лінійних і функціональних служб  організації.

Головна мета планування робочого дня полягає в упорядкуванні інформаційних потоків, спрямованих до керівників, у наданні планомірного характеру прямуванню інформації, у скороченні втрат робочого часу за рахунок виключення непланованих контактів між працівниками апарата управління.

ПРИ РОЗРОБЦІ РОЗПОРЯДКУ РОБОЧОГО ДНЯ  НЕОБХІДНО:

1. Розподіляти  час на різноманітні заходи  в межах робочого дня в залежності  від їх важливості і терміновості  рішення.Вибір пріоритетних справ  може здійснюватися за допомогою: 

принципу Паретто- у межах певної множини окремі малі частини мають більше значення, ніж це відповідає їхній питомій вазі у цій множині (співвідношення 80:20). 20 % витрат праці на дійсно важливі проблеми забезпечують 80 % результату. Націлює на першочергове виконаний важливих проблем.

методу АБВ-аналізу - найважливіші завдання (категорії А) становлять приблизно 15 % усієї кількості завдань, Значущість - 65%; важливі завдання (категорії Б) 20%/20%; менш важливі і несуттєві завдання (категорії В) 65%/15%. Менеджер повинен у першу чергу розв’язувати справи категорії А, щоб за допомогою небагатьох дій забезпечити більшу частину загального результату.

методу Ейзенхауера - розподіляв завдання за двома критеріями: важливість і терміновість. Залежно від ступеня важливості і терміновості завдань є чотири можливості їх оцінки і виконання:

• термінові і важливі справи. Ці завдання потребують негайного виконання особисто керівником;
• термінові, але менш важливі справи. Тут небезпека, що під впливом терміновості завдання керівник цілком переходить на їх виконання, відклавши усі інші, можливо більш важливі. Оскільки в цьому разі йдеться про менш важливі справи, їх слід делегувати підлеглим;
• менш термінові, але важливі завдання. Незважаючи на важливість, такі справи не потребують негайного виконання. Однак ситуацію слід тримати під контролем, тому що в разі зволікання завдання може стати терміновим і потребуватиме негайного виконання керівником. Тому виконання таких завдань рекомендується повністю або частково доручати іншим;
• менш термінові і менш важливі справи. Д. Ейзенхауер вважав, що такі завдання тільки захаращують стіл і тому їх слід викидати у корзину. Несуттєвих і нетермінових завдань краще позбутися, їх не слід виконувати навіть підлеглим.

2. Час  можна також заощаджувати за  допомогою ефективного делегування  повноважень. При цьому керівник  не може зняти із себе відповідальність, тому зобов'язаний здійснювати  певний контроль за виконанням  делегованой роботи.

Ефективне делегування завдань  містить у собі три обов'язкових  елементи:

• чітку постановку питання;
• визначення ступеня відповідальності;
• вибір підхожого методу контролю.

3.Передбачати  час для рішення перспективних,  стратегічних питань розвитку  організації.

4.Відводити  час у бюджеті робочого часу  керівників на ознайомлення з  поточною технічною періодикою, спеціальною літературою (робота  за особистим планом).

5. Передбачати  для окремих керівників їх  обов'язкову присутність на робочих  місцях.

6. Мати  резерв робочого часу на рішення  раптово виниклих питань.

7. Змінювати  і доповнювати розпорядок дня  в міру подальшої раціоналізації  праці управлінського апарата  або в зв'язку зі зміною функціональних  задач керівника.

Денний план представляє собою конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей. Принципово важливо складати план дня в письмовому виді. Плани дня, що тримають у голові, легко відхиляються. Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.

План, що фіксується письмово, має психологічний  ефект самомотивації до праці. Ділова активність керівника стає більш  цілеспрямованою й орієнтованою на суворе дотримання програми дня.

Реалістичний  план дня повинен у принципі містити  лише те, що Ви хочете або повинні, а  також можете зробити в цей  день. Тому що чим більш досяжними  Ви вважаєте поставлені цілі, тим більше сил концентруєте і мобілізуєте  на їхню реалізацію.

В середньому, для упорядкування щоденного  плану потрібно не більш 10 хвилин.

Планування  робочого дня знаходить свій відбиток в щоденниках, органайзерах, спеціальних  комп’ютерних програмах.

Плануванню на тиждень можуть допомогти  такі питання:

1. На чому я повинний сконцентруватися в першу чергу на цьому тижні (центральна  задача)?
2. Яка задача на цьому тижні сама істотних і потребує найбільших витрат часу?
3. Які інші справи на цьому тижні необхідно завершити, підготувати до завершення або почати (обов'язкові задачі)?
4. Яку рутинну роботу (писанина, телефонні розмови, наради і т.п.) я повинен виконати?
5. До яких невирішених питань варто було б приступити (можливі задачі)?
6. Що було б доцільно, бажано або доречно зробити?
7. Які події можуть бути передбачені?

 

Упорядкування плану  включає:

1. Упорядкування завдань.

