Организация поставок продукции по заключенным договорам (на примере Частного предприятия «ИЦТ Горизонт»)

2) точное определение количества отгруженной продукции (веса и количества мест, ящиков, мешков, связок, кип, пачек);

3) при отгрузке продукции в упаковке – оформление для каждого тарного места документа (упаковочного ярлыка, упаковочного листа), свидетельствующего о наименовании, количестве и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;

4) четкое и правильное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству;

5) осуществление контроля над работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов;

6) отгрузка (сдача) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами, эталонами;

7) четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности;

8) своевременная отсылка документов, удостоверяющих количество, качество и комплектность продукции, получателю; документы высылаются вместе с продукцией;

9) соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.

Соблюдение  данных мер при поставке продукции  позволит избежать ненужных трат по замене поврежденной продукции, а также  позволит избежать конфликтов с покупателем, которые, в свою очередь, могу отразиться на дальнейшем сотрудничестве. Для  того чтобы успешно функционировать  на рынке, нужно работать по максимуму  по всем направлениям, в том числе, и в обеспечении мер безопасности по сохранности поставляемой продукции.

Организация сбыта продукции является завершающей  стадией производственного цикла. В условиях рыночной экономики это  один из важнейших этапов работы всего  предприятия и каждого работника. Чтобы поставить продукцию покупателю, работники службы сбыта предприятия должны выполнить ряд задач:

1) провести маркетинговое исследование по выявлению положения предприятия на рынке, конкурентов, возможных рынках сбыта, сегментах сбыта, конкуренспособности продукции предприятия;

2) собрать информацию о возможном покупателе продукции предприятия, определить области применения этой информации, важность этой информации в процессе принятия решения о покупке;

3) подготовить и провести переговоры, в том числе работу с возражениями, при успешной реализации переговоров – заключить договор поставки продукции;

4) выбрать каналы и формы сбыта, определить параметры, по которым будет оцениваться успешность поставки продукции;

5) обеспечить выполнение мер по сохранению надлежащего качества продукции в процессе поставки.

Сущность  поставки продукции по заключенным  договорам заключается в удовлетворении платежеспособного спроса покупателей  продукции в сроки, определенные договором поставки. Кроме того, продукция должна быть надлежащего  качества и в надлежащем количестве. Сам договор поставки продукции должен быть составлен юристом предприятия, так как при его составлении необходимо учесть различные условия законодательства, которые определяют легальность данного договора. Также юрист позволит избежать типичных ошибок при составлении договора, которые могут привести к неисполнению договора. При проведении переговоров по заключению договора на поставку продукции, специалистам отдела сбыта необходимо помнить о том, что сделка должна принести выгоду не только предприятию-продавцу, но и покупателю продукции. Только при достижении этого условия можно гарантировать успешное сотрудничество с существующим покупателем, а для предприятия в целом это означает успешное функционирование на рынке товаров промышленного назначения.

2 Анализ организации поставок  продукции по заключенным ранее  договорам в Частном предприятии  «ИЦТ Горизонт»

Частное научно-исследовательское унитарное  предприятие «Институт цифрового  телевидения Горизонт» создано  в порядке правопреемства на базе имущественного комплекса научно-исследовательского республиканского унитарного предприятия  «Институт цифрового телевидения» открытого акционерного общества «Горизонт», зарегистрированного решением Минского городского исполнительного комитета от 18.08.2000г. № 931 и включенного в  единый государственный регистр  юридических лиц и индивидуальных предпринимателей под № 100085149.

Наряду  с известными проектно-конструкторскими организациями, такими, как Московский научно-исследовательский телевизионный  институт (МНИТИ, г. Москва) и Всесоюзный научно-исследовательский институт телевидения (ВНИИТ, г. С.-Петербург), «Институт цифрового телевидения» является крупнейшим разработчиком телевизионной техники на территории СНГ.

ЧП «ИЦТ Горизонт» является коммерческой организацией, имеет статус юридического лица, имеет в хозяйственном ведомстве  обособленное имущество, несет самостоятельную  ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, имеет  самостоятельный баланс и собственный  расчетный счет.

Основной  сферой деятельности ЧП «ИЦТ Горизонт» является выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, разработка программно-технических средств и компонентов систем, оборудования и приборов, вспомогательных материалов, информационной, программной и электронной продукции, новейших прогрессивных технологий, товаров народного потребления.

Основной продукцией ЧП «ИЦТ Горизонт»  является конструкторская  документация на изделия промышленной и бытовой  электроники, а также изготовление опытных образцов или небольших  партий новых изделий и изделий  собственного производства.

Унитарное предприятие создано с целью осуществления хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли.

