Шпаргалка по "Менеджменту"

4. Метод спрощених спостережень (передбачає використання звичайного годинника);
5. Фотографія робочого часу (ФРЧ) застосовується для встановлення структури його витрат протягом робочого дня менеджера (використовується, якщо відхилення витрат часу від середньої величини перевищують 10% і треба з’ясовувати їх причини).

Різновиди фотографії:

• метод моментних спостережень: фіксуються не витрати часу, а дані про те, чим працівник займався у певні випадково вибрані моменти.
• самофотографія. Карта самофотографії містить наступні відомості: прізвище, ім’я і по батькові працівника,посада,стаж роботи за спеціальністю, зокрема, на даному підприємстві, перелік елементів витрат робочого часу, витрати часу по днях тижня (дві графи - кількість спостережень у день і сумарні витрати), анкету з побажаннями.

Після систематизації і складання  в результаті самофотографії переліку основних “робіт” і “перешкод” необхідно менеджерові вирішити:

• від яких робіт можна взагалі відмовитися;
• які роботи варто доручити іншим особам (підлеглим і т.п.);
• для яких робіт необхідні додаткові кадри і яким чином їх підготувати;
• які більш раціональні методи організації праці варто застосувати з метою прискорення виконання робіт без втрати їхньої ефективності;
• які роботи можна перенести на інший час дня, тижня, коли перешкод буде менше;
• які перешкоди в майбутньому повинні вміти “перехоплювати” інші посадові особи (підлеглі, секретар, референт і т.п.);
• які перешкоди варто направити в русло планомірних службових заходів (наприклад, щотижневі наради зі співробітниками, обхід території підприємства і т.п.).

За даними самофотографій робочого часу менеджерів їх робочий день можна  поділити на чотири основних частини:

1. Обговорення проблем і прийняття рішень при безпосередньому контакті зі співробітниками (40% часу).
2. Прийняття рішень у результаті обговорення виробничих проблем по телефону і на нарадах (20% часу).
3. Рішення питань із представниками зовнішніх організацій (20% часу).
4. Самостійне прийняття рішень і обмірковування ситуацій у процесі роботи з документацією, іншими джерелами інформації (20% часу).

Самофотографія економічна, але  не дає точних результатів і пов’язана  з труднощами в обробці матеріалів.

На основі даних фотографії робочого часу (в хвилинах) можна отримати декілька корисних показників, зокрема:

1. Коефіцієнт використання робочого дня (Кв.р.д):

ПЗ+ОП+ОМ+ВОП (у хвилинах)

де: ПЗ - підготовчо-заключний час;

ОТІ - оперативний час;

ОМ - час обслуговування робочого місця;

ВОП - нормативний час на відпочинок і особисті потреби.

2. Коефіцієнт втрат робочого часу з вини працівника (Кв.р.ч.):

де ПП - перерви, що залежать від  працівника.

3. Коефіцієнт втрат робочого часу, що не залежать від працівника (Кв.р.ч.):

де ПН - втрати робочого часу, що не залежать від працівника.

На основі даних показників можна  визначити: 4. Коефіцієнт можливого  підвищення продуктивності праці за рахунок усунення втрат часу Кп.п.п.:

Основними причинами втрат часу в діяльності менеджера є:

• нечітке визначення цілей і пріоритетів
• незадовільна організація планування
• неорганізованість і недисциплінованість підлеглих
• відсутність необхідної інформації для прийняття рішень
• нерішучість менеджера, невміння працювати з партнерами, підлеглими, відвідувачами, проводити збори і наради.  
  

14. Розпорядча діяльність менеджера

Розпорядчий вплив - це пряма адміністративна  вказівка, яка має обов’язковий характер, і адресується керованим  об’єктам або особам. Залежно від  змісту і рівня управління розпорядчий  вплив може набувати форм наказів, розпоряджень і вказівок.

