Шпаргалка по "Менеджменту"

3) Визначають три напрямки реалізації експертно-консультативної функції:

• реалізація професійної компетентності;
• делегування повноважень - передавання менеджером окремим підлеглим деяких своїх прав та відповідальності, що стосуються виконання тих чи інших завдань;
• використання у повсякденній роботі менеджера елементів консультування підлеглих, проведення з ними співбесід і т.п.

4) Здійснюючи представницьку функцію, менеджер представляє свій колектив на різних рівнях внутриорганізаційної вертикалі та горизонталі. Можливий також і міжорганізаційний вид реалізації даної функції: представництво своєї організації у взаємовідносинах із зовнішніми партнерами.

5) Виховну функцію менеджер здійснює шляхом його реальних повсякденних вчинків.

Основу  виховної функції складають:

• Принцип єдиної моралі
• Єдність слова і справи менеджера
• Використання фундаментальних законів соціального навчання
• Адаптація робітників до колективу
• Культура внутрішньо організаційних відносин
• Створення і підтримка в колективі позитивних традицій.

6) Виконуючи психотерапевтичну функцію, менеджер створює атмосферу психологічного комфорту у колективі, основними елементами якого є:

• Відчуття безпеки у робітників
• Відсутність у робітників неспокою за майбутнє
• Оптимістичний погляд на події, що відбуваються в колективі
• Бажання зберігати членство в організації
• Впевненість у підтримці і захисті з боку курівництва і колег у складній ситуації.

7) Сутність комунікативно-регулюючої функції менеджера полягає у регулюванні і координації індивідуальних зусиль членів організації з подальшою трансформацією та переводом у єдиний упорядкований організаційний процес.

Виділяють наступні сфери комунікаційної взаємодії  керівництва з персоналом:

• Найняття на роботу (мета комунікації – переконати потенційного робітника у перевагах роботи на даному підприємстві, а також отримувати певне враження про претендента на роботу)
• Орієнтація (забезпечення робітника необхідною інформацією про його робочі функції та ролі в організації)
• Індивідуальна оцінка (за допомогою комунікації менеджер повідомляє підлеглому про свою оцінку його вкладу у діяльність  підприємства)
• Особиста безпека (працівники отримують інформацію про заходи та ступень безпеки у трудовому процесі)
• Дисципліна (мета комунікації – ознайомлення працівника з правилами та інструкціями підприємства)

8) інноваційну

9) дисциплінарну

10) психотерапевтичну і т.д

 

Якості  менеджера:

До професійних  належать ті, що характеризують будь-якого грамотного фахівця і володіння якими є лише необхідною передумовою виконання їм обов’язків менеджера.

Особисті якості керівника в принципі мало чим повинні відрізнятися від особистих якостей інших працівників, які бажають щоб їх поважали, тому володіння позитивними особистими якостями теж усього лише передумова успішного керівництва.

Однак керівником роблять людину не професійні або особисті, а ділові якості, до яких необхідно віднести:

• уміння створити організацію, забезпечити її діяльність усім необхідним,;
• енергійність, домінантність, честолюбство, прагнення до влади, особистої незалежності, лідерства, сміливість, рішучість, напористість, воля, вимогливість, бескомпромісність у відстоюванні своїх прав;
• контактність, комунікабельність,;
• цілеспрямованість, ініціативність, оперативність у рішенні проблем;
• відповідальність, здатність керувати собою.

 

 

9. Типова структура витрат робочого  часу керівника

 

У структурі  витрат робочого часу керівника понад 80% займають: робота з кореспонденцією, телефонні розмови, прийом відвідувачів, наради, обхід робочих місць та ін.

 

Прийом відвідувачів (10%). Процедура прийому відвідувачів включає такі операції: планування, регламентування, узгодження відвідувань і встановлення пріоритетів.

 Наради (30%). Ділові наради - одна з найважливіших форм управлінської діяльності керівників. Під час нарад відбувається обмін інформацією між підлеглими і керівником, приймаються управлінські рішення. Задачі нарад:

1. виявлення причин найбільш істотних відхилень у реалізації стратегічних цілей, бізнес-планів і бюджетів підрозділів, організації в цілому і прийняття якісних рішень по їх усуненню;
2. оперативна інформація учасників наради про значимі події в життєдіяльності організації, зміни зовнішнього середовища і стану підрозділів;
3. обговорення актуальних питань і проблем розвитку організації і її підрозділів і прийняття з них якісних рішень.

Ділова  нарада - засіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найбільш складних питань, що виникають в організації. Процес управління в цьому сенсі  зводиться до трьох основних стадій: збір і переробка інформації; координація  діяльності служб і співробітників; ухвалення рішення.

Телефонні розмови(2%) Телефонізація системи управління з одного боку дозволяє зберегти робочий час і засоби, а з іншого - за низької інформаційної культури, навпаки, створює передумови для втрат робочого часу.    Процедура телефонної розмови містить такі операції: встановлення зв'язку, представлення співрозмовників, постановка питання (введення в ситуацію), обговорення питання (ситуацій), відповідь на поставлене питання і заключне слово. При цьому кожна операція може містити 20-30% непотрібної інформації. Крім цього, в результаті поганого зв’зку або непідготовленості до розмови співрозмовників мають місце паузи.

Щоб уникнути втрат робочого часу, необхідно готуватися до телефонної розмови і володіти грамотною стилістикою розмови.  Стилістика телефонної розмови повинна  враховувати чіткість мови, її лаконічність, поважну форму звертання до співрозмовника, урахування його настрою та нервового  навантаження.