Предметом деятельности унитарного предприятия является выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, разработка программно-технических средств и компонентов систем, оборудования и приборов, вспомогательных материалов информационной, программной и электронной продукции, новейших прогрессивных технологий, товаров народного потребления.

Таблица 2.1 – Основные технико-экономические показатели работы предприятия за 2008-2010 годы

Примечание: Источник – Бухгалтерские балансы  предприятия за 2008, 2009, 2010 годы.

По результатам  изучения основных технико-экономических  показателей, представленных в таблице 2.1, можно сделать вывод о том, что наблюдается их устойчивая положительная динамика. Темп роста объемов научно-технической продукции за 2010 год составляет 100%, выручка от реализации продукции в 2010 году по сравнению с 2009 увеличилась на 4,4%. Темп роста рентабельности реализованной продукции в 2010 году по сравнению с 2009 составляет 78,8%. Темп роста объемов поставок на экспорт в 2010 году по сравнению с 2009 составляет 117,7%. Таким образом, положительная динамика по всем показателям свидетельствует о хорошем положении ЧП «ИЦТ Горизонт» на рынке научно-технической продукции.

Маркетинговые функции на предприятии выполняет  служба обеспечения и маркетинга (СОМ), которая является самостоятельным структурным подразделением ЧП «ИЦТ Горизонт» и подчиняется непосредственно заместителю директора по общим вопросам.

 Роль СОМ заключается в реализации на уровне института функций управления материально-технического обеспечения, внешней кооперации, отгрузки готовой продукции, маркетинга, транспортирования, складирования, хранения материальных ценностей и хозяйственного обеспечения. Сбытовые функции в службе обеспечения маркетинга реализует бюро реализации, маркетинга и таможенного оформления, которое выполняет следующие функции:

1. Разработка маркетинговой стратегии предприятия;
2. Разработка прогнозов и текущих планов маркетинга;
3. Участие в работе по созданию новой и совершенствованию выпускаемой продукции с учетом результатов маркетинговых исследований;
4. Проведение анализа состояния цен и услуг на производимую ЧП «ИЦТ Горизонт» продукцию;
5. Подготовка предложений для заключения договоров на поставку и отгрузку продукции ЧП «ИЦТ Горизонт», оформление и заключение договоров для реализации данной продукции;
6. Организация контроля выполнения договорных обязательств по поставкам и отгрузкам продукции;
7. Приём и оформление заказов на производство гарантийного ремонта;
8. Организация проведения анализа качества реализуемой продукции;
9. Проведение анализа таможенного законодательства РБ;
10. Оформление необходимых документов по внешнеторговым сделкам;
11. Организация работ по участию ЧП «ИЦТ Горизонт» в проводимых выставках, ярмарках;
12. Обеспечение оперативного получения образцов для проведения анализа применяемости ПКИ, блоков, узлов в новых разработках и выпускаемой продукции;
13. Контроль соблюдения сроков выполнения приказов, распоряжений руководства ЧП «ИЦТ Горизонт», касающихся деятельности СОМ;
14. Организация информационно-обучающих мероприятий по основам маркетинга для сотрудников предприятия.

Непосредственно сбытовыми функциями являются подготовка предложений для заключения договоров на поставку и отгрузку продукции ЧП «ИЦТ Горизонт», оформление и заключение договоров для реализации данной продукции; организация контроля выполнения договорных обязательств по поставкам и отгрузкам продукции; организация проведения анализа качества реализуемой продукции; проведение анализа таможенного законодательства РБ.

Подготовка  предложений для заключения договоров  на поставку и отгрузку продукции является отправной точкой для сбытовой деятельности. Частное научно-исследовательское унитарное предприятие «Институт цифрового телевидения Горизонт» занимается научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими разработками сложной продукции. Как правило, изготовление такой продукции происходит на заказ. Это связано с несколькими причинами: во-первых, продукция предприятия очень специфична и реализуется предприятиям, занятым в узкой среде. Во-вторых, оборудование, изготавливаемое ЧП «ИЦТ Горизонт» очень дорогостоящее, и работать для того, чтобы оно хранилось на складе лишь для последующей реализации экономически неэффективно. Таким образом, производство продукции начинается после того, как клиент найден, и с ним заключен договор на поставку оборудования.

Несмотря на то, что продукция производится под заказ, и покупатели, как правило, сами находят  ЧП «ИЦТ Горизонт», бюро маркетинга, реализации и таможенного оформления проводит существенную работу по поиску заказчиков. Основной источник новых заказчиков продукции ЧП «ИЦТ Горизонт» – участие в специализированных отраслевых выставках. В Республике Беларусь такими выставками являются международная специализированная выставка высокотехнологичной продукции и услуг TIBO и международная выставка вооружения и военной техники Milex. На этих выставках происходит обмен контактами с возможными заказчиками, представление образцов производимой продукции, консультации по работе с оборудованием.