Наказ - це розпорядчий, документ, виданий керівником підприємства, яке є самостійним господарським суб’єктом, з метою вирішення основних і оперативних завдань, поставлених перед ним. Залежно від змісту розрізняють накази із загальних питань, пов’язаних із створенням, організацією, ліквідацією, перейменуванням, зміною масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу, затвердженням або зміною положень, інструкцій, правил, структури, і накази по особовому складу, якими оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та інші дії щодо працівників.

Накази із загальних питань видають  для виконання рішень державних  органів влади, з ініціативи керівника  або підпорядкованих йому структурних  підрозділів. Текст наказу складається  з констатуючої і розпорядчої  частин. У першій викладають події, факти, які є підставою для  видання наказу, у другій - дії. Текст  розпорядчої частини наказу в  разі потреби поділяють на пункти, кожний з яких містить вказівку виконавцю, дії і строки виконання їх. В  останньому пункті розпорядчої частини  зазначають осіб, на яких покладають контроль за виконанням наказу.

Накази по особовому складу видають  на підставі заяв, доповідних записок  та інших документів. З наказом  мають бути ознайомлені усі зазначені  в ньому особи, які ставлять підпис на одному з примірників наказу або  на спеціальному бланку. В окремих  випадках накази доводять до відома усього персоналу підприємства і вивішують  на дошці.

Розпорядження - це правовий акт, виданий керівником структурного підрозділу для вирішення оперативних питань. Аналогічно до наказу текст розпорядження має констатуючу і розпорядчу частини. В останньому пункті розпорядження зазначають осіб, на яких покладають обов’язки з контролю за їх виконання.

Найбільш поширеною формою розпорядчого впливу є усна вказівка керівника. Найчастіше цю форму впливу застосовують керівники низової ланки: адміністратори, завідуючі виробництвом, секціями і відділами. На вищих рівнях управлінської ієрархії кількість усних вказівок зменшується.

За способом віддачі розпорядження  можуть бути:

• Усними. Розпорядження віддаються при рішенні термінових задач малої і середньої складності і важливості у невеликих стабільних колективах. Специфікою усних розпоряджень є можливість неоднозначного тлумачення їхнього змісту (як того, хто його віддає, так і того, хто його одержує)
• Письмовими. Якщо розпорядження довге, його завжди краще віддавати у письмовому вигляді (тому що людина запам’ятовує обмежений обсяг інформації). Письмові розпорядження кращі також у великих організаціях.
• Змішаними. Розпорядження можуть бути змішаними (спочатку для оперативності віддаються усні, у тому числі і телефонні, а потім робиться письмове підтвердження).

У залежності від цілей, особливостей ситуації, особистості і рівня  розвитку робітників розпорядження  можуть бути:

• директивними (наказ, команда, доручення і т.д.);
• демократичними (рада, рекомендація, прохання, виклик добровольців).

Віддаючи розпорядження, керівник повинен переконатися у гарному  розумінні підлеглим його змісту, виключити можливість додаткових несанкціонованих доручень, довести до виконавця терміни  і форму звітності і періодично здійснювати контроль за його діяльністю і результатами.

Контакт керівника і підлеглого найчастіше закінчується тим, що керівник формулює доручення, вказівку, розпорядження  і в тій чи інший формі пропонує виконати їх. Відомо, що від того, наскільки  уміло і грамотно віддано вказівки, значною мірою залежить хід і  результати виконання їх.

Обов’язковою умовою для точного і повного виконання  наказу або завдання, виявлення при  цьому самостійності і творчої  активності є встановлення перед  виконавцем конкретних, точних і чітко  сформульованих цілей і завдань.

Слід також мати на увазі, що виконання  різноманітних завдань активізує  приховані в людях можливості, сприяє удосконаленню їхньої майстерності і професійних навичок. Якщо завдання видають групі працівників, доцільно обговорити його з усіма майбутніми виконавцями. Під час обговорення  кожен робітник зможе усвідомити не лише загальне завдання, а й свою роль у розв’язанні його.

