Шпаргалка по "Менеджменту"

У наказі про переведення на роботу слід чітко  формулювати мотиви і підстави переведення, а переведення можливе лише за згодою працівника, яку оформлюють його підписом на наказі. Звільнення з  роботи обов’язково оформлюють наказом  адміністрації підприємства. На підставі нього роблять запис у трудовій книзі та особовій картці.

Особову картку заводять на кожного працівника, її використовують для аналізу складу і обліку кадрів. В ній систематично відображають усі подальші зміни  про працівника. Особа ставить  свій підпис і дату її заповнення. Розділ особової картки „ додаткові відомості” призначений для даних, які не відображені у інших розділах.

Формування  особових справ здійснюються протягом усього періоду роботи певного працівника на підприємстві.

 

19. Робота з вихідними документами

Документи, які відправляються з  підприємства, назива-ються вихідними.

Проект вихідного документа  складає виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства.

Вихідні документи оформлюють у  двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, які складаються  в одному примірнику.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

• правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;
• правильність зазначення адреси кореспондента;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та до-датках до нього;
• наявність віз на копіях документів, що залишаються в справах;
• наявність на документі позначки про додатки;
• відповідність кількості примірникiв кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому са-мому адресату, вкладаються  в один конверт. На конверті про-ставляються  реєстраційні номери всіх документів, які знахо-дяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає повер-ненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп “Підлягає  поверненню”.

Основнi правила вiдправлення вихiдної документацiї (кореспонденцiї):

• Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.
• У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата вказується спочатку номер будинку, вули-ця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс.
• Можливе застосування конвертів з невеличким пластиковим віконцем. Головне при цьому — визначити, щоб місце написаної адреси на листі відповідало розмірам віконця.
• У правому верхньому куті конверта поряд з марками інодi вказують порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції.
• Документи, які доставляє кур’єр, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.
• Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.
• Копію супровідного листа підшивають до справи на за-гальних підставах.
• Усю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправ-лення структурні підрозділи або виконавці передають у кон-кретно визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.
 

20. Індивідуальний план робочого  часу менеджера. 

Планування  робочого дня управлінського персоналу  сприяє кращій організації праці  керівників, координації діяльності лінійних і функціональних служб  організації. Головна мета планування робочого дня полягає в упорядкуванні інформаційних потоків, спрямованих до керівників, у наданні планомірного характеру прямуванню інформації, у скороченні втрат робочого часу за рахунок виключення непланованих контактів між працівниками апарата управління. Розпорядок дня дозволяє забезпечити такі організаційні переваги: внести певну систему в роботу апарата управління; скоротити втрати робочого часу на чекання в приймальні керівництва; створити можливість більш чіткого планування своєї роботи керівниками підрозділів і спеціалістами; підвищити результативність праці працівників апарата управління.При розробці розпорядку робочого дня необхідно:. Розподіляти час на різноманітні заходи в межах робочого дня в залежності від їх важливості і терміновості рішення.Дана рекомендація може бути виконана за допомогою принципу, запропонованого президентом США Дуайтом Ейзенхауером, який розглядав всі справи на основі двох критеріїв: важливості і терміновості. У результаті він розташовував справи в осередки простої матриці.

Задачі  типу А як термінові і важливі, необхідно вирішувати негайно. Задачі типу Б як важливі, але не занадто  термінові, потребують уваги і визначення термінів виконання, без яких вони в  якийсь момент ризикують перетворитися  в задачі категорії А, а Ви будете до цього не готові. Задачі типу В  доцільно передоручити підлеглим або  спеціалістам, оскільки ці справи повинні  бути зроблені терміново, але вони не занадто важливі. Нарешті, у відношенні задач типу Г необхідно набратися  мужності і сказати собі: “Ці  задачі не коштують моїх зусиль і часу. Про них потрібно просто забути”.