 Перегляд кореспонденції (3,5%) Робота з кореспонденцією полягає в розборі і перегляді кореспонденції, що надходить керівнику, і прийняттю по ній рішень,   вигляді резолюції. Щоб уникнути зайвих витрат часу на цю роботу, насамперед, необхідно захистити керівника від надлишкової кореспонденції, яка не містить нової інформації або не потрібна в даному конкретному випадку. Для цього в організації та окремих її підрозділах повинно бути добре налагоджене діловодство, особливо розподіл документів за керівниками, організація і якість їх підготовки.

Для ефективної роботи з кореспонденцією керівник повинен добре володіти прийомами  діловодства.

 Ознайомлення з роботою підрозділу(10%) передбачає не тільки телефонні розмови або роботу з відповідними документами, але й обхід робочих місць. Ця робота сприяє не тільки одержанню необхідної усної і візуальної інформації, але і зміцненню контактів керівника з членами колективу.  Варто дотримуватися таких рекомендацій:

4. чітко сформулювати для себе ціль обходу;
5. намітити маршрут і вибрати найбільше придатний час обходу;
6. проводити бесіди безпосередньо на робочих місцях з мінімальним відволіканні 

      працівників від виконання ними  свої обов'язків; 

7. уважно і терпляче вислуховувати працівників;
8. проводити аналіз результатів обходу відразу ж після його завершення;
9. проконтролювати виконання обіцянок, даних у період обходу

Доцільно  обхід робочих місць включати в розпорядок робочого дня і чітко  дотримуватися встановленого часу.

Планова й організаційна робота (20%)

Планування  може проходити три етапи:

1)  розставляння  пріоритетів за термінами важливості;

2) планування  справ за часом доби і днями  тижня з урахуванням індивідуальної  продуктивності і таких чинників, як складність переговорів, витрати  часу на транспорт і т.д.;

3) добір  запасних варіантів справ і  можливого резерву часу.

Основні правила планування часу:

60% - запланована  активність;

20% - непередбачена  активність (резерви часу і незаплановані  дії);

20% - спонтанна  активність (управлінська діяльність, творчість).

Керівник  у своїх планах із самого початку  повинен встановити, яку роботу він  буде виконувати особисто, а яку  можна передоручити (делегувати).

Організаційна робота керівника включає делегування повноважень і розпорядницьку діяльністю. Делегування є основною діяльністю кожного керівника. Розпорядницька діяльність пов'язана з дорученнями неформалізованих задач (через свою непевність і неможливість піддавати контролю невиконання) і дорученнями  конкретних задач.

Контроль(20%)

Контроль  з боку керівника спрямований  на перевірку рішень, розпоряджень; дотримання правил (нормативів); виконання  завдань; дотримання дисципліни.

Сутність  контролю складається в перевірці  фактичної реалізації прийнятих  рішень.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10.Види нарад. Планові  і позачергові наради. Підготовка і проведення нарад.

 

Задачі нарад:

- виявлення  причин істотних відхилень з  реалізації стратегічних цілей,  бізнес-планів, бюджетів і прийняття  якісних рішень по їх усуненню,

- накопичення  та розгляд інформації учасників  нарад про значні події організації, 

- обговорення  актуальних питань і проблем  розвитку організації, її підрозділів. 

Основною  метою проведення нарад є одержання  в короткий термін достатньої для  ефективного управління організацією (підрозділом) кількості якісних  колегіальних рішень.

Види  нарад:

1. Інструктивна нарада – здійснюється для передання учасникам вказівок і розпоряджень, роз’яснення і деталізація їх щодо конкретних умов роботи, встановлення строків і методів виконання. Проводиться якщо інформація багато аспектна, передбачає неоднозначні способи дій.

2. Оперативна нарада – має стабільний склад учасників, постійне місце і час проведення, відсутній порядок денний, тривалість – 20-30хв. Тут приймаються оперативні рішення, які коротко протоколюють. Виступи повинні займати не більше 1-2хв.

3. Ділова нарада. Класифікація ділових нарад.

1. За цілями:

• Навчальні (передати знання)

• Роз’яснювальні (переконання у необхідності, вірності та своєчасності стратегії керівника)
• Проблемні (розробка шляхів і методів рішення проблеми)
• Координаційні (координація роботи підрозділів)
• Інформаційні (здійснення збору, обміну і узагальнення даних з будь-якої проблеми і визначення поглядів учасників наради).

2. За способом проведення:

• Диктаторські (право голосу має тільки керівник, сам викладає свої погляди, видає наказ; особливості : збереження ієрархії працівників, однозначність у постановці завдань, швидке здійснення рішень)
• Автократичні (є різновидом диктаторської. Її хід передбачає запитання керівника і відповіді учасників наради. На вимогу і за дозволом керівника допускаються виступи. Такі наради являють собою своєрідний звіт учасників перед керівником)
• Сегрегативні (передбачає порядок, при якому керівник сам визначає тих, хто має виступити, тобто тих, кого він бажає вислухати)
• Дискусійні (найбільш демократичний спосіб вирішення проблеми, кожен учасник має можливість вільно викласти свою думку)
• Довільні (має місце при обміні думками працівників, професійні обов’язки яких тісно пов’язані, відбувається без порядку денного, без голови, на ній не приймають рішень )

3. За ступенем підготовленості :

• Заплановані (До запланованих належать : 1. Наради, які регулярно проводить керівник– щотижневі. Їх проводять звичайно з встановленою періодичністю, у той самий час, з відносно стабільним складом учасників, часто з практично постійним порядком денним.– підведення підсумків тижня, визначення завдання на наступний тиждень. 2. Наради з найважливіших проблем діяльності організації, що потребують, як правило, спеціальної підготовки, присутності представників інших установ тощо.)
• Позапланові : проводять у разі виникнення непередбачених, надзвичайних ситуацій – наприклад, при надходженні нормативного документа, що змінює порядок роботи та ін..