Шпаргалка по "Менеджменту"

 

16. Складання і оформлення ділового листа, довідки. Правила оформлення резюме

Основні вимоги до ділового листа:

1. Індивідуальність звертання, точність найменування організації-адресата - звертайтеся персонально до конкретної особи, а не до невизначеної групи людей і намагайтеся не припустити помилок при написанні назви організації.
2. Чіткість і стислість викладення - користуйтеся простими словами і пропозиціями, уникаючи «порожніх» фраз.
3. Присвячення одній темі - не варто об'єднувати декілька питань, які не мають між собою зв'язку.
4. Повнота інформації 5. Конкретність пропозицій 6. Переконливість і ввічливість

Крім  цього, у діловій практиці прийняті визначені стандарти оформлення ділових листів. Правильно складені ділові листи і службові записки будуються за однаковою схемою: початкові рядки привертають увагу (V), одна або дві пропозиції, що випливають з листа, збуджують інтерес (I) читача, у наступних двох абзацах висловлюються прохання (P), а остання частина змушує читача діяти (Д).

Схематично  це рекомендується у виді формули:

VIP + Д 

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Є особисті і службові. Особисті підтверджують той чи інший юридичний факт. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити. Довідка службового характеру складається на запит вищої організації або службової особи.

Реквізити:

• назва організації, що видає довідку
• дата видачі, номер довідки
• ПІП особи, якій видається довідка
• текст
• призначення довідки
• підпис службових осіб, печатка.

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особистості, яка його складає.

Реквізити:

• Назва документа. ПІП особи, яка його складає. Мета складання. Досвід роботи. Освіта. Знання мов. Контактний телефон.

Основна вимога до такого документа – вичерпність  потрібних відомостей та лаконізм.Аби  досягти успіху під час складання  резюме потрібно дотримуватися таких  правил:

• формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо
• вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти
• для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме
• намагайтеся не вживати такі слова «я» «ми»
• не надсилайте своєї фотокартки, якщо такого не передбачено
• не вказуйте розмір зар.плати й особисті відомості
• використовуйте якісний папір стандартного розміру

17. Організація роботи з документами (прийняття, розгляд, реєстрація, організація контролю за виконанням, строки виконання).

Приймання і первинна обробка кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією і містить:

а) приймання кореспонденції вищих органів, яка доставляється кур'єрами протягом робочого дня;

б) приймання кореспонденції міністерств, відомств, підприємств, організацій, міської, міжміської, закордонної, яка доставляється працівниками міської служби пошти в абонентську скриньку організації;

в) приймання цінної кореспонденції (листи, бандеролі, посилки) працівником канцелярії в поштовому відділенні за дорученням:

г) приймання телеграм, які доставляються працівниками поштового відділення. кореспонденція, яка надійшла після 18 год,  вихідні і святкові передається за реєстром за підписом особи, яка її прийняла, не пізніше 10 год першого робочого дня.

У канцелярії розкриваються всі  конверти, за винятком тих, що мають  напис "особисто" або адресовані громадським організаціям, а також надходження від закордонних кореспондентів, які передаються за призначенням у запечатаному вигляді під розпис. Якщо в конверті з поміткою, "особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання адресатом він підлягає реєстрації у канцелярії. При пошкодженні конверта робиться помітка у поштовому реєстрі та на конверті. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені, що унеможливлює їх виконання, або надіслані не за адресою документи повертаються канцелярією відправнику або пересилаються за належністю.

Попередній  розгляд документів здійснюється у день їх одержання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Термінові доручення вищих органів, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно і передаються керівництву для прийняття рішення.

У канцелярії на кожний документ прикріпляється відповідний бланк для резолюції, на якому проставляється індекс і  дата реєстрації документа кореспондентом. Без попереднього розгляду передається за призначенням кореспонденція, адресована безпосередньо структурним підрозділам, громадським організаціям та з поміткою "особисто".

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться  з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Реєстрації підлягає вхідна, вихідна кореспонденції, а також внутрішні документи: машинописні, рукописні та створені засобами обчислювальної техніки.

Реєстрація документів здійснюється за кожною реєстраційною групою кореспондентів, за видом документів тощо. Порядкові  реєстраційні номери надаються документам у межах кожної реєстраційної групи з початку року.

