Международные выставки и ярмарки

6. составляется план проведения маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

7. подготавливаются необходимые материалы для каталога выставки. Как правило, такой каталог создается организациями данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

8. составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов;

9. организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;

10. создаются и изготавливаются соответствующие информационные материалы;

11. согласовываются все организационные вопросы с оргкомитетом ярмарки или выставки;

12. печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма.

     Решение перечисленных задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в  работе конкретной ярмарки или выставки.

Все, что  упустили или оставили «на потом», не в лучшую сторону отразится  на имидже фирмы, на окупаемости участия  в выставке. Желательно, чтобы все  переговоры с оргкомитетом, заказ  оборудования и услуг, контроль над  их выполнением вел один уполномоченный представитель фирмы. Прямые затраты  на участие в выставке состоят  из затрат на выставочную площадь (оборудованную  или необорудованную), дополнительное оборудование и регистрационный сбор. Косвенные затраты включают затраты на: оформление стенда; изготовление рекламно-информационных материалов и сувениров; реклама в средствах массовой информации с приглашением посетить стенд на выставке; транспортные расходы на перевозку экспонатов; проезд к месту проведения выставки и обратно, проживание в гостиницах; питание персонала, представительские и хозяйственные расходы. 

     Выставочный стенд

     Выставочный стенд обычно называют визитной карточкой  экспонента. Затраты на монтаж и  оформление стенда - дорогое удовольствие. И в то же время, предприятие всё  равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Выставочный стенд - это лицо фирмы. Оформление должно быть выдержано в едином стиле и концентрировать внимание на экспонатах.

     Каждый  экспонент должен стремиться расположить  стенд:

1. напротив и справа от главного входа,

2. на центральных внутренних проходах,

3. в углах,

4. вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

     И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

1. вдали от выходов и центральных проходов,

2. в задней части зала,

3. позади больших колонн, лестниц,

4. лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия

     Первый  вопрос, который возникает перед  фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его ин-тересным для посетителя.

     Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

Линейный  стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

Полуостров: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

Остров: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

Сквозной: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

Визави: состоит из двух расположенных друг против друга стендов, обычно линейных.

Стенд в ряду : стенд, находящийся в середине ряда и открытый для осмотра с одной или двух (противоположных) сторон;

Блок-стенд : это стенд, расположенный в отдельности от всех других стендов и открытый для осмотра со всех сторон;

     Вопрос  выбора типа стенда относится к числу  важнейших вопросов, от которого в  значительной степени зависит успех  участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно  выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

Если  есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы  понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

     Фирма должна четко определить тематический план своей экспозиции.      Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стен-да используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их коли-чество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприни-маться и не усваивается посетителями.

     На  большинстве выставок принято часть  рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких  материалов должен находиться на выставочном  стенде. Реклама для раздачи посетителям  может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

Ее цель - оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

     Помимо  общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или  информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей  других фирм, посещающих стенд. Такие  материалы лучше хранить в  рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

     Стенд оформляется с помощью отдельных  рекламных элементов:

надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон; плакатов, для оформления стен стенда;

экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить  проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими  продуктами.

     Самое существенное для туристского предприятия  состоит в том, чтобы уловить  новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую  роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, хорошая работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой  стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в  количестве выставочных метров, но в их качестве.

     Наконец, фирма-экспонент может воспользоваться  стендом на открытой площадке. Такой  стенд в основном используется для  товаров, имеющих большие размеры, например грузовые автомобили, троллейбусы  и др.

     В зависимости от вида проводимого  мероприятия отдельные аспекты  оформления стенда могут быть приведены  в соответствие с целями ярмарки  или выставки, при этом необходимо учитывать состав экспонентов и  возможные сегменты посетителей.

При оформлении стенда обеспечивается его соответствующее  оснащение и производится установка  необходимого технического оборудования. В результате создаются все необходимые  условия для успешной работы персонала, занятого на ярмарке или выставке.

       Проведение выставки.

     Застройка выставочного павильона (организация  процесса въезда экспонентов, ввоза  оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности). Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона. Организация сервис-бюро. Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы).

Проведение  протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет).

     Реализация  деловой программы:

Регистрационные листы

Социологическое исследование

Отчетные  и рекламные материалы мероприятия

Подготовка  зала (оборудование, звук, количество посадочных мест)

Регистрация участников, раздача материалов

Ведение протокола

Проведение  опроса социологического исследования среди участников деловой программы

Сбор  всех информационных и рекламных  материалов мероприятия

Подготовка  ежедневной программы дня. Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки. Обеспечение работы информационного  центра (продажа каталогов, консультации экспонентов, организационные вопросы). Обеспечение работы VIP зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка  продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций). Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне. Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины, шоу-программы, концерты) на сценической площадке. Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение. Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра. Организация графика встреч официальных лиц и партнеров. Реализация социологического исследования по проекту. Организация видео- и фотосъемки. Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ. 

     Структура мероприятий деловой  программы выставки.

     Современная выставка - многоуровневый инструмент маркетинга, место, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать продукцию и формировать образ своей фирмы. Профессиональную составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разных мероприятий. Для компаний-организаторов деловая программа выставки - инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.

Официальные мероприятия

     К официальным мероприятиям относятся: церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции, визиты официальных  лиц, официальные приемы /фуршеты, церемонии  награждения лауреатов конкурсов  и т.д.

Профессиональные  мероприятия

Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали  заявленному в названии типу. Различают  следующие типы мероприятий:

Конгресс - съезд, собрание. Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс

Форум - массовое собрание, съезд. По структуре и технологиям подготовки форум похож на конгресс.

Конференция - большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп. Имеет более научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.

Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал, а участники выставки - профессиональную аудиторию.

Семинар - групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации. Имеет практический характер, число участников более ограничено. Распространенный тип делового мероприятия на выставке

Симпозиум - совещание, конференция по специальному научному вопросу. Предполагает профессиональную аудиторию

«Круглый стол» - обсуждение, дискуссия по актуальной теме. Принцип организации равноправие участников.

Заседание профессионального  клуба, объединения, союза.