2. Оцінка тривалості дій.

Ви працюєте значно сконцентрованіше і більш  послідовно рятуєтеся від перешкод, якщо під визначену задачу відвели  визначений час.

3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40).

При упорядкуванні  плану дня притримуйтеся основного  правила планування часу, відповідно з яким планом повинно бути охоплено не більш 60% вашого часу і приблизно 40% необхідно залишити в якості резервного часу для несподіваних справ.

4. Прийняття рішень за пріоритетами  і передорученням.

Мета: скоротити  час, відведений на виконання завдань  дня, до 5-6 годин (60%). Встановіть однозначні пріоритети для своїх справ. Варто  роздивитися кожну дію з огляду  можливості її передорученння і раціоналізації.

5. Контроль (урахування незробленого).

 

30. Порядок прийому  відвідувачів.

Організаторська робота керівника неможлива без  контактів із підлеглими співробітниками, працівниками інших підрозділів  апарату управління, які звертаються  з тих або інших питань, із клієнтами.

Прийом  відвідувачів у залежності від посадової  категорії керівника займає до 10% робочого часу.

Відвідувачів керівника можна  класифікувати за трьома основними  ознаками:

1. Посадова категорія: вищестоячий керівник, колеги інших підрозділів, співробітники вищестоячої організації, співробітники підрозділу,  представники контролюючих органів, клієнти.

2. Ціль відвідин: збір керівником певної інформації про положення справ в організації; вирішення конфліктних ситуацій; розбір скарг, заяв; ревізія; рішення поточних виробничих питань; узгодження, координація питань виробничого характеру; рішення особистих питань та інші.

3. Ініціатива відвідин: самого керівника або іншої сторони.

РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ПРОЦЕДУРИ ПРИЙОМУ  ВІДВІДУВАЧІВ:

1. Планування відвідин.

Непередбачуваність  відвідин дезорганізує працю керівника, а відсутність визначеної системи  в роботі призводить до значних втрат  робочого часу. Тому планування потоків  відвідувачів шляхом розробки типових  розпорядків робочого дня керівників є важливою технологічною вимогою  процесу управління.

2. Обмеження відвідин.

Обмеження відвідин досягається за допомогою  рішення певних питань апаратом відділів, у помічника або завдяки кваліфікованому  роз'ясненню секретаря.

3. Узгодження відвідин.

Попереднє узгодження відвідин ефективне в  тих випадках, коли відвідувач є  працівником вищестоячої або  сторонньої організації. У цьому  випадку керівник може погоджувати  час відвідин без збитку для свого  розпорядку дня, підготувати необхідні  для бесіди з відвідувачем документи, одержати додаткову інформацію. Узгодження відвідин робиться шляхом: домовленості про провідини по телефону; попереднього запису в секретаря.

Важливо при прийомі відвідувачів підтримувати необхідний рівень уваги до них, уміти  слухати. Для цього рекомендується забути про особисті упередження  до співрозмовника, виділяти з його промови головне, відокремлювати факти  від суб'єктивної думки співрозмовника, не поспішати з висновками.

Рекомендується притримуватися таких правил:

1. прийняти активну поставу, тому що правильна посадка тіла допомагає зосередитися і сприятливо розташувати до себе відвідувача;
2. зосередити погляд наспіврозмовника;
3. підтримувати стійку увагу до співрозмовника, не переривати його і не відволікатися на інші справи;
4. логічно планувати процес слухання, виділяючи головне і знаходячи йому обгрунтування;
5. передчасно не оцінювати бесіду або виступ, робити це тільки наприкінці  прийому.
6. Однієї з обов'язків керівника є навчати підлеглих чітко й обгрунтовано викладати свої прохання і пропозиції.Необхідно намагатися приймати відвідувачів у точно призначений час, не змушувати їх чекати.

31. Планова й організаційна робота. Основні правила планування часу.

 

Щоб правильно спланувати розподіл часу між різними видами діяльності, необхідно перш за все його класифікувати  за певними ознаками.

За змістом роботи поділяють  на економічні, технічні, комплексні тощо. Роботи розрізняються:

    за характером спонукальних  причин (особиста ініціатива, ініціатива  підлеглих, вказівки зверху, ініціатива  громадських організацій);

 за періодом, що охоплюється  керівною діяльністю (питання перспективні, поточні та ін.);

за формами діяльності (індивідуальна  робота, збори, наради, прийом відвідувачів, телефонні розмови, відвідання робочих  місць та ін.).

   Менеджер, який планує свою працю,  повинен враховувати час, необхідний  для підвищення ділової кваліфікації, рівня політичних і економічних  знань, виконання громадських  доручень і прийом працівників  підприємства зі службових і  особистих питань.

Процес  розробки плану особистої праці  менеджера проходити в такі етапи:

Перший етап: менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. 

Другий етап: після складання переліку робіт на плановий період необхідно визначити витрати часу, необхідного для виконання кожного виду роботи.