Дальнейшие действия по работе с потенциальными заказчиками работников бюро маркетинга, реализации и таможенного оформления можно представить в следующей последовательности:

1. поиск информации о потенциальном заказчике. После получения контактной информации о заинтересованном потенциальном заказчике работники бюро маркетинга, реализации и таможенного оформления проводят работу по поиску следующей информации: финансовое положение потенциального заказчика, предыдущий опыт работы с этим заказчиком, цели приобретения оборудования, технологии, используемые в работе заказчика, опыт приобретения подобной продукции у конкурентов. Также в процессе поиска информации о потенциальном заказчике оборудования сотрудники ЧП «ИЦТ Горизонт» проводят работу по подготовке к первичному контакту с потенциальным заказчиком.
2. первичный контакт с потенциальным заказчиком. В зависимости от удаленного потенциального заказчика, первичный контакт может быть реализован как при личной встрече, так и посредством телекоммуникаций. Однако независимо от вида первичного контакта, обязательными вопросами к рассмотрению являются следующие: презентация продукции, рассмотрение технологического процесса изготавливаемой продукции, определение оборудования, которое может работать вместе с производимой продукцией, определение потребности в дополнительных комплектующих и деталях для каждого конкретного производства. Во время первичного контакта с потенциальным заказчиком ведущую роль играют не работники бюро маркетинга, реализации и таможенного оформления, а инженеры и разработчики продукции ЧП «ИЦТ Горизонт». В свою очередь со стороны потенциального покупателя в первичном контакте также участвуют инженеры и технологи. Эта группа может являться как прямыми пользователями покупаемой продукции, так и советниками у членов закупочного комитета организации потенциального покупателя. Таким образом, на этапе первичного контакта с потенциальным покупателем происходит встреча персонала, чья деятельность напрямую касается работы с покупаемым оборудованием.
3. вторичный контакт с потенциальным заказчиком. После обсуждения технических спецификаций продукции происходит обсуждение экономической стороны возможной сделки. На данном этапе к работе с потенциальным заказчиком включаются работники бюро маркетинга, реализации и таможенного оформления. Задача сотрудников на этом этапе – определить цену, объем поставки, сроки поставки, условия послепродажного обслуживания и гарантийного сервиса. Во время вторичного контакта с потенциальным заказчиком обе стороны уже имеют определенное представление друг о друге, к тому же, информация, полученная от участников первичного контакта позволяет определить о мотивах покупки, возможностях организации-покупателя, что позволяет провести вторичный контакт более эффективно, т.к. дополнительная информация позволяет определить вероятный исход сделки с большей определенностью. Таким образом, во время вторичного контакта с потенциальным покупателем происходит обсуждение существенных сторон сделки.
4. подготовка договора поставки и отгрузки. После обсуждения и определения существенных условий договора поставки (предмет, стоимость, сроки и условия поставки) работники бюро маркетинга, реализации и таможенного оформления обращаются к юрисконсульту ЧП «ИЦТ Горизонт» для оформления в надлежащем виде договора поставки. Юрисконсульт составляет договор поставки и отгрузки готовой продукции покупателю, после чего форма договора должна быть утверждена начальником службы обеспечения маркетинга. Договор отправляется на рассмотрение службы закупок предприятия-покупателя.
5. работа с возражениями и заключение договора на поставку и отгрузку продукции. После рассмотрения договора на поставку и отгрузку продукции у предприятия-покупателя возможно наличие определенных возражений о некоторых пунктах договора поставки. Для рассмотрения возражений и определения компромиссов назначаются коммерческие переговоры. Во время этих переговоров встречаются члены закупочного центра предприятия-покупателя и работники бюро маркетинга, реализации и таможенного оформления. Переговоры, как правило, проводятся во время личных встреч для скорейшего урегулирования возникающих возражений. После рассмотрения всех возможных возражений и приведения вида договора поставки и отгрузки готовой продукции к компромиссному, происходит подписание договоров. Договор со стороны поставщика подписывается директором ЧП «ИЦТ Горизонт», со стороны покупателя договор также подписывается директором либо лицом, исполняющим обязанности директора. К договору также составляется спецификация на поставку продукции с указанием наименования продукции, количества штук, стоимости без учета НДС и сроках поставки. Спецификация также подписывается директором поставщика (ЧП «ИЦТ Горизонт») и директором либо исполняющим обязанности директора покупателя.
6. послепродажный сервис и гарантийное обслуживание. ЧП «ИЦТ Горизонт» проводит следующее сервисное обслуживание: