Автоматизированные возможности ведения кадрового и бухгалтерского учёта в программе «1С: зарплата и управление персоналом 8.2»

"justify">     Локальные нормативные акты устанавливают  порядок организации и условия  труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации.

     О составе локальных нормативных  актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

1. заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
2. заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);
3. работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
4. при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
5. очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

     В своей особенности их можно разделит на обязательные, рекомендуемые и зависящие от спецификации организации (Рис. 1.).

     Рис. 1. Локальные нормативные акты. 

     Трудовой  кодекс РФ закрепил в локальных нормативных  актах порядок решения следующих  вопросов²:

1. установление системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135 ТК РФ);
2. установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок;
3. введение, замену и пересмотр в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

     Наряду  с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя  локальное нормотворчество, может  принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые  для решения возникающих проблем  во взаимоотношениях с работниками.

     Примерами таких документов являются положение  о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о  структурных подразделениях, должностные  инструкции работникам организации  и др.

     Разработка  локальных нормативных актов  должна осуществляться с учетом следующих  требований:

1. локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ);
2. штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
3. другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

     Особенностью  некоторых локальных нормативных  актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. К таким документам относятся  штатное расписание и график отпусков.

     Весь  список нормативных документов, на которые должен опираться в своей деятельности специалист кадровой службы представлен федеральными законами, трудовым кодексом, нормативными актами которые представлены в приложении № 1.

     Теперь рассмотрим имеющиеся права кадрового отдела. Кадровый отдел имеет право³:

1. получать от структурных подразделений организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников;
2. давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров;
3. вносить предложения руководству организации по совершенствованию работы с кадрами;
4. удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам организации;
5. контролировать в структурных подразделениях организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций;
6. представительствовать в установленном порядке интересы организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;
7. проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

     Отдел кадров так же наделён ответственностью. Ответственность за надлежащее и  своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением. На Руководителя возлагается ответственность  за:

1. организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
2. соблюдение сотрудниками отдела трудовой дисциплины;
3. обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности;
4. соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов;
5. ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

     Взаимоотношения, служебные связи так же оговариваются  в трудовом кодексе и так же касаются отдела кадров. Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:

1. со всеми структурными подразделениями организации по кадровым вопросам;
2. с юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов;
3. с бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности;
4. с информационно-техническим отделом организации – по вопросам обеспечения отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

     Трудовой  Кодекс, нормативные законодательные  акты строиться документооборот организации, который определяет взаимосвязь отдела кадров с другими отделами и подразделениями, что и будет рассмотрено в следующем пункте. 

1.3 Бухгалтерский учёт и документооборот отдела кадров 

      Отдел кадров осуществляет разработку системы кадровой политики, обучение, адаптацию, расстановку персонала, проведение тренингов, учет движения персонала внутри компании, формирование команды и корпоративной культуры, разработку схем мотивации.

      Функции отдела кадров включают в себя: планирование комплектования штата сотрудников  компании в перспективе, исследование кадрового потенциала работающих сотрудников, планирование продвижения перспективных  специалистов внутри компании.

      На  основании выделенных функций ведётся  учёт кадров на предприятии.

      Учёт  кадров представляет собой не просто ведение кадровых документов, это важная часть системы взаимоотношений между сотрудником - наемным работником и компанией - работодателем. Учёт кадров является частью общей систему мотивации персонала. Ведение кадрового учёта и грамотное оформление кадровых документов акцентирует внимание сотрудников на факт начисления премий, пособий, продвижение по карьерной лестнице и запоминается гораздо лучше, чем «благодарность в конверте».

     Управление  кадровыми процедурами, а так  же учёт кадров можно охарактеризовать следующим списком работ: прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпуска, направление работника в командировку, составление и утверждение графика отпусков, составление и утверждение штатного расписания, привлечение к дисциплинарной ответственности (объявление замечания или выговора), привлечение к материальной ответственности, поощрение, изменение трудового договора.

     Кадровый  учет ведется сотрудниками кадрового  отдела или человеком, отвечающим за кадровое делопроизводство.

     Кадровое  делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с  кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих  функций и задач. Кадровое делопроизводство является составной частью управления. Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п.

     Кадровое  делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового  делопроизводства необходимо учитывать  требования Федеральной инспекции  труда. Кадровое делопроизводство ведется  по установленным требованиям, закрепленным в инструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.

     Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников  с указанием количества одноименных  должностей и размеров должностных  окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем  или вышестоящим органом.

     Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы: наименование структурного подразделения, наименование должности, код профессии, количество штатных  единиц, месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).

     Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении  необходимости в новых сотрудниках  издается приказ о внесении в штатное  расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для  бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно). Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового  учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным  расписанием облегчена и регламентирована.

     Деятельность  отдела кадров и бухгалтерии постоянно  связана. В малых предприятиях эти  отделы иногда совмещены. Порой бывает трудно определить, где кончается  бухгалтерский учет и возникает  кадровый. Даже может начаться спор о том, кому предоставлять отчетность в Пенсионный фонд и вести учет для этого.

     Впрочем, есть достаточно много действий и  операций, состоящих из процедур, относящихся  и к бухгалтерии и к кадровикам. Здесь обязательно нужно разделить  обязанности, чтобы вся работа была выполнена, но в то же время между  работниками не возникали спорные  вопросы.

     Создавать отдел кадров в организации стоит  лишь в том случае, если общее  количество работников насчитывает  более 50 человек. Но пока оно не перешагнет за сотню, можно просто выделить дополнительного  сотрудника, который как и прежде, будет официально числиться в бухгалтерии. Таким образом, можно использовать рабочее время более плодотворно, дабы избежать ситуации, когда весь отдел не имеет работы.

     После выделения отдела кадров как самостоятельной  структурной единицы, необходимо подумать об отделении сфер деятельности и  сохранении взаимосвязей. В этом случае целесообразно использовать единое программное обеспечение всем, кто  выполняет ведение бухгалтерского учета и занимается кадровыми  вопросами. Единая система дает право  иметь доступ к необходимой информации, всем, кому это нужно. Так, например, бухгалтер, сможет использовать данные отдела кадров, которые ему пригодятся для работы. Наряду с этим, никто не обязан выполнять обязанности за другого, но объем информации в базе от этого не должен страдать. Когда на предприятии нет штатного расписания, у бухгалтерии могут быть проблемы в начислении заработной платы и т.п. Различных недоразумений может появиться очень много, и их, по необходимости, нужно избегать, в особенности на большом предприятии, где невозможно что-то разъяснить каждому работнику лично.