Пастка, у яку потрапляє більшість  людей, складається в тому, що вони займаються в основному справами категорії Г і В, і не справляються зі справами типу А і Б. Часто така ситуація виникає тому, що справи типу Г і В зробити простіше, і  їх результати одразу ж можна побачити. У даному випадку необхідно правильно  планувати послідовність робіт  протягом дня: починати потрібно з важливої, але достатньо простої задачі. У цьому випадку можливість того, що Ви з нею справитеся, велика, а  це створить гарний психологічний настрій. У такому стані можна братися за дійсно складні задачі.

Ще один практичний прийом “ущільнення “  часу - упорядкування переліку дрібних (що потребують 10-15 хвилин) справ. Виконання  дрібних справ дозволяє ефективно  використовувати паузи, що виникають  в роботі, і додає задоволення. Час можна також заощаджувати за допомогою ефективного делегування  повноважень. При цьому керівник не може зняти із себе відповідальність, тому зобов'язаний здійснювати певний контроль за виконанням делегованой  роботи.

Денний план представляє собою конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей. Принципово важливо складати план дня в письмовому виді. Ділова активність керівника стає більш цілеспрямованою й орієнтованою на суворе дотримання програми дня. В середньому, для упорядкування щоденного плану потрібно не більш 10 хвилин.

Плануванню на тиждень можуть допомогти  такі питання: Упорядкування плану включає:1.Упорядкування завдань.2.Оцінка тривалості дій.

3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40).

4. Прийняття рішень за пріоритетами  і передорученням.

5. Контроль (урахування незробленого).

Планування  робочого дня знаходить свій відбиток в щоденниках, органайзерах, спеціальних  комп’ютерних програмах.

 

21.Реалізація функцій  ділових бесід. Елементи структури  ділових бесід та переговорів.

Міжособові  комунікації знаходяться в центрі діяльності будь-якого менеджера. За даними досліджень, менеджери проводять  більш половини свого робочого часу у спілкуванні з іншими людьми. Ділові бесіди і переговори, спрямовані на реалізацію таких функцій: -пошук нових напрямків, розробка ідей і задумів, початок перспективних заходів; -обмін інформацією;  - контроль початих заходів;  - підтримка ділових контактів із працівниками даного закладу або на рівні підприємств, фірм, галузей, країн.

У структурі  ділової бесіди або переговорів виділяються такі елементи:

1. Підготовка  до ділової бесіди Основні  елементи підготовчого етапу:

-збір  інформації; - формулювання мети/цілей; -“ технічне оснащення” - матеріали; -вироблення  найкращої альтернативи  обговорюваній угоді, тобто того  варіанта, до якого Ви можете  удатися, якщо переговори закінчаться  невдачею,- встановлення місця, часу  зустрічі, складу учасників. 

2. Початок  бесіди: вступ у контакт. Перед  початком переговорів постарайтеся  встановити партнерські відносини  з представником іншої сторони,  показати йому, що бесіда необхідна  і що він веде її з компетентною  особою

3. Постановка  проблеми і передача інформації.

На початку  бесіди необхідно адаптувати співрозмовника до своєї організації і до обговорюваної  проблеми за допомогою надання співрозмовнику об'єктивної інформації про неї. Дайте  можливість співрозмовнику уявити сутність проблеми і “примірити” її стосовно себе.

4. Аргуметування. 

На цій  фазі важливо:-оперувати ясними, точними  і переконливими поняттями; -вибрати  засіб і темп аргументації, що відповідає співрозмовнику; -уникати простого перерахування фактів, а замість  цього викладати переваги або  наслідки, що випливають з фактів, що цікавлять Вашого співрозмовника.

У діалозі  варто застосовувати техніку  активного слухання.

5. Нейтралізація  зауважень співрозмовника.

6. Аналіз  альтернатив, пошук оптимального  або компромісного варіанта, або  конфронтація учасників, ухвалення  рішення.

7. Фіксація  домовленостей і вихід із контакту.

8. Аналіз  результатів бесіди, своєї тактики  спілкування дозволяє усвідомити  допущені огріхи, нагромадити корисний  досвід на майбутнє, намітити  подальшу тактику спілкування. 

При цьому  оцініть: послідовність ведення  бесіди;обгрунтованість Ваших зауважень  і заперечень;

тактовність; досягнення максимальної користі для  справи за підсумками бесіди; готовність до аргументації своєї позиції.