Під час видавання завдання повинен  бути встановлений термін його виконання, якщо необхідно - терміни проміжних  етапів і робіт.

Не слід зловживати вказівками “терміново”, “негайно”, “якомога швидше” тощо. Такі вказівки знижують їхню дієвість, свідчать про низьку організацію  процесу управління. 

Необхідно стимулювати  спроби підлеглих самостійно вирішувати питання, які ставить перед ними керівник або які виникають у  процесі роботи. Можливі помилки  при цьому не слід оцінювати дуже суворо, щоб у працівника не зникало  бажання і надалі діяти ініціативно. 

 

15. Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву.

Систематизація  документів здійснюється у відповідності  до номенклатури страв.

Номенклатура  справ — це систематизований перелік  найменування справ, створюваних в канцелярії відділу. Номенклатура справ розробляється діловодом на підставі пропозицій державних виконавців і підписується начальником відділу.

Усі документи (за винятком виконавчих проваджень) повинні  групуватися після їх розгляду в  окремих справах, яким даються найменування (заголовки), що в стислій формі  відтворюють склад і зміст  документів у справах.

Розміщення  справ у номенклатурі повинно  відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються чи перебувають  на контролі. Як правило, першими розміщуються постанови законодавчих урядових органів  інструкції, розпорядження органів  Міністерства юстиції та листування з ними.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна  мати порядковий номер. За наявності  в справі декількох томів, після  номера справи проставляється номер  тому.

При формуванні справ слід дотримуватися таких  правил:

- справи  відкриваються аркушем внутрішнього  опису документів; - у справах  групуються тільки оригінали  виконаних, правильно оформлених  документів без чорнових записів; -у справу включаються документи  тільки з одного питання або  групи споріднених питань; -документи,  справи групуються у хронологічній  послідовності.

Наприкінці  року кожна номенклатурна справа закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість  документів. Цей запис робиться на останній сторінці, підписується діловодом  та начальником відділу (підрозділу), скріплюється печаткою відділу (підрозділу).

До номенклатурних справ відділу (підрозділу) належать:

1. Постанови  законодавчих органів, інструкції, накази та розпорядження органів  Міністерства юстиції та листування  з ними.

2. Накази  начальника відділу (підрозділу). 3. Плани роботи відділу (підрозділу) і документи щодо їх виконання.  Протоколи оперативних нарад.

4. Акти  перевірок відділу (підрозділу), доповідні записки, узагальнення, інші матеріали з перевірки  роботи державних виконавців.

5. Акти  перевірок державними виконавцями  установ, підприємств та організацій  про виконання ними рішень.

6. Звернення  громадян, довідки та узагальнення  щодо розгляду пропозицій, заяв  і скарг за результатами вивчення  цієї роботи.

7. Листування  з установами, організаціями, підприємствами.

8. Статистичні  звіти відділу (підрозділу), листи  та роз’яснення до них.

9. Фінансові  документи про надходження депозитних  сум.

10. Листування  з кадрових питань (резерв на  висунення, навчання кадрів, інше).

11. Опис  справ, переданих до архіву.12. Накази та акти про знищення  документів.

Передачі  до архіву підлягають виконавчі провадження, за якими:

- рішення  виконано; -виконавчий документ повернуто  без виконання на вимогу органу, який видав цей документ; - виконавчий  документ повернуто стягувачеві.

Закінчені виконавчі провадження зберігаються в архіві відділу (підрозділу) відповідно до хронології у пачках по сто справ, де обов’язково має бути зроблений  опис переданих до архіву проваджень.Передача закінчених виконавчих проваджень проводиться  державним виконавцем щоквартально за описом після складення статистичного  звіту. Опис переданих до архіву виконавчих проваджень з підписом діловода відділу (підрозділу) зберігається у справі.