Із вхідних документів обов'язковій  реєстрації у канцелярії підлягають:

• документи, одержані від вищих органів;
• запити та звернення народних депутатів України;
• звернення громадян;
• документи від міністерств, відомств, підприємств, організацій, установ або надіслані на їх адресу, якщо вони потребують відповіді або реагування.

Вхідні документи, що підлягають реєстрації, реєструються в день їх одержання. Із внутрішніх документів обов'язковій централізованій реєстрації у канцелярії підлягають:

• накази та розпорядження з питань основної діяльності;
• протоколи засідання правління тощо;
• протоколи нарад;
• доручення керівництва;
• інформаційні листи.

Реєстрація наказів, що стосуються особового складу (про прийняття  на роботу, переведення, надання щорічних відпусток тощо) здійснюється відділом кадрів. Реєстрація протоколів засідань колегій ведеться окремо і здійснюється відповідними секретарями цих колегій централізовано в канцелярії у справах. Реєстрація доручень керівництва підпорядкованим структурними підрозділам здійснюється у відповідних групах спеціалістів.

Реєстраційний штамп на документах ставиться на нижньому полі першої сторінки документа праворуч.

Документи та доручення вищих державних  органів виконуються згідно із зазначеними в них строками.

Доручення Верховної Ради України, Президента України, прем'єр-міністра України та Уряду України, за якими строки виконання не встановлено, виконуються протягом ЗО днів; термінові — протягом 5 робочих днів; доручення керівника — ЗО днів, термінові — 10 днів.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом при розгляді кореспонденції. Дата виконання фіксується у резолюції керівника або зазначається у тексті документа.

Якщо індивідуальний строк виконання  документа відрізняється від  строку, визначеного для даної групи документів, то терміном виконання визначається індивідуальний строк.

Зміна строку виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в  такому порядку:

1. типові строки — прийняттям нового акта, яким їх встановлено;
2. індивідуальні — посадовими особами, які їх встановлювали. 
   Контроль за виконанням документів містить:
1. постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
2. перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
3. попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
4. облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
5. інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
6. повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;
7. зняття документів з контролю;
8. формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних карток. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква " К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки. Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. 

18. Порядок складання і ведення розпорядчих документів по особистосу складу

Документи по кадрах є однією з груп організаційно-розпорядчої  документації. Їх  суть: в них фіксуються відомості, необхідні для реалізації громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення та ін.

Основні документи, які утворюються в  процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи  громадян – дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва.

До складу облікової документації на підприємствах  і організаціях входять: наказ(розпорядження) про прийняття на роботу, облікова картка наукового працівника, наказ(розпорядження) про переведення на іншу роботу, наказ(розпорядження) про надання  відпустки, наказ(розпорядження) про  припинення трудового договору, та ін.

Наказом по особовому складу оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та ін.

Накази  по особовому складу оформлюють окремо від наказів із загальних питань. Вони мають окрему самостійну індексацію, яка починається з початку  кожного календарного року. До порядкового  номера наказу додають букви” о/с”( особовий склад). Якщо на підприємстві відрядження і відпустки оформлюють виданням наказів, то такі накази виділяють  в окремі групи „ накази про  відрядження ”, „ накази про відпустки”, кожна з яких має свою індексацію. Ці накази мають інші строки зберігання.

 У  наказах по особовому складу  пункти розміщуються так: призначення  на посаду, прийняття на роботу, переміщення, звільнення з роботи. Пункти мають порядкову нумерацію  і позначають їх арабськими  цифрами.

Рекомендується  починати кожний пункт із зазначення ПІП на яку він поширюється, потім  вказують його посаду, назву віддала  та дію, яку слід виконати згідно з  наказом. Якщо є кілька осіб, на яких поширюється дія, то відповідний  пункт наказу можна починати із зазначення дії. Прізвища осіб у межах одного пункту наказу розміщують в алфавітному  порядку і друкують великими літерами. Також вказуються у кожному пункті документи, які були підставою для  його видання. Накази по особовому складу візують працівник кадрової служби і юрисконсульт, можуть візувати і  інші працівники.

Реквізити: автор документа, назва виду, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підпис керівника установи.

Наказ про  прийняття на роботу підписує керівник або зам., потім ставлять номер  і дату. Видають і доводять до відома працівника до початку роботи. Підпис працівника на наказі – згода  з усіма положеннями. Набуває  сили з моменту підписання, на підставі нього заповнюють особову картку працівника, роблять запис у трудовій книзі, бухгалтерія відкриває особовий рахунок.