 

22. Виступи керівника 

Керівник  часто змушений виступати перед  великою аудиторією, наприклад, на зборах за результатами роботи організації. Структура  усного виступу звичайно включає:

1. Вступ (його мета - привернути увагу);

2. Основну частину, що містить обгрунтування висновків, докази їх справедливості;

3. Заключна частина, в якій формулюються висновки.

 

Рекомендації по підвищенню ефективності виступу:

1. Налаштуйтеся на аудиторію.

2. З'ясуєте, чи відповідає зміст Вашої промови інтересам аудиторії.

3. Тримаєтеся під час виступу впевнено, демонструючи переконаність у своїх словах.

4. Ваш погляд повинен бути спрямований на слухачів.

5. Починайте говорити після того, як установиться тиша.

6. Стежте за чіткістю промови, не говоріть занадто швидко або монотонно.

7. Уважно спостерігайте за реакцією аудиторії.

8. Не втрачайте самоконтролю.

9. У критичні моменти виступу говоріть особливо переконливо, роблячи акцент на найважливіших словах.

Ваші  висновки повинні бути виправдані з  раціональної точки зору.

 

23. Основні види ділових  документів. Основні вимоги до  ділового листа.

Види  документів

• Документи щодо особового складу
• Довідково-інформаційні документи
• Обліково-фінансові документи
• Господарсько-договірні документи

Документи щодо особового  складу: Автобіографія,Резюме,Заява,Пропозиція, Скарга,Характеристика,Трудова книжка,Особовий листок з обліку кадрів

 

Довідково-інформаційні документи: Анотація,Відгук,Рецензія,Висновок,Довідка,Звіт,План,Службові листи,Оголошення,Протокол, витяг з протоколу, резолюція,Прес-реліз. Стаття,Наукова робота (курсова, ипломна),Конспект,Адреса,Телефонограма, радіограма, факс,Доповідна записка, Пояснювальна записка, Резолюція, Повідомлення.

 

Обліково-фінансові  документи

Акт,Доручення,Розписка,Список,Таблиця,Накладна ,

 

Господарсько-договірні документи,Договір,Трудова угода,Контракт

 

Основні вимоги до ділового листа:

індивідуальність  звертання, точність найменування організації-адресата - звертайтеся персонально до конкретної особи, а не до невизначеної групи  людей і намагайтеся не припустити помилок при написанні назви  організації.

Наприклад, замість: “Шановний керівник компанії!“, напишіть “Шановний Олег Васильович! ”

чіткість  і стислість викладення - користуйтеся простими словами і пропозиціями, уникаючи “пустопорожніх”фраз.

присвячення одній темі - не варто об'єднувати декілька питань, які не мають між  собою зв'язку.

повнота інформації

конкретність  пропозицій

переконливість  і ввічливість 

Крім  цього, у діловій практиці прийняті визначені стандарти оформлення ділових листів.

  Правильно складені ділові листи і службові записки будуються за однаковою схемою: початкові рядки привертають увагу, одна або дві пропозиції, що випливають з листа, збуджують інтерес  читача, у наступних двох абзацах висловлюються прохання, а остання частина змушує читача діяти.

 

24. Ділова етика та  етикет.

Організація ніколи не доможеться успіху, якщо він  не буде укомплектований кадрами, не тільки добре підготовленими професійно, але і гарно вихованими, що вміють підтримувати добрі людські взаємостосунки з клієнтами і партнерами. Партнерські  відносини укладаються на основі взаємної поваги і довіри, ввічливості  і делікатності.

Етикет - це сукупність правил, що регламентують поведінку людини в громадських місцях, її культуру спілкування й обходження з навколишніми людьми, ввічливість і манери, форми звертання і вітань, уміння вдягатися та ін.

Всі керівники  і співробітники організації  зобов'язані достойно поводитися. Важливо  мати на увазі, що дотримання правил ділового етикету вищимикерівниками –  гарантія бездоганної ділової репутації  як всередині, так і